資料檔案管理在工程建設中的重要性分析

楊 勇

河北工程大學，河北 邯鄲 056038

一、資料檔案管理工作內容

工程建設的資料檔案管理涉及到了整個工程建設的多個部門，如建設單位、監理單位、施工單位等，從工程建設資料檔案管理的內容上來看，主要包括以下幾方面：

（一）對工程建設過程中建設、勘察、設計、施工、監理等部門的活動文本進行儲存和管理，對相關的資料文本進行歸檔分類；

（二）勘察、設計、施工、監理部門所出具的有關工程建設的相關文件進行文本整理，尤其是圖紙、報告等技術文本要進行重點分類和歸檔整理；

（三）工程建設資料檔案管理需要根據《建設工程文件歸檔整理規范》進行匯總，并在工程單位內部進行備份，同時提交給地方城建檔案管理部門進行歸檔。

二、資料管理工作在建設工程中的重要性

資料管理是建筑工程在建設過程中十分重要的環節，在進行工程建設的時候，很多文本資料將參與到整個工程建設的管理和開展之中，任何工程建設項目的開展和啟動都需要通過文本來進行相關形式的反應和體現，并要充分地發揮文本的指導和保障作用，以此來實現工程建設的科學性和合理性的保障，在進行工程建設的過程中完善的建設目標和體系將幫助建筑工程管理實現跨越式的發展，同時要能夠實現整個資源體系的有效整合與拓展。［1］在建設工程開展過程中涉及到的材料內容十分豐富，做好對這部分資料的管理工作能夠推動工程建設的穩步開展，并確保各項工作內容的有效管理和監督到位。

三、工程建設資料檔案管理的強化對策

（一）強化建筑工程檔案管理環節

在進行建筑工程檔案管理的時候，一定要深入現場做好管理工作，在進行管理工作強化的時候，要從建筑工程檔案管理環節來著手，要明確檔案管理的各個環節的工作體系，要做好各部門和各單位的資料傳遞環節和流程，要從建筑工程資料檔案歸檔的全過程進行環節上的強化，實現檔案資料管理現場跟蹤、實時對接、有效分類。在進行檔案管理的時候，不能單純地進行資料的收集，還需要對資料進行清查、摸底，要積極地探索和研究，對于一些設計圖紙、檢驗報告需要尤其的注意。對于一些重點的建筑工程，資料檔案管理要積極地與現場進行結合，要了解工程開展的實際方案，對于檔案資料要實時進行跟蹤，以此來保障檔案資料的準確性。［2］

（二）利用現代計算機系統

充分利用現代計算機系統和領域，構建完善的建筑工程單位檔案檢索系統。要想提高檔案管理水平，一定要充分重視檔案管理的協調能力和規范化能力，要充分利用部門對檔案管理的水平，以此提高檔案管理的效率。要按照檔案的性質和類型進行歸納整理，并充分借助計算機的科學性進行資料的分類、處理、分析。在進行計算機管理的時候，要設計計算機的相關參數和內容，做到對不同的資料檔案的有效分類和科學整理，以科學化和多極化編號來進行檔案文件的存儲。

（三）詳細分類，確保文件管理規范化

建立完善的文件管理系統，提高文件管理的一致性和規范性，這是保證文件完整性的關鍵基礎。首先，建立檔案管理組織是指對檔案工作進行集中和統一的控制，領導者負責創建檔案，科學配置專職檔案管理員，履行職責，確定職責和建立完整檔案。每個商務中心的專職人員。建立專業的檔案辦公室系統，立即輸入信息數據進行分類和編目，從而獲得文件的數字化和信息化建設。其次，在部門內建立完整的檔案歸檔機制，要求項目各部門的有關人員在借閱材料時及時、安全、完整地歸還材料，以防丟失。在歸檔過程中，文件管理器還會一一檢查檔案，以確保文檔的完整性。

（四）保證項目檔案的準確性和有效性

為了確保建設項目檔案的準確性，穩定性和真實性，項目經理在建設階段應按照現行規定逐步確定有關工人的主要職責，并確定負責人的簽名。如果由于特殊原因無法對簽名進行親筆簽名，則負責人應簽發相關的授權委托書，以確保將授權委托書和完整的文件同時存檔和存儲，并將兩者統一。建立項目文件時，必須有效地防止信息或文本錯誤的發生。如果發現問題，負責人應立即進行調整，以確保文件內容的合法性、準確性和真實性。在項目實施過程中，項目經理應及時將檔案管理活動與項目建設全過程結合起來，積極組織自我檢查和自我管理，對生產現場進行文明檢查，跟蹤生產現場，實時查看項目檔案的外觀和特定過程，避免在此期間文件管理調整不足。

四、總結

總而言之，資料檔案管理對于工程建設而言有著十分重要的作用，在現階段的工程建設大發展的環境下強化資料檔案管理對推動建筑工程發展而言有著十分重要的意義。