信息網絡平臺在房地產檔案管理中的應用

李敬

（山東泰豐城建發展集團有限公司，山東 濰坊 262500）

一、房地產企業檔案管理的現狀

（一）檔案人員業務操作不夠熟練，檔案管理制度的落實較差

近些年來由于房地產企業內部制度變革，導致檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，檔案管理人員對于業務的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作。而在轉出、轉入以及工資發布等情況中沒有按照手續辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

（二）管理不夠規范，檔案的管理意識有待提升

房地產檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著的就是立項文件、可行性報告等資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，直接導致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

（三）檔案的管理較為分散

首先是由于近幾年來房地產管理機構改革導致人員檔案管理較為分散。比如在人事部門的在職人員檔案的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，找不到相關規定標準，管理手段和管理設備都還停留在較為落后的水平，不利于檔案現代化管理的實現。而隨著信息時代的到來，事務量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設備時還具有較大的隨意性，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，增加了工作量。

（四）信息網絡管理軟件缺乏統一性

房地產檔案管理在很大程度上已經實現了信息化管理，但是由于其應用的計算機型號不一、規格各異，各自開發的管理軟件并不能相互應用，而且尚未開發出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計算機管理系統，這在很大程度上制約了檔案信息化的進程。

二、信息網絡平臺在房地產檔案管理企業的應用策略

（一）完善硬件設備，規范管理制度

規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大計算機等現代化硬件的投入力度。房地產企業檔案庫內還有必要配置計算機或者打印機等現代化辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管，卻無一人負責的情況出現，管理錯位或者交叉也會極大影響到檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，房地產檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據相關報表不查，不在本單位的范圍內不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

（二）提升檔案管理人員的信息管理水平

房地產檔案管理的專職人員一定要具備管理經驗和專業知識。首先，需要大力進行檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設備的現代化，當下是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的網絡管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升管理人員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性。

（三）檔案管理工作的現代化和信息化

信息時代最注重的就是信息技術現代化，隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必經之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅提高了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對實現房地產企業檔案管理信息化有著重大意義。

（四）保證檔案內容的真實和準確

信息網絡管理模式更加注重信息的真實性，房地產檔案管理人員一定要遵守相關規定，實事求是對檔案進行嚴格把關，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責任意識，要對每一位人員的資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件，保證檔案的準確性和真實性。

三、總結

信息時代給房地產檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要管理部門抓住這些機遇，基于信息網絡平臺搭建出高效、全新的信息管理系統，對管理人員進行觀念上的更新，并根據當下檔案管理工作的發展趨勢，在創新管理制度的同時實現檔案管理的現代化，全面提升檔案工作效率。