大數據時代檔案管理工作的創新模式探究

張旭

（山東省菏澤市單縣加快發展辦公室，山東 菏澤 274300）

一、大數據時代檔案管理的趨勢

（一）數字化。大數據時代下檔案管理逐漸朝著數字化的方向發展，借助于各類數碼設備將紙質檔案材料直接轉化成電子文檔，依靠掃描儀、數碼相機等能夠直接將紙質文件實施高清轉化處理，形成電子檔案，以便于更好地保存和管理，也有助于后期的開發利用。同時，數據挖掘技術的運用讓檔案檢索也變得更加便利。

（二）虛擬化。近年來現代信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案管理工作人員能夠直接通過互聯網或者檔案信息化管理系統平臺實現在線管理，無紙化、虛擬化檔案管理工作已經成為了現實，不但在很大程度上降低了管理成本，同時也為單位節省了人力物力財力，促進檔案管理實效性的提升。

（三）智能化。大數據時代下，檔案材料的存在形式更加多元化，比如說電子文檔、數字文件、磁盤存儲、音視頻檔案等，檔案管理的手段更加豐富，也在一定程度上推進了檔案開發利用工作效率的提升，檔案管理人員能夠使用各類設備與技術方法來開展好此項工作。

二、大數據時代檔案管理工作的創新模式

（一）科學收集單位檔案材料

對于檔案資源的收集整理階段，必須要充分落實好部分開發利用價值較高的文獻材料、音視頻資源的收集與保存，并且應當對一些重要的紙質檔案材料實施數字化處理，將其轉變為電子檔案并予以分類集中保存。在對檔案資源進行搜集的過程中還應當開展好信息化內容的整理，盡快將各類檔案從紙質轉化為數字形式，不斷提升單位檔案資源的保存利用效率。特別是在大數據時代下，應當積極運用現代信息技術，促進檔案檢索效率和存儲質量的提升，依靠數據挖掘與云計算技術來確保檔案資料查詢利用的準確率，充分發揮出檔案信息服務的價值與功能，促進單位檔案管理工作朝著更加科學化的方向發展。

（二）不斷創新檔案管理方法

在新時期下，單位檔案管理人員必須要善于應用大數據技術來促進自身工作效率的提升，進一步創新與改革檔案管理方法，靈活應用有針對性的現代化管理手段，更加強調對紙質和電子檔案資源的開發利用：首先需要提前制定有針對性的檔案管理方案，對過去的檔案收集整理歸檔流程予以優化調整，從全局出發對檔案管理工作的內容與范圍進行重新部署；其次應當推進檔案信息管理平臺的建設工作，借助于現代信息技術促進檔案數據庫建設，在開發利用檔案資源時引入數據查詢機制，促進檔案利用率的提升；最后應當對紙質檔案實施數字化處理并將其分類保存，檔案形成之日第一時間進行收集歸檔，以便于后期更好地查詢與利用。

（三）推進檔案資料內容的共享

對于現階段單位檔案管理活動而言，必須要重視處理好條塊分割的現狀，積極與各部門進行溝通，讓其都能夠主動參與配合檔案管理工作，形成檔案管理合力，不斷促進檔案服務質量的提升。在實際的檔案管理過程中，應當積極和單位其他部門進行溝通聯系，借助于檔案信息管理平臺來實現檔案信息的傳輸與共享，針對不同部門的職能和業務活動范圍，有針對性地選擇共享的檔案內容，真正促進檔案利用效率的提升，充分發揮出檔案材料的作用與價值。對檔案管理人員而言，應當嚴格按照相關保密規矩，對數字化檔案材料進行準確分類，設置查閱權限，避免重要機密檔案文件外泄，這樣才能夠在真正滿足檔案查閱使用需求的基礎上確保其安全性，最大程度地發揮出檔案資源的利用價值。

（四）加強檔案資料的安全管理

在大數據時代下必須要充分強調檔案資源的安全管理工作，借助于各種安全技術管理手段來落實好此項工作。首先是設置防火墻，借助于防火墻技術能夠有效阻隔內部與外部網絡的直接聯系，可以將其當成是一張網，它能夠把各種不安全因素隔離在外，確保單位內部檔案信息管理平臺的安全運行，確保檔案信息傳輸安全；其次應當引入身份認證機制，在檔案信息資源的開發利用活動中需要通過身份認證，防止不具備權限的人員查閱重要文件內容，確保檔案資料安全；最后應當靈活應用信息審計與檢測技術，對檔案資源實施監管分析，可以在很大程度上減輕檔案管理人員的審查工作負擔，借助于計算機對用戶行為實施分析，促進檔案管理安全性的增強。

三、結語

總而言之，大數據時代下過去陳舊的檔案管理工作方法逐漸難以滿足新時代的要求，唯有加快推進檔案管理模式創新與改革，充分重視檔案信息化、數字化建設，堅持與時俱進，深入挖掘利用檔案資源，真正發揮出檔案管理工作在單位發展中的重要價值和作用。