淺論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設

（哈爾濱市呼蘭區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局，黑龍江 哈爾濱 150000）

在現(xiàn)代房產(chǎn)管理工作中，房產(chǎn)檔案呈現(xiàn)出無可替代的應用價值，在規(guī)范房產(chǎn)管控工作時，同樣也需要有房產(chǎn)檔案在其中法規(guī)作用。現(xiàn)代人因物質條件逐步轉好轉讓與買賣房屋的交易活動頻發(fā)發(fā)生，房產(chǎn)市場活躍化的同時，法律訴訟與糾紛矛盾也在增加，房產(chǎn)檔案作為原始記錄平整材料，顯得愈加重要，因此必須做好管理工作，現(xiàn)以當前的房產(chǎn)檔案為研究對象，分析信息化建設相關的工作。

一、在房產(chǎn)檔案管理工作中進行信息化建設工作的必要性

在房產(chǎn)管理的活動中，展開信息化建設工作時需要加大應用信息資源的力度，通過信息技術實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的控制，進而提升房產(chǎn)檔案的服務質量水平，給群眾與社會提供更加高效的檔案服務，信息化社會的變動頻繁出現(xiàn)，房產(chǎn)檔案管理單位要保持與時俱進的發(fā)展思想，積極地參與到融合信息技術的活動中，對原來紙質的房產(chǎn)檔案進行快速轉化，進而形成數(shù)字化房產(chǎn)檔案，群眾在形成查詢房產(chǎn)信息需求時，可運用更便捷的方式在網(wǎng)絡上，通過手機或者電腦直接查閱。在信息化房產(chǎn)檔案管理工作中，管理工作需要依托計算機系統(tǒng)，通過智能化的方式實施管理房產(chǎn)信息的工作，可最大程度減少出現(xiàn)的差錯，使整個房產(chǎn)檔案管理工作變得更加規(guī)范化，達到高水平、高標準與高質量管理的工作目標。

二、通過信息化建設工作提升房產(chǎn)檔案管理質量

房產(chǎn)檔案管理工作部門實施信息化建設，需要全面落實多項與檔案管理相關的工作，首先要形成更加完備的工作制度，而后還要完善檔案管理的技術系統(tǒng)，使檢索與歸集房產(chǎn)檔案資源的工作都可以順利展開，最后還要培養(yǎng)人才，確保房產(chǎn)檔案領域中的信息化建設工作獲取充足的發(fā)展動力，能夠長期持續(xù)進行，不斷提升信息化水平。

（一）建設信息化房產(chǎn)檔案管理制度

針對房產(chǎn)檔案日常管理事項，進行信息化建設工作時，選用合適的技術措施是非常重要的，但是在技術應用的基礎上，不能忽視相對應的管理制度的建設與落實，因此必須要以信息化系統(tǒng)的實際情況，形成配套制度，借此來約束房產(chǎn)檔案管理工作，消除信息化條件下的檔案管理問題。為了確保信息化房產(chǎn)檔案管理活動可順暢展開，需要在既有的制度內容基礎上，添加與信息化管理相關的檔案管理要求，具體包括建設信息化檔案以及后續(xù)轉移、保存與查詢等事項，盡可能地細化管理要求，使檔案管理者可以有更加明確的工作方向，使制度滲入到每個信息化管理環(huán)節(jié)中，在新的房產(chǎn)檔案管理活動中更穩(wěn)定地發(fā)揮出制度的應用效用。

（二）優(yōu)化房產(chǎn)檔案檢索與歸集系統(tǒng)

在現(xiàn)代檔案管理工作業(yè)務開展中，最大化的發(fā)揮信息化建設的效果，構建歸集系統(tǒng)是必要的措施之一。這是實現(xiàn)信息化管理的有效保證。針對當前檔案管理工作的滯后性，應該對目前檔案進行整理和分類。檔案資料的屬性一般分為文本形式和圖片形式。應該對兩類檔案進行數(shù)字化歸集處理。對涉及房屋交易的文字類資料錄入信息管理系統(tǒng)，利用數(shù)碼相機或電子掃描儀等設備對圖片資料進行掃描處理，在文本檔案信息上增配電子圖片，并對各個資料進行整理核對后，統(tǒng)一納入計算機管理系統(tǒng)。這樣可以保障檔案查閱、調取、保存的質量和效率。另外，需要在信息系統(tǒng)上建立強大的檢索功能，對相關信息能夠進行高效的搜索查詢，由于房產(chǎn)管理檔案分類較多，內容龐雜，工作人員要在繁雜的檔案中準確及時的查詢提取，需要一定的時間和精力。如果仍然使用傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)很難滿足服務需要，因此，依靠強大的計算機搜索技術，建立強大的檢索功能，可以有效的提高檔案管理工作的效率和質量。這項工作也是信息化建設的有效實現(xiàn)途徑。

（三）加大房產(chǎn)檔案管理領域中信息化人才培養(yǎng)力度

管理房產(chǎn)檔案資源的工作人員需要保留學習意識，在房產(chǎn)檔案管理的實踐工作中，加深對房產(chǎn)材料的了解，熟悉房產(chǎn)檔案管控制度的要求，還要結合管理工作的變動，學習信息化技術，提高信息素養(yǎng)，在管理房產(chǎn)檔案時熟練運用信息化技術，更加精準高效地管理房產(chǎn)檔案，創(chuàng)新房產(chǎn)檔案服務方式。

培訓是提升工作水平的有效手段。房產(chǎn)檔案管理工作人員是從事檔案管理業(yè)務的主體，是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的基礎。高素質、高層次的信息化管理人才成為提升房產(chǎn)檔案管理水平的首要資源。因此，房產(chǎn)管理部門要重視對檔案管理工作人員的信息化職業(yè)培養(yǎng)，建立完善信息化人才培養(yǎng)機制，形成濃厚的信息化人才培養(yǎng)氛圍。房產(chǎn)管理部門應牢固樹立“以人為本”的思想，克服“重使用輕培養(yǎng)”的錯誤理念，把提升人員信息化工作水平作為部門的核心工作來抓，特別要加強年輕的、有朝氣活力的信息化工作人才的培養(yǎng)力度。在日常工作中，關心檔案管理工作人員的個人發(fā)展，把個人發(fā)展和檔案管理緊密結合起來。根據(jù)其個人的專長、能力和知識結構，提供相應的工作崗位，為其設計合理的職業(yè)生涯規(guī)劃。加強檔案管理人員的在信息化方面的教育，通過經(jīng)常性的信息化方面的培訓教育，不斷提高工作人員的檔案管理信息化意識和實際操作水平，并注重在實踐中培養(yǎng)鍛煉人才。

三、結束語

不少檔案管理單位都已經(jīng)建成了信息化系統(tǒng)，并將信息化技術運用到檔案管理工作中，房產(chǎn)檔案管理者既要對這類檔案在社會活動中的重要性有正確的認識，同時還要以持續(xù)發(fā)展化的眼光看待管理房產(chǎn)檔案的工作，積極地促進信息化管理體系建設工作，創(chuàng)新檔案管理技術形式，解決原來的房產(chǎn)檔案管理中的低效率等問題。信息化建設工作對于房產(chǎn)檔案管理發(fā)展有極多的益處，需繼續(xù)做好融合信息技術方面的工作。