數字化時代高校檔案管理信息化建設策略

任偉 張杰

（山東醫藥技師學院，山東 泰安 271200）

數字化時代，高校在檔案管理信息化建設中，應注重加強對先進信息化技術手段的開發與利用，加大對檔案管理信息化建設的資金和人才投入，為數字化時代高校檔案管理信息化建設的順利實現提供重要的資金和人才保障。

一、數字化時代高校檔案管理信息化建設的重要性

（一）符合高校檔案管理工作的發展趨勢

隨著高校的不斷發展，檔案資料隨之不斷增多，檔案管理工作量也隨之加大。數字化時代高校檔案管理信息化建設的有效實施，數字化技術取代了以往的人工工作方式，極大地減少了檔案管理工作人員的工作量，檔案管理工作的效率大幅提升，并且可以為廣大師生帶去更加便捷的服務，同時檔案資料的保存年限也得以延長，由此可見，數字化時代高校檔案管理信息化建設是高校檔案管理工作發展的必然趨勢。

（二）提高檔案管理工作人員業務能力的必然要求

數字化時代，信息技術在各個領域中都得以廣泛的應用，隨著高校的不斷發展，對檔案管理工作的要求也隨之不斷提高，這就對了檔案管理工作人員的能力提出了更高的要求。作為檔案管理工作人員，必須具備更高的數據處理能力和分析能力，而若想高效地處理大量的數據信息，就必須加強對信息化技術的掌握。數字化時代高校檔案管理信息化建設的不斷完善，可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的業務能力，有助于高校檔案資料自身價值的充分發揮。

二、數字化時代高校檔案管理信息化建設的有效策略

（一）注重加強高校檔案管理基礎設施的完善

為了進一步推動高校檔案管理信息化建設，就必須加強對高校管理基礎設施的完善，以此為檔案管理信息化建設奠定零號的基礎。在完善基礎設施的過程中，一方面高校應該對各種硬件設施進行盡快完善，另一方面，高校應該積極的引進先進的檔案管理信息化手段，完善軟件設施。高校在進行檔案管理信息化建設的過程中，通常需要輸入、更新、交換和共享大量的信息內容，由此可見，這是一個比較繁瑣和復雜的過程。正因如此，高校在完善檔案管理基礎設施時，應該配備一些比較高端的計算機，并未計算機設備配置與之相匹配的掃描機器、攝像機和相機等設備。以便在搜集和整理檔案資料時，對檔案資料進行掃描、錄像、拍照等處理。這就需要高校加大對檔案管理信息化建設的資金投入，以此為檔案管理基礎設施的完善提供重要的財力支撐。

（二）強化檔案管理工作人員的安全意識

從現階段高校檔案管理的是情況來看，很多高校已經開始在數字化時代的影響下，加強檔案管理信息化建設，通過網絡平臺對檔案資料進行了共享，大大提高了檔案管理工作的科學性和便捷性。然而，與此同時一些檔案信息資料管理安全問題也逐漸地暴露出來。為此，高校應該對檔案管理信息化建設中存在的檔案安全問題引起足夠的重視，并注重強化檔案管理工作人員的安全意識。第一，促使檔案管理工作人員對檔案信息資料安全問題引起關注和重視，提高其安全警覺性，以此最大限度地避免出現檔案信息資料安全問題。第二，完善檔案管理信息系統的安全防護功能，以此更加有效地抵御各種病毒。對于系統中重要的檔案信息資料必須做好備份，這樣一旦出現檔案信息資料丟失，也不至于造成嚴重的損失。

（三）提高高校檔案信息資料的數字化程度

數字化時代，為了促進高校檔案管理信息化建設的進程，就需要提高高校檔案信息資料的數字化程度。首先，高校在將檔案信息資料錄入到計算機系統的過程中，必須保證檔案信息資料的完整性，其中包括音頻檔案信息資料、文字檔案信息資料等多種形式。其次，檔案管理工作人員必須對錄入到計算機系統中的檔案信息資料進行仔細、認真的核實，保證檔案信息資料的真實性。最后，并非將檔案信息資料錄入到計算機系統中就完成了檔案管理工作，還需要對錄入的檔案信息資料進行不斷更新，以此保證檔案信息資料的時效性。總而言之，在提高高校檔案信息資料數字化程度的過程中，必須保證錄入計算機系統中的檔案信息資料的完整性、真實性和時效性。

（四）建立完善的檔案管理應用系統

數據庫的建立只能夠將海量的檔案信息資料進行合理的存儲，但是無法對這些資料進行快速的提取和分析。因此，數字化時代，高校在加強檔案管理信息化建設的過程中，還應該積極建立完善的檔案管理應用系統，并保證該系統的穩定性、安全性和實用性。這樣不僅可以極大地滿足廣大師生快捷檢索所需檔案信息資料的需求，同時操作也十分的便捷和靈活。高校在完成檔案管理應用系統的建立后，應該加大宣傳和推廣的力度，讓廣大師生都能夠熟練地使用這一系統，從而切實的提高檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

三、結語

綜上所述，數字化時代，高校應該積極的針對檔案管理工作進行一定的改革與創新，加強檔案管理信息化建設，以此不斷提高檔案管理工作的信息化水平，從而切實發揮高校檔案的重要價值。為此，高校應該注重加強對檔案管理基礎設施的完善，強化檔案管理工作人員的安全意識，提高高校檔案信息資料的數字化程度，并建立完善的檔案管理應用系統。