事業單位檔案管理規范化標準化建設研究

（山東省菏澤市中共單縣縣委群眾工作政策研究中心，山東 菏澤 274300）

市場經濟轉型逐漸進入到關鍵階段，事業單位也在這個進程中不斷進行著變革，現代化管理體制無疑成為事業單位改革發展的重要措施。對事業單位檔案管理工作來說，現代化管理體制離不開科學合理的標準與規范，事業單位檔案管理規范化標準化建設不僅是有效提升檔案管理質量的重要途徑，同時也是保障事業單位改革發展的重要基礎[1]。上述背景下，如何推動事業單位檔案管理規范化標準化建設，就成為各個事業單位共同關注的焦點。

一、結合檔案管理要求完善檔案管理機制

事業單位檔案管理規范化標準化建設，制度是最為基礎的保障。根據當前事業單位改革發展需求來看，必然需要結合規范化標準化建設要求，完善檔案管理機制。具體而言，應當充分參考檔案管理工作需求，針對現有檔案管理規章制度進行不斷的細化，使得檔案管理對應的工作職責能夠明確到各個部門、個人，并將責任落實情況納入到績效考核中來，以此來保障檔案管理制度的順利落實[2]。除此之外，為進一步規范事業單位檔案管理工作，還應當組織內部開展會議，共同商議檔案管理機制的制定，將事業單位內部各個部門納入進來，針對各個部門在檔案管理責任、義務方面進行明確的劃分，保障事業單位內部各個部門之間均能夠進行有效的配合，切實提升事業單位檔案收集、整理的效率。

二、圍繞事業單位發展趨勢完善立卷歸檔標準

科學技術與信息化技術近年來的迅猛發展，事業單位檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，但部分事業單位仍舊沿用傳統的立卷歸檔方案，顯然無法滿足事業單位檔案管理規范化標準化建設需求。針對上述問題，應當全面圍繞事業單位發展趨勢、檔案管理工作發展動態，通過以下兩個方面的措施，完善檔案立卷歸檔標準：一方面，致力于強化檔案管理立卷歸檔時效性，針對立卷歸檔流程進行細化，融入時間限制的要求，如完成現行文件任務以后，需要在一定時間段內完成立卷歸檔任務，避免提前或者延后立卷歸檔的問題發生。另一方面，檔案資料本身完整與否，對其最終的保存價值、應用價值影響極大，事業單位應當將完整性作為立卷歸檔標準的首要任務，分別結合事業單位不同的檔案類型，制定規范化的流程，針對立卷方法、網絡系統立卷歸檔、案卷裝訂質量等進行全面的協調，保障立卷歸檔的規范性、完整性。

三、建立健全檔案著錄與分類號

檔案著錄與分類號同樣是事業單位檔案管理規范化標準化建設中不可或缺的一部分。這就需要事業單位結合檔案管理規范化標準化建設要求，建立健全檔案著錄與分類號：其一，對于部分內容相對較為復雜的檔案資料，需要重新開展組卷處理，針對相互之間存在聯系的檔案實施組合，同時針對部分欠缺頁碼、目錄的檔案，開展目錄、編碼的編著處理，切實保障重組完成的檔案更為標準、規范，以此來針對檔案資源進行不斷的優化調整，為檔案管理規范化標準化建設奠定基礎[3]。對于事業單位檔案著錄來說，其無論是對檔案管理質量來說，還是對檔案管理信息化建設而言，均是至關重要的基礎工作。因此，事業單位檔案管理工作應當全面按照《檔案著錄規則》，結合事業檔案檔案管理信息化建設實際，完善檔案管理著錄對應的細則，規范檔案管理著錄有關的流程、行為。除此之外，分類號作為檔案資料檢索的關鍵內容，對事業單位檔案管理利用的影響巨大，這就要求檔案管理部門全面落實《中國檔案分類法》要求，圍繞事業單位檔案管理現實情況、信息化建設動態、檢索要求，建立對應的分類流程、分類標準，保障事業單位檔案管理規范化標準化建設的最終效果。

四、基于信息化動態規范信息化建設標準

5G時代的正式到來，各行各業在5G技術的影響下產生了不同程度的變化，事業單位檔案管理信息化建設也必然會受到不同程度的影響。信息化建設最為顯著的特點表現為便捷化、標準化以及規范化，只有充分結合信息化建設動態，不斷完善事業單位檔案管理信息化建設標準，才能夠有效推動事業單位檔案管理規范化標準化建設。事業單位檔案管理信息化建設標準的完善，即根據信息化建設動態，充分結合新興信息化技術對事業單位檔案管理工作的影響，圍繞檔案管理流程建立對應的規范、標準，包括檔案收集、整理、歸檔等一系列信息化操作流程，同時也包含文件資料格式、檔案歸檔格式等等，均需要保持規范、統一，使得事業單位內部各個部門之間能夠進行無縫的對接，以此來保障事業單位檔案管理信息化建設的有效推進。

綜上所述，事業單位各項事業的改革發展，檔案管理工作也迫切需要進行針對性的優化調整，才能夠為事業單位改革發展提供有效的支持。綜合參考事業單位檔案管理工作實際來看，規范化標準化建設無疑成為事業單位檔案管理工作未來發展的主要方向，這就需要我們結合事業單位檔案管理實際、未來發展趨勢，通過結合檔案管理要求完善檔案管理機制、圍繞事業單位發展趨勢完善立卷歸檔標準、建立健全檔案著錄與分類號以及基于信息化動態規范信息化建設標準，保障事業單位檔案管理規范化標準化建設的有序開展。