基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑探討

（大慶市人力資源考試鑒定中心，黑龍江 大慶 163000）

引言：基層單位的工作是政府整體工作中最基礎(chǔ)的部分，都說政府人員從群眾中來到群眾中去，只有做好基層工作，人民才能滿意，社會才能發(fā)展。盡管現(xiàn)在信息越來越現(xiàn)代化，但檔案管理還有很多問題，工作模式還處于以前的階段，沒有隨時代更新而換代。針對目前基層單位檔案發(fā)展落后的情況，重點推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化成為了政府工作的要點。

一、基層單位檔案管理目前存在的問題

（一）沒有完善的制度作為依靠

因為基層單位檔案管理覆蓋面很廣，又涵蓋很多方面，所以在統(tǒng)計和管理時，會遇到很多困難。工作人員很難進(jìn)行深度管理，且目前國家沒有相關(guān)的法律政策為工作提供保證，很多人畏手畏腳，不敢放手工作。完善的制度是一切工作的依靠，只有制度健全，工作才能詳細(xì)，明確的展開。

（二）管理工作未能落實

雖然一些基層單位制定了一些檔案管理制度，但由于管理不到位，只有面對面的項目，根本沒有效果，嚴(yán)重阻礙了基層檔案管理的正常發(fā)展。

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)在生活中的不斷應(yīng)用，在一定程度上提高了基層單位對現(xiàn)代管理的認(rèn)識。然而，在檔案管理方面，基本上使用了過去傳統(tǒng)的手工收集和檢索，不僅獲取的信息較少，而且不利于檔案的開發(fā)利用。即使一些基本單元也不能保存最基本的文件。大量的文件被堆放在狹小、密閉、潮濕的房間里，不僅難以取用，而且容易滋生霉病、蟲蛀。它不僅違反了基層單位的檔案管理制度，而且造成了有效資源的巨大浪費。

（三）工作人員自身素質(zhì)低

檔案管理人員的素質(zhì)在很大程度上決定著基層單位的檔案管理工作。在全國范圍內(nèi)，基層檔案管理人員多為兼職人員，無法勝任日常復(fù)雜的檔案管理工作。基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也存在不足。此外,單位不重視檔案管理工作,未能提供專業(yè)知識和文件管理人員的技術(shù)培訓(xùn),使大部分的文件管理人員不知道他們的工作很好,認(rèn)為檔案管理工作是非常簡單的。然后在實際工作操作中，會出現(xiàn)各種問題，導(dǎo)致無法完成文件的收集、歸納和傳輸。

目前，大多數(shù)基層單位沒有認(rèn)識到檔案的重要性，檔案利用率低，不能發(fā)揮檔案的真正價值。檔案管理人員只關(guān)注一些傳統(tǒng)工作內(nèi)容在過去,如公司的年度和季度文檔的數(shù)量和提供查詢服務(wù)的次數(shù),等等,但未能收集準(zhǔn)確信息具體的檔案管理工作在日常工作中,使檔案信息管理工作無法發(fā)揮真正的作用。沒有足夠重視信息工作的文件,文件管理人員的能力不符合標(biāo)準(zhǔn),工作效率很低,這使得整個文件管理工作不能全面進(jìn)行,很難適應(yīng)社會的不斷發(fā)展。

二、基層檔案管理改進(jìn)的措施

（一）建立和完善相關(guān)制度

檔案管理制度的建立和完善，可以全面促進(jìn)基層單位檔案管理的期刊化發(fā)展。俗話說，沒有規(guī)章制度。要實現(xiàn)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化，必須建立規(guī)范、科學(xué)、合理的管理監(jiān)督機制，在一定程度上保護(hù)和制約檔案管理人員，提高檔案管理效率。同時，檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)備，以保證檔案的安全管理，避免因環(huán)境原因造成的腐蝕和損壞。建立健全責(zé)任制度，對每個員工的具體工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，明確每個員工的工作職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保問題的順利解決。明確的規(guī)章制度使檔案管理人員在日常工作中遇到問題時有依據(jù)，在管理時可以遵守法律法規(guī)。

在從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式向現(xiàn)代信息管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，合理有效地利用電子信息技術(shù)，使基層檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會的進(jìn)程是十分必要的。對此，有必要對基層檔案管理的實際情況進(jìn)行分析，從而制定出有效可行的科學(xué)的檔案管理方案。不斷優(yōu)化和完善管理系統(tǒng)方案，提高管理效率，使檔案管理人員能夠輕松快捷地開展檔案管理工作。

（二）更新觀念，提高工作效率

為了提高基層檔案的管理效率，有必要提高企業(yè)相關(guān)人員的檔案管理意識。要加強相關(guān)檔案法律法規(guī)和各種管理制度的宣傳和推廣，使企業(yè)管理者認(rèn)識到檔案是企業(yè)發(fā)展的基石，重要的信息資源是不可再生、不可替代、不可替代的基層單位和極其寶貴的財富。讓基層單位逐步認(rèn)識檔案管理，充分認(rèn)識檔案管理的重要性，解決檔案管理過程中的各種疑難問題，為檔案管理提供良好的環(huán)境，是每個企業(yè)的責(zé)任和義務(wù)。

檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，能有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，有關(guān)基層單位必須定期組織檔案管理人員開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)水平，才能有效保障各項檔案工作的順利進(jìn)行。定期對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，對考核結(jié)果好、進(jìn)步大的檔案管理人員給予一定的物質(zhì)獎勵，在一定程度上提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性。此外,有必要提高檔案管理人員的思想認(rèn)知水平,這樣他們就可以有一定的理解他們的專業(yè)技術(shù)能力,學(xué)習(xí)和改善工作中的缺陷和不足,逐步熟悉各種鏈接,適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作,慢慢掌握了規(guī)則和方法的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn),檔案管理在不知不覺中提高了基層檔案工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

為了適應(yīng)目前的大形勢，在信息化時代全面來臨的今天，各行各業(yè)都在推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，如何能順應(yīng)時代發(fā)展，貼近人民生活，滿足人們需求，是政府工作的出發(fā)點。針對現(xiàn)在基層檔案管理落后的現(xiàn)狀，有關(guān)部門一定要有所作為，不能熟視無睹，建立相關(guān)政策，完善檔案管理信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)更便利，更利于工作人員操作。工作人員也要提高工作效率，提高自身素質(zhì)，用科學(xué)知識武裝自己，而不讓工作流于形式。只有這樣，基層檔案管理現(xiàn)代化才能更快、更穩(wěn)的實現(xiàn)。