事業單位檔案管理信息化建設的創新研究

王旭燕

（青島市嶗山區總工會 山東青島 266000）

事業單位檔案管理面臨著信息化轉型，從紙質檔案的存儲、檢索和轉移，轉變為對電子檔案的應用，通過網絡系統便可以查閱、使用各類電子檔案信息，比如人事檔案、黨建管理、培訓教育、工會組建、互助保障等各項工作信息，都能大幅度提高管理水平和使用效率，避免因紙質檔案不方便查閱而影響正常工作的進展。

檔案管理工作存在的問題

傳統的檔案管理工作主要是各類文書的整理歸檔，對基層單位而言，工作種類多、業務數量大，各類工作信息以檔案盒、檔案袋的方式儲存在各部門或各單位檔案室，使用某些檔案時，需要從浩繁的資料目錄中查找，不同單位或部門的檔案之間關聯性較小，同類別資料往往在查找時出現遺漏。

網絡信息技術的發展，為檔案資料的管理創造了良好條件，計算機、云平臺、服務器等信息化設施的投入使用，為檔案管理創造了大數據應用環境。但現實工作中，由于基層事業單位工作人員的信息化能力不足，導致檔案管理的信息化建設存在漏洞，檔案管理人員的能力也參差不齊。在一些已經開始檔案信息化管理的單位中，由于缺乏相應對工作制度和工作能力，工作人員對檔案的歸檔、整理和分類不及時，導致信息化平臺更新不到位，影響力信息化建設的進程，也讓個別檔案的查閱使用出現了斷檔。此外，對一些電子檔案信息，盡管實現了紙質檔案的電子化存儲，但由于缺少科學及時的備份，導致電子信息存在數據丟失和被篡改的風險，為檔案數據的安全性和準確性帶來了風險。

事業單位檔案工作實現信息化的必要性

事業單位檔案管理關乎民生服務。事業單位肩負著服務民生、維持社會運轉等多項只能，是政府開展各項民生工程、提高群眾幸福感的重要窗口。事業單位的檔案主要分為兩類，一是事業單位內部的人事檔案，主要功能是提升機構人才建設水平，為員工的個人發展、職務晉升、職稱評審、薪酬待遇等提供依據；二是事業單位的工作檔案信息，包括機構內部的組織建設、黨建、資金以及服務民生的各類業務職能信息，這些檔案信息是維持事業單位正常運轉和服務大眾的基礎，也需要長期保存，作為指導工作、機構考核和服務社會的重要依據。

檔案信息化建設有助于簡化流程。實現事業單位管理工作的信息化，有助于提高檔案信息的實用性，在傳統媒體時代，由于缺少網絡這一高科技手段，公眾需要查詢信息，必須要道檔案館、單位檔案室、資料室等專業單位查詢資料，由于資料數量達，公眾缺少專業常識，往往出現資料遺失、遺漏或運用不當的現象，提高了人們辦理各類業務的復雜性。檔案資料的信息化管理，讓機關事業單位的工作資料呈現在互聯網或官方網站中，共開信息可隨時查閱，個人的隱私信息也可通過固定網絡平臺查找、下載或打印，極大地方便了群眾辦事。

檔案管理信息化建設，從本質上來說是簡化了辦事流程，通過技術手段的運用，確保公開信息容易查詢、隱私信息實現保密、專業信息可定向查找，在專業檔案管理人員的指導下，基層機構或群眾根據自己的需求，查找相應的檔案信息，從而實現各項工作的流程簡化，提高群眾和基層機構對機關事業單位工作的滿意度。

提升事業單位檔案管理信息化水平的策略

持續優化檔案管理的信息化平臺。搭建信息化平臺是開展事業單位檔案管理信息化工作的基礎，在現有條件下，充分利用政府信息化平臺的建設基礎，開展檔案信息查詢、查閱和轉移功能的搭建，不斷優化紙質檔案轉化為電子檔案的工作流程，持續創新檔案管理手段，按照工作內容、服務對象、業務進展等要素，對檔案進行科學分類，確保檔案的使用更加便捷。

構建檔案管理信息化網絡。不同級別的機關事業單位，應該以本單位為核心，搭建檔案管理信息化網絡，實現非涉密檔案的公開管理、公開查詢，原則上以提高工作效率、發揮工作檔案價值為準。搭建檔案網絡，也是實現檔案流轉和查閱的良好基礎，尤其對人事檔案而言，上級單位需要調閱下級單位的人事信息，只需要進入管理平臺，使用不同的權限，便可獲得準確信息，避免了紙質檔案的轉移。對服務群眾來說，搭建起群眾服務平臺，讓群眾通過網絡市民登錄的方式，查詢個人的工會救助、個人社保、技能提升等信息。

搭建檔案管理和應用的移動平臺。互聯網技術發展到今天，已經實現移動互聯網的全覆蓋，群眾通過手機端便可查詢到大量網絡信息。但目前事業單位的各項檔案內容，還極少能夠在移動胡連晚上查詢，大多數需要通過電腦或事業單位內部專屬電腦才能使用。下一步，機關事業單位在確保檔案信息安全性的基礎上，應該開發相應的手機APP，將移動端與檔案大數據關聯起來，方便公眾查詢相關的檔案信息，提高檔案信息利用率，這也是提升政府服務能力的重要手段之一。

綜上所述，在信息化時代的今天，事業單位檔案管理工作的信息化建設和創新優化，已經迫在眉睫，這是提升服務型政府形象的重要舉措，也是便民的重要切入點。通過提升專業和兼職檔案管理人員的綜合能力，搭建信息化網絡，拓展移動端的檔案服務能力，是下一步事業單位檔案管理信息化建設的重要工作，有利于促進事業單位的良性發展，提升人民群眾的滿意度。