如何做好人事檔案開放利用工作

王金亮

大慶市大同區就業和人才服務中心，黑龍江 大慶 163515

本文立足于“就業與人才服務中心”（下文簡稱：中心）的人才檔案開放利用工作，去探索完善這項工作的有效途徑。中心作為媒介本區域人才資源的供給方與需求方的事業單位，做好人事檔案開放利用工作不僅能服務于廣大就業群體，也能促進域內各類經濟組織的用人需求。在互聯網時代，中心積極構建在線服務平臺為勞資雙方建立起了良好的信息交互機制。筆者在近年的工作實踐中也逐步發現，目前中心在人事檔案開發利用工作中仍存在著諸多不足。其中，信息不對稱仍然在勞資雙方之間存在，而且在服務域內求職者時也多以政策宣講為主線，而缺乏對他們提供建設性建議。人事檔案開發利用工作的核心為“利用”二字，在勞動要素市場中利用人才檔案資源，最終需落腳于為勞資雙方牽線搭橋。那么如何實現開放利用呢。顯然，開放應保障人才資源的個人隱私權，且需在求職者的授權下進行。由此，這就構成了本文立論的價值取向。

一、人事檔案開放利用工作所面臨的挑戰

結合筆者的工作體會，當前主要面臨以下三個方面的挑戰：

（一）開放的權限難以把握

在我國勞動力市場中普通求職者往往處于議價的劣勢方，所以開放人才檔案更多是出于讓資方進行選擇，而未能關注求職者對資方的選擇要求。這就在一定程度上催生出了難以把握人事檔案的開放權限問題。按照一般流程，求職者的人才檔案委托中心進行管理，中心在人才檔案電子化后則會向社會開放人才檔案信息。那么，有用人需求的單位便可以在線調閱人才檔案信息，這就難以保障求職者的私人信息安全。在自媒體時代，保障求職者的私人信息十分重要，這不僅是中心“以人民為中心”服務理念的內在要求，更是中心履職的社會責任。然而，當前由于眾所周知的就業形式，也使得中心在開放人才檔案信息時過多考慮到用人單位的訴求，而未能從保障求職者的切身利益著眼。

（二）利用的程度過于粗放

中心作為事業單位，需挖掘人才檔案的社會價值。如，中心可以通過大數據分析去獲取哪類求職者的就業能力強，什么專業類型的大學生具備崗位求職優勢。對于前者而言，可以為域內社會保障部門設置勞動培訓項目提供參考，后者則可以為政府部門把握域內產業結構和發展狀況提供佐證資料。然而，當前在利用人才檔案時未能做到精細化管理，而單純作為服務部門去承接求職者的委托需求。由于人才檔案的利用程度過于粗放，便弱化了中心在助力域內社會經濟發展的職能。同時，也由于利用程度的粗放，導致用人單位與求職者之間仍存在著信息不對稱問題，結果出現了域內用人單位向域外要人，域內符合要求的人才則前往域外就業。這樣一來，便增大了勞動力市場中的“摩擦成本”。

（三）開放利用的權責模糊

隨著人才檔案的開放，用人單位可以在低成本條件下獲取人才信息，此時便剩下用人單位與求職者之間的信息交互。然而，接下來可能出現兩類狀況：（1）因人才檔案信息部分失真，而導致用人單位出現了逆向選擇風險，甚至在用人過程中出現了道德風險。（2）因中心為用人單位間接提供了信用擔保，一般求職者發現用人單位未能完全履約，那么則會將矛盾轉移到中心來。目前，中心對人才檔案的開放利用的確存在著上述風險，這本質上是由權責模糊問題所引致的。在社會主義市場經濟體制下，作為體制內的“中心”在人才檔案開放利用中必須遵守市場的游戲規則，那就是需建立起產權明晰、權責清楚的社會服務職能。

以上從三個方面所做的分析，便為下文做好人事檔案開放利用工作提供了路徑指向。

二、做好人事檔案開放利用工作的途徑

根據以上所述，做好人事檔案開發利用工作的途徑可從以下四個方面構建：

（一）中心以書面形式向求職者申請檔案開放的權限與否

中心在人才檔案管理時需要注意這樣的情況，即部分大學生已經就業只是將自己人事檔案按規定委托中心管理，若是這部分人才檔案也給予開放，那么勢必會對這部分大學生造成困擾。因此，中心應以書面的形式向求職者申請檔案開放的權限與否。具體的實施辦法為，中心窗口接待環節應向求職者提出書面申請，并口頭告知求職者因開放個人檔案所可能帶來的影響。然后，由求職者根據自己的意愿簽署同意或者不同意的意見，該意見最終作為確認求職者授權檔案開放的法律文書。有條件的中心還可以在完善檔案信息化管理的基礎上，將求職者的工作訴求也一并在書面材料中反映出來，以備用人單位參考。

（二）中心檔案管理部門應加強人才檔案精細化管理能力

中心在開放利用人才檔案時需要有更高的工作格局，那就是通過對檔案實施精細化管理去助推域內社會保障事業的發展，也為域內主管部門規劃人才引進計劃提供信息資料。本文建議，中心檔案管理部門應組建人才檔案資源開發團隊，通過對求職者專業背景、用人單位用人趨勢、大學生域內就業情況等信息進行大數據分析，并在中心管理層的主導下與社會保障部門、政府人才引進主管部門進行合作，在數據共享的基礎上提升人才檔案管理的社會價值。在加強人才檔案精細化管理能力的過程中，需要對團隊成員開展業務能力培訓，并在團隊中設置信息員崗位，具體負責與社會保障部門、政府人才引進主管部門的溝通。

（三）中心應識別用人單位信息真偽按申明授權檔案查閱

針對勞動力市場供求關系的失衡現狀，中心應切實維護求職者的合法權益，其中降低求職者與用人單位之間的信息不對稱現象則是關鍵。本文建議，中心作為事業單位應以自身的技術優勢、公權力職能首選對用人單位的真偽進行識別。結合工作實踐經驗，中心應著重對域外用人單位的信息真偽進行識別。具體的實施辦法為，中心應派專人前往域外用人單位在本地的辦公地點進行考察，重點考察用人單位各類資質的真實合法性，并與辦公地點的負責人進行溝通去了解他們的用人計劃和訴求。同時，還需要對辦公地點開展全域走訪，去把握用人單位的開工情況。最后，根據考察情況確定是否向用人單位授權檔案查閱權限。

（四）中心需建立第三方監督機制為求職者提供政策保障

中心還應建立第三方監督機制，這不僅是對勞資雙方利益的一種維護，也是中心公權力的一種體現。在中心應設立勞資雙方簽訂協議的場所，在簽訂協議之間中心人員應當場向勞資雙方告知各自的權益與義務，并對協議內容進行初審，并將符合規范的協議一式三份進行三方簽署，其中一份由中心歸檔。中心在對人才檔案管理中應充分利用這部分檔案信息，通過對協議信息的分析可以得出幾個關鍵數據：域內各崗位的平均工資水平、域內急需的用人崗位有哪些、域內用人單位緊缺的用人崗位有哪些等。不難知曉，這些數據對于域內社會保障工作的開展和人才引進計劃的制訂都將發揮建設性作用。

三、小結

就業與人才服務中心作為媒介本區域人才資源的供給方與需求方的事業單位，做好人事檔案開放利用工作不僅能服務于廣大就業群體，也能促進域內各類經濟組織的用人需求。在互聯網時代，中心積極構建在線服務平臺為勞資雙方建立起了良好的信息交互機制。筆者在近年的工作實踐中也逐步發現，中心在人事檔案開發利用工作中仍存在著諸多不足。目前，在工作中主要面臨三個方面的挑戰：開放的權限難以把握、利用的程度過于粗放、開放利用的權責模糊。在問題導向下，做好人才檔案開放利用工作的途徑為：中心以書面形式向求職者申請檔案開放的權限與否、中心檔案管理部門應加強人才檔案精細化管理能力、中心應識別用人單位信息真偽按申明授權檔案查閱、中心需建立第三方監督機制為求職者提供政策保障。