如何做好事業單位檔案收集工作

翟忠波

大慶市大同區法律援助中心，黑龍江 大慶 163515

一、前言

事業單位的檔案收集事關事業單位的內控能力和管理能力，是機關事業單位重要的工作內容之一，要全面強化法制觀念和合規理念，理順單位內部相關人員之間的關系，重視企業內部的宣傳工作、積極總結經驗教訓、重視工作的方式和方法。

二、事業單位檔案收集工作存在的問題

（一）檔案收集工作機制不完善

新時代的社會不斷演變和發展，事業單位的管理機制也要與時俱進，要讓事業單位的管理方式方法能夠適應社會實際情況。在事業單位中，檔案收集工作要予以充分的關注，無論是檔案的整理、收集、編撰、管理、統計、應用，都應當要做好各項基礎性的工作。但是，有些單位對于事業單位的收集并不重視，僅僅是空喊口號，缺少具體落實的措施。很多單位并沒有真正重視檔案管理工作，僅僅在檔案管理方面進行重視，缺少在收集環節就做好落實，制定的制度都是方向性的、缺乏細節和可操作性。在檔案收集過程中沒有指派專人專員進行專項收集，也沒有設置崗位說明和明確崗位職責。種種原因都導致檔案收集工作無法真正落地，真正能夠完成上級下達的任務。在檔案收集過程中的責任不明確，檔案的收集管理工作無法做到有序管理。

（二）檔案收集工作不標準不規范

事業單位里，有的單位對于資料收集、整理、移交、管理等環節存在諸多的不規范地方。比如，在資料收集過程中，檔案文件不齊備、編號重復、編號無規律、文本時間和實際收集時間不一致等等。有些檔案歸檔之后沒有得到妥善的保管。

（三）事業單位內部存在職能不明晰的問題

事業單位的組織架構往往是采取金字塔式的直線職能，這就導致了部門之間各自為政、職能科室相互溝通較少的問題，這就對檔案收集工作的有效開展存在一定的困難。不同的科室職能壁壘，在實踐工作中，人事檔案部門通過下達任務、命令的方式獲得職能科室的人事檔案信息，但是對于檔案信息的準確性缺少有效的檢查和監督辦法。

（四）專業人員對事業單位檔案收集工作的忽視

事業單位中存在大量的專業技術人員，諸如醫院里的醫生、學校里的老師等，不少專業技術人員和市場比較貼近，為事業單位提供技術支持的服務。還有不少的專業技術人員利用業余時間學習獲取了國家的各種職業證書。但是有些專業技術人員存在各種各樣的顧慮、不重視檔案收集工作，并沒有每年匯報相應人事信息，這就導致事業單位的檔案收集有一定的短板。

三、做好事業單位檔案收集工作的原則

（一）制度重構

事業單位內部職能不明晰帶來了流程、崗位的相對僵化問題，不能僅僅通過組織架構的調整就一言以蔽之，必須對制度重新進行構建，使配套設施能夠更好地入手，這樣才更具有可操作性。在制度重構原則的指引下，人事部門不僅需要落實現有制度，還需要通過新制度的引入，深入調研科室建設來彌補人事檔案收集中存在的不足。

（二）激勵兼容

與專業技術人員溝通的過程中可以了解到，整合人力資源過程中，由于擔心因為參加額外的項目工作而消耗自身本應爭取的績效考評內容。出于自身利益的考慮，很多人對于檔案收集工作并不積極。所以，需要引入激勵的原則，讓參與項目的人員打消后顧之憂，配合事業單位員工做好檔案收集的工作。

（三）部門首責

事業單位的崗位職能涇渭分明，有些管理崗位、技術崗位的職工決定了他們無法像行政人員那樣進行檔案收集的工作。為了避免因為信息不對稱造成的檔案收集困擾，就需要依靠部門、科室的負責人領頭，遵循部門首責的原則。

四、做好事業單位檔案收集工作的問題對策

（一）全員重視

要通過對全員的崗位培訓、崗位宣講等手段來重視檔案收集的工作，在優化檔案收集工作時，事業單位的黨委部門要發揮職能的引領作用。針對現階段檔案收集工作困難重重的現狀，黨委應當組織全員開展崗位意識的培訓和宣講工作，促進大家明白檔案收集與職業發展息息相關，做好各項檔案收集工作將有助于他們在業務層面更好的發展，將集體利益和個人利益進行有效的聯結。

（二）調整崗位制度

要對事業單位檔案收集管理崗位制度進行“邊際調整”，設置崗位制度不應當和現有崗位制度安排相沖突。當前，需要鼓勵檔案收集管理的工作人員去支援其他部門，但是面臨崗位人員缺失的現狀，支援可以通過部門聯系制度來取代，讓電子政務平臺與相關負責人進行對接，提升溝通和信息交互的效率。通過對部門聯系制度的落實，將工作業績和個人利益掛鉤起來，納入對檔案管理人員的工作考核指標中，能夠有效激勵他們更好地完成本職工作。

（三）消除后顧之憂

上文提到了管理人員、專業人員對于檔案收集工作的后顧之憂，這就需要我們在崗位宣講、培訓過程中，通過對國家政策的剖析、單位制度的支持和保障來讓大家明白制度的細節，消除他們對影響本職工作的后顧之憂。當前，國家政策已經開始鼓勵事業單位非行政人員參與體制外的各項工作，在這個政策的指引下，能夠為檔案收集和整合自身人力資本提供了政策保障。

（四）考核指標掛鉤

專業技術人員所在科室的負責人，不僅需要承擔日常管理職責，還需要對事業單位內部人事的相關職責負責。部門負責人要對人事信息的專業性承擔一定的責任，要促進他們更好地完成檔案收集的工作，就應當在年終績效考核中加入檔案收集的內容，突出對事業單位檔案收集工作的重要性。在績效評估的過程中，要結合檔案收集的管理目標來開展，在新常態下組織檔案收集部門完備評價指標，組織人事部門、業務部門、黨委多方參與，實現評價的公平、公正和客觀。

（五）要形成有效的控制手段

除了對意識上重視、制度上保障、資源上支持、績效上激勵之外，行之有效的控制手段是保證檔案收集系統性和完整性重要方式方法。可以從以下幾個環節狠抓落實：

第一，預約收集環節。新時期的檔案收集工作要應用新技術、新方式、新手段進行更為有效的收集管理，在收集管理的相關工作落實布置中，要結合過去的工作經驗、實際的工作情況、預料可能產生的材料檔案。將檔案管理部門的收集環節工作予以提前的計劃、公布。比如對于檔案材料歸納的條款編號、歸檔時間、歸檔規范等等。

第二，現場收集環節。檔案收集的相關部門一定要全程參與檔案的驗收、鑒定的相關環節及時做好溝通協調，對于檔案收集到的文件要第一時間做好驗收、收納和處理的工作。例如，在科研課題研討會議中，檔案部門也要做到知曉、參與，其主要目的在于了解項目設計的進度、評審鑒定的情況，更好地對相關材料進行驗收，以保障檔案驗收的系統性、準確性、完整性，最終給予驗收相關的意見建議。對于不合格的材料，則可以及時通報相關單位進行更正，避免因為時間過長導致檔案的缺失、管理的疏忽等。對于無法參與的會議、項目，不能通過簡單的走形式草草收場，要通過嚴謹的制度設計和保障進行有效落實。

第三，設卡收集環節。設卡收集指的是對材料收集過程中不同的關卡進行制約，對相關工作人員主動提交材料進行的制度保障和約束。例如，可以采用相關經濟手段進行設卡收集，比如在科技檔案收集過程中，讓財務部門設定一個合理比例的經費作為歸檔抵押資金，等材料收集完整后再將這部分資金返還給相關部門。又如，在機關參加相關會議帶來的材料文件中，要歸檔部門確認檔案材料無誤后，才在差旅、項目費用發票上簽字審批通過，財務才可以審核和打款報銷。通過設卡的環節，能夠通過行政、經濟的手段對檔案收集的質量、效率予以保障。

五、小結

新時期的機關事業單位在原有工作基礎上進行了革新，為了更好地迎合時代發展的需求和與時俱進，在檔案收集工作中，我們也要保持觀念的更新，從意識上重視、從制度上保障、從資源上支持、從績效上激勵、從環節上約束，讓各個部門加強溝通、互相支持。除此之外，各級事業單位還要在日常工作中對產生的新問題新情況進行探究，制定行之有效的對策、強化制度建設和完備，確保檔案收集工作的有序開展。