醫院人事檔案管理常見問題及相關策略

哈坤

（秦皇島市第四醫院，河北 秦皇島 066004）

人事檔案作為員工工作經歷以及業績、能力的載體，在醫院的發展過程中起著非常重要的意義，健全的人事檔案制度對人才的開發利用起著至關重要的作用，目前信息技術已經滲透到各個行業，給各個行業的發展帶來了勃勃生機，醫院的人事檔案管理信息化建設也必將成為人事檔案發展的重中之重。

一、人事檔案管理現狀

（一）檔案管理方式落后，當前我國信息技術不斷發展，各個領域都有廣泛應用，人事檔案管理的應用也不少。但是很多單位認為人事檔案管理不重要，不需要過多的技術水平，現在很多醫院的人事檔案由人事部們人員兼職管理，且很多醫院沒有專門的文件管理。例如，檔案室、電腦管理平臺等，大部分醫院都是處于手工收集、整理、保管狀態。

（二）文件陳舊，很多醫院將文件存放在文件室里，多年不動，等到用時再翻找。費時費力，還有信息不對稱，年齡、學歷等都有虛假的情況，前后信息不一致，該有的沒有，不該有的一大堆，許多文件資料不完整，信息不通。

（三）領導重視不足，很多醫院的領導層，對人事檔案管理的重要性認識不夠，沒有認識到人事檔案管理的重要性，對人事檔案工作的認識太片面，很多領導認為人事檔案管理就是每天書寫資料，都是簡單的工作，不能提高醫院的經濟效益，由于領導重視不夠，導致在人員、資金的投入跟不上，造成人事檔案管理存在各種問題。

（四）現有的人事檔案管理員的綜合素質偏低，檔案管理業務實際上是非常復雜的業務。特別是在新的發展背景下，人事檔案管理者不能享受其他在職者的福利待遇，人員流動性較大。這對檔案管理人才的培養造成了嚴重障礙，導致了現有的檔案管理者的綜合素養比較低。

二、人事檔案管理如何醫院服務

（一）為醫院及時提供人才，人事檔案是國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，有關技術、經驗、政治思想、品格、業務能力、業務表現、業務實質等內容的資料，是考察使用干部，以及解決工資待遇、退休政策、經驗教訓的重要證據，人事檔案是一個人最基本的信息平臺，是醫院了解職員最簡單的平臺，好的人事檔案系統，是醫院的強有力的人才資源倉庫、能提供真正適合醫院的人才，更好的為醫院的發展服務。

（二）發現不適合醫院的人才和缺少的人才，隨著醫院的發展，一些人不適合醫院的發展，通過人事文件管理系統，醫院可以發現不適合現在階段崗位的人員。這樣的話，更換合適的人才，對醫院的發展有利。同時通過人事文件進行整理，醫院也可以掌握單位的人才水平，進而根據發展的需要引進需要的人才，使醫院在競爭中立于不敗之地。

三、人事檔案管理的發展方向

（一）創建信息化人事文件管理平臺，實現人事檔案信息化管理，建立計算機信息管理平臺，可以大大減少文件管理的工作量，提高工作效率。傳統的文件紙張用量大，占地也大、保存不方便，利用率低。通過電腦信息化內存方式解決這個問題，電腦儲藏量非常大，還有存儲卡、硬盤等各種設備，避免保存傳統紙張的問題。且綠色環保，符合國家的基本國策。

（二）文件管理的多元化，傳統的人事文件內容簡單，無非是表格、文檔等內容。這跟不上時代的發展。現代化的人事檔案要在傳統檔案基礎上實現文件信息的多元化。例如：視頻圖像、音頻資料等，這樣才能更好地立體化的了解職員，為醫院更好的服務。

四、如何完善醫院的人事檔案信息建設

（一）加強對人事檔案信息化建設的認識。一支優秀的人才隊伍是醫院能夠長期穩定發展的支柱，因此必須提高對人才的重視程度，最大程度上對醫院的人才進行挖掘和利用。在對人才檔案的信息化建設中要大膽放棄舊觀念，引進新技術、新思想來對檔案的管理進行全新化的建設，首先第一步要從培養檔案管理人員做起，建立一支專業管理的團隊，提高團隊對檔案管理信息化的認識，并以建立健全的管理制度來保障檔案管理人員工作的有效性和積極性。只有這樣才能從源頭上促進檔案管理信息化建設的實施。

（二）加強對人事管理信息化建設方面的投資力度。醫院應加大對人事檔案信息化管理的資源投入，尤其是在人才的培養以及硬件的投入上。首先，要引進一批先進的檔案管理人才，加大對人才的培養，打造一支專業的檔案管理團隊，在人才的選擇上，不僅要重視計算機信息技術和檔案管理能力的培養，還要對其職業素養、道德品質都納入檔案管理的日程，檔案管理是一項機密性比較強的工作，因為工作性質有別于其他工作，因此要選擇那些穩定可靠，具有保密意識，政治歷史清白的人員，并且還要在其上崗后對其著重進行這方面的相關教育以及培訓，定期組織檔案管理人員進行學習，保障人事檔案管理信息化的前沿化，始終走在行業的前端。其次，要加大硬件設施方面的投資，成立專門的檔案管理部門，為檔案管理系統配置專業的硬件設施，比如專業的復印機、電腦、掃描儀和管理系統等，只有這些作為基礎的后盾，才能保證檔案管理信息化的發展和建設。

（三）建立相關的人事管理信息化的制度。所謂無規矩不成方圓，要想使檔案管理人員各司其職，離不開完善的規章制度，只有健全的規章制度，才能激勵檔案管理人員積極工作，為自己工作中的表現負責，同時也要健全考核機制，這樣有利于檔案管理人員提高自身學習的積極性和工作的時效性，使檔案管理團隊始終是一個積極化、學習化、先進化的隊伍，不斷給檔案管理工作注入新的知識，帶來新的觀念，建立一支充滿活力和激情的檔案管理團隊。

五、結語

當今隨著社會經濟的發展，我國的醫療事業正在大踏步的進步，這對醫院人事檔案管理水平提出了更高的要求，完善的人事檔案管理，能有效地提高醫院的管理能力，促進醫院的發展。在未來的人事檔案管理工作中，應堅持與時俱進，引進先進人事檔案管理系統，培養專業高科技檔案管理人員，使醫院的發展更科學化和規范化。