圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務研究

王曉燕

（甘肅省慶陽市圖書館，甘肅 慶陽 745000）

根據有關調查研究顯示，我國僅有少數家庭在圖書館內部建立了家庭檔案，而這些已經定檔的大多數只停留在家庭資料的整理階段，并沒有做到對個人和家庭資料進行真正的歸檔保存，難以發揮出檔案在保管過程中的應有價值。

個人和家庭檔案是指家庭內部及家庭成員在學習和生活過程中所形成歸屬個人備查的文字、圖表、音像等各種其他形式的歷史記錄資料。在社會中通過以婚姻或是血緣關系為紐帶而建立起家族成員所形成的檔案，也屬于家庭檔案的管理范疇之內。通過將家庭成員在社會活動中所形成的各種具有紀念價值和保存意義的文字、音頻、紀念品、視頻等信息進行收集和記錄，就可以形成該家族所特有的家庭檔案。

一、圖書館開展個人和家庭檔案信息的作用

圖書館開展個人和家庭檔案信息的作用，主要可以體現在以下三點：第一，通過開展家庭檔案可以幫助家庭內部解決不必要的矛盾和紛爭，例如，在同一家庭之間對土地和房產處理糾紛的過程中，如果沒有實質性的家庭檔案對土地的來源和使用進行記錄，那么就無法了解正確情況，最后只能通過法律途徑解決問題。但家庭若有相應的檔案記錄，則可采用家庭檔案記錄直接解決土地房產糾紛問題；其次，家庭檔案的建立，可幫助家庭內部提高管理效率，如大件電器在使用過程中損壞，需保修或修理，若未建立相應的家庭檔案，則家庭成員要費力尋找保證書。但是通過家庭檔案的建立，家庭內部成員可以直接通過查詢檔案來找到保修卡，提高了家庭生活效率；第三，通過開展家庭檔案可以幫助家庭內部和睦，傳承和延續良好的家庭傳統。例如，通過家庭檔案的記錄就可以讓后代了解到家族發展歷史，對祖輩的光輝事跡進行緬懷，并繼承前人留下來的精神品質，讓后人在生活過程中沿襲家族的良好作風。同時家族后輩還可以通過分享前人所取得成就的榮譽與喜悅，來鞭策和鼓勵家庭內部其他成員。通過家庭檔案就可以使家庭內部成員回憶時光，擁有更多的理解和包容，成為家庭未來發展過程中的美好集體回憶。

二、圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務的具體工作內容

（一）對個人和家庭檔案進行信息收集

在對個人和家庭檔案進行信息收集的過程中，需要了解到每個家庭檔案內容之間的共同點和不同點，在根據家庭檔案的自身特色進行檔案信息的收集，通常在個人和家庭檔案信息收集中主要收集以下四點：第一，對個人有保存價值的工作或是學習資料進行收集，例如收集一些家庭內部成員所獲得的各類證書（學位證、職稱資格證、技術資格證等）、收集家族內部成員所獲得的相應榮譽（研究成果、獎章、榮譽證書等）、收集家族內部成員的身體狀況記錄信息（家族內部成員在醫院中的檢驗單、診療書、病歷卡等）、收集家族內部成員各種擁有的社交資料（同學錄、邀請函、有紀念價值的信件、名片等）；第二，對具有保存價值的生活資料信息進行收集，例如家庭內部成員的各類身份證明材料（行車駕駛證、工作證、身份證）、對家庭內部有紀念的音響制品（照片、個人錄音、家庭視頻等）、家庭內部成員所收集的各類收藏品（紀念郵票、古錢幣、字畫、古董）；第三，對具有保存價值的家庭基建資料進行收集，比如家族舊址房屋建造設計圖紙、房屋竣工驗收報告、建筑材料結算清單、裝修合同等；第四，對家庭內部具有保存價值的經濟活動資料進行收集，例如家庭成員在生活中的各類購物票據、對各類電器的使用說明書、在日常生活過程中的繳費憑證、購房過程中所取得的房產證明、房屋過戶證明、購房發票、保險賠付記錄、營業執照、營業許可證、身體健康證、稅務登記、價值證券等進行記錄。

（二）對個人和家庭檔案進行信息分類

個人和家庭檔案信息的分類，主要有三種方式：第一，將個人和家庭檔案信息劃分為文字檔案類別，其中主要有族譜、家庭證件、各種類型合同、電器說明、電器保修卡、醫療記錄等；第二，將個人和家庭檔案信息劃分為照片和音像檔案類別，其中家庭成員在旅游期間拍攝的美圖、錄像或生日宴會等具有特殊紀念價值的音像產品；第三，將家庭檔案劃分為實物檔案類別，其中家庭成員在學習和工作過程中獲得的榮譽證書、獎杯、古董字畫、錢幣、郵票等紀念性收藏。

（三）對個人和家庭檔案進行信息整理

在對個人和家庭檔案信息進行整理的過程中，首先需要對檔案的保管期限進行劃分，可以根據檔案所保管的時間劃分為“短期”“長期”和“永久”這三個類型。通常圖書館在對個人及家庭檔案信息保管過程中，把需要保管時間超過30年以上的家庭檔案期限定為“永久”，而這一類型信息通常是指家族族譜、具有紀念價值的音像和照片、家庭房產證明、古錢幣等；將保管時間在5至30年的家庭檔案限定為“長期”，該類型的家庭檔案信息主要有各類發票、家電使用說明及保修卡、家庭成員醫療病歷等；保管時間短于5年的家庭檔案信息限定為“短期”，該類型的家庭檔案信息主要有水費憑證、電費憑證、煤氣費憑證、電話交費憑證等。

在對個人和家庭檔案進行整理的過程中還需要對歸檔件號進行編寫，通過對歸檔件號進行編寫，便可以根據家庭檔案的時間順序進行劃分，來標注具體檔案家庭檔案信息中的位置。

三、圖書館開展個人和家庭檔案中歸檔件號的編寫

（一）對個人和家庭檔案蓋歸檔章形式

對個人和家庭檔案進行蓋章歸檔形式編寫時，需要在檔案袋上方標注檔案類型、檔案類別代號、檔案保存期限、檔案年度、家庭代號、檔案件號等相應的信息，例如，在對某家庭的購房房產證進行文字檔案歸類時，就需要對該房產證劃分為保存期限30年以上，定義為第1件，在歸檔填寫時需要將檔案保存年限填寫“永久”。

（二）對個人和家庭檔案粘貼標簽形式

在對個人和家庭檔案進行粘貼標簽形式編寫時，需要以標簽的形式將歸檔章粘貼在歸檔材料上方，并且所粘貼的標簽不能影響歸檔材料原來的自身目的，在對房產證等大宗證件進行保存的過程中，需要采用粘貼標簽形式進行存放。歸檔的位置需要蓋在歸檔材料的右上角，來保證歸檔材料的原始面貌，同時還需要在歸檔材料上方用鉛筆標注材料的類別及件號。

（三）對個人和家庭檔案中圖片和音像類檔案編號

在對家庭和個人檔案中圖片和音像類檔案進行編號的過程中，需要嚴格地根據歸檔件號的基本原則進行編寫，需要保證編寫件號與照片號、光盤號形成一定的關聯性，在對圖片和音像類檔案進行歸檔件號粘貼過程中，通常需要使用粘貼標簽的形式，并且在每一件照片上方還需要附著相應的地點、時間、人物、事件等簡單的說明；在對紙質化照片進行歸檔保存過程中，還需要將紙質化照片形成電子化，將電子數據用光盤形式進行保存。在保存過程中依然需要貼上歸檔章和簡單說明，并放入相冊中進行保存。

四、結語

現階段家庭是構建社會組成的最基本單元之一，家庭檔案不僅記錄著整個家族和家族內部個人發展的歷史，同時也可以在一定程度上折射出我國社會在發展過程中的基本面貌，是我國社會檔案最有效的補充之一。因此圖書館通過構建出良好的個人和家庭檔案保存體系，就可以為社會留下豐富的物質及精神財富。