淺談大數據背景下教學檔案管理信息化的構建

謝干蘭

（南寧學院，廣西 南寧 530220）

隨著互聯網技術的不斷革新，大數據開始蔓延并影響著各行各業。為適應大數據時代要求，有些行業檔案庫已經開始朝著“存量數字化，增量電子化”的要求積極推動檔案數字化。高校教學檔案是一座寶貴的資料庫，它記錄著高校日常教學管理及活動，更是高校本科教學合格評估的基礎和依據。但在大數據背景下當前的高校教學檔案管理工作稍顯滯后，本文將針對本科教學工作合格評估中的教學檔案管理，探討如何積極應用新技術與新理念，提高高校教學檔案管理的信息化。

一、目前教學檔案管理存在的主要問題

（一）紙質載體為主角

紙質材料仍然是目前多數高校的教學檔案載體主角，試卷、期末歸檔材料、畢業生論文、教學日志等等，人工整理和搬運都會給這些紙質材料造成一定的損壞。一些學生班級較多的二級學院在期末歸檔時候由于紙質版材料過多往往會有種檔案室不夠存放的窘迫。

（二）存檔分類標準不統一

許多高校二級學院并沒有制定結合本院專業特色的檔案管理辦法，一味遵守著學校統一標準進行存放。但各二級學院專業特色不一樣，許多考核方式不同，這就造成了最終的存檔材料并非千篇一律。例如藝術類專業某些課程就是“以展代考”，課程期末存檔方式就不能參照一般的課程進行。紙張規格、存檔材料等就會出現不統一。各學院各行其是，歸檔重復、查找繁瑣甚至查找無果等現象普遍存在。這都使得教學檔案的利益價值得不到發揮，在本科教學合格評估關口更顯出問題的嚴重性。

（三）教學檔案管理信息化程度低

紙質版為載體的傳統檔案柜管理模式，查找資料的方式不外乎按圖標或數字進行檢索，這樣的檢索方法落后，效率也不高。雖然有些高校已經認識并開始采用了一些信息化存檔手段，但存在重視程度不夠，資金投入不足、相關設備跟不上等原因，直接造成了有的電子檔案要么難以找尋要么數據無法讀取。

二、如何提高教學檔案信息化管理

（一） 探索、運用信息化管理手段

探索和運用信息化管理手段，首先要提高教學檔案信息的認識，即將教學檔案信息化建設納入學院的總體規劃中，接著在技術有限的條件下可以聯合計算機教研室設計一些教學檔案信息處理方式，分步驟、有重點地將學院現有教學檔案信息化，例如編制目錄、統計數據等方面。同時制定出一套規范信息化教學檔案的管理辦法，在管理過程中，嚴格遵守管理辦法以保證信息檔案的一致性和規范性。各二級學院由于專業不同會產生不同數據資源，因此整合資源，形成資源共享將更能提高工作效率。

（二）提高教學檔案的開發利用

有利用價值的東西才會不斷激勵人們去挖掘和改善，正如教學檔案，資料入庫的最終目的不應該僅僅是為了保存，它的最大價值應該是為有需要的人提供可靠的資料作為參考依據。期初、期中、期末三個階段檔案管理非常單一，那就是收集——整理——入庫。這種固有的模式常常因為尚未認識到教學檔案的開發利用的價值，也就直接導致教學檔案缺乏更加深入的加工處理。另外一個造成教學檔案開發利用率較低的原因就是教學檔案管理缺乏信息化。大數據時代，教學檔案數據不應該是單純的存放在檔案室里“無用”數據，而是應該達到為學校乃至社會產生意義的“有用”數據。因此在制度和保密條件允許下對教學檔案的開發利用，除了最基礎的知識傳遞和學習借鑒作用，還可以多方面挖掘其價值。

（三）培養高質量教學檔案管理人員

大數據時代下，教學檔案工作已經不是簡單將檔案收集——整理——入庫那么簡單了。為了更好地做好教學檔案管理工作，教學檔案工作管理人員要通過學習不斷改進工作思路和方式，以大數據思維去管理教學檔案。這就要求管理人員除了必備的檔案管理知識，還需要數據分析與處理的能力。但就目前各高校而言，教學檔案并沒有設置專門管理人員，均是由教秘兼任。因此，教秘除了更新管理思維，還需不斷地接受大數據相關技能培訓，這樣才能更好地做好大數據時代下的檔案工作。

三、結語

高校教學檔案是各位老師和學生們在實踐教學工作中積累起來的寶貴財富，更是學院發展壯大的見證者。因此將繁雜的教學檔案資源通過信息化手段轉化為真實可靠的信息資源，讓教學檔案在深化教學改革、增強辦學特色、創高水平科研成果、評估工作等方面發揮巨大的作用具有重要的意義。