驗(yàn)收記錄儀在物資驗(yàn)收中的應(yīng)用

李小東

摘? 要：文章針對(duì)重要物資實(shí)行驗(yàn)收記錄儀驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)了落實(shí)閉環(huán)的采購質(zhì)量管控機(jī)制的需要。通過驗(yàn)收記錄儀可掌握、查詢驗(yàn)收過程及驗(yàn)收質(zhì)量，真正落實(shí)采購質(zhì)量責(zé)任。同時(shí)能夠督促驗(yàn)收人員規(guī)范驗(yàn)收。通過驗(yàn)收影像資料，進(jìn)一步規(guī)范驗(yàn)收人員行為，督促驗(yàn)收人員各項(xiàng)驗(yàn)收制度落實(shí)到位。

關(guān)鍵詞：記錄儀;物資;驗(yàn)收;應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F274? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ?文章編號(hào)：2095-2945（2020）35-0175-02

Abstract： In this paper， the implementation of acceptance recorder acceptance of important materials， to achieve the implementation of closed-loop procurement quality control mechanism. Through the acceptance recorder， we can master and query the acceptance process and quality， and truly implement the responsibility of purchasing quality. At the same time， it can supervise and urge the acceptance personnel to standardize the acceptance. Through the acceptance of image data， it is supposed tofurther standardize the behavior of the acceptance personnel， and urge the acceptance personnel to implement the acceptance system in place.

Keywords： recorder; material; acceptance; application

引言

一直以來，物資采供中心高度重視采購物資質(zhì)量管理工作[1]，雖然各項(xiàng)質(zhì)量管理制度已很健全，但驗(yàn)收員采用現(xiàn)場(chǎng)抄錄，手工錄入系統(tǒng)的驗(yàn)收模式。驗(yàn)收工作存在以下問題：一是驗(yàn)收工作效率低，工作易出錯(cuò)。二是未真正落實(shí)采購質(zhì)量的閉環(huán)管控機(jī)制，尤其是業(yè)務(wù)科室無法全面掌握物資的實(shí)際入庫質(zhì)量，職能科室對(duì)物資接貨及驗(yàn)收過程缺少管控手段。三是由于個(gè)別驗(yàn)收人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在制度落實(shí)執(zhí)行不到位，驗(yàn)收把關(guān)不到位的問題，存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)[2]。

1 本申報(bào)成果要解決的技術(shù)問題

（1）需購置相應(yīng)的設(shè)備，如：手機(jī)、路由器、磁盤陣列。

（2）開發(fā)相應(yīng)功能，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收數(shù)據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄、拍照、攝像、上傳等功能，相關(guān)部門和供應(yīng)商可以通過物資管理系統(tǒng)或淮礦物供網(wǎng)，查看拍攝的圖片、視頻等驗(yàn)收資料。

2 具體實(shí)施方式

驗(yàn)收記錄儀系統(tǒng)由安卓手機(jī)、手機(jī)客戶端、物資管理系統(tǒng)驗(yàn)收記錄組成。驗(yàn)收員使用手機(jī)對(duì)驗(yàn)收物資、驗(yàn)收過程進(jìn)行拍照或錄像。拍攝時(shí)，首先選擇到貨單據(jù)，按驗(yàn)收物資、驗(yàn)收項(xiàng)目逐一拍照或錄像，驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，在手機(jī)上錄入相關(guān)信息。驗(yàn)收完成后，回到具備無線網(wǎng)絡(luò)的辦公室，點(diǎn)擊手機(jī)APP的上傳資料按鈕，將數(shù)據(jù)傳到中央機(jī)房存儲(chǔ)平臺(tái)。各級(jí)管理人員可通過物資管理系統(tǒng)驗(yàn)收記錄功能查詢相關(guān)驗(yàn)收?qǐng)D片和視頻。操作過程如下：

2.1 安裝手機(jī)客戶端

登錄http：//137.12.5.3，進(jìn)入物資供銷分公司網(wǎng)站，在最下方找到“安卓手機(jī)客戶端下載”，點(diǎn)擊鏈接，進(jìn)入到下載頁面，使用手機(jī)QQ或其他軟件掃描二維碼下載并安裝。安裝成功之后系統(tǒng)會(huì)顯示物資管理平臺(tái)圖標(biāo)。

2.2 登錄

輸入物資管理系統(tǒng)的“賬號(hào)”、“密碼”和“手機(jī)驗(yàn)證

碼”，即可點(diǎn)擊登錄。如果選擇了“下次自動(dòng)登錄”，則系統(tǒng)會(huì)記錄本次登錄的用戶名和密碼，下次再次登錄的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將本次登錄的用戶名密碼和手機(jī)驗(yàn)證碼自動(dòng)輸入，直接點(diǎn)擊登錄即可。

2.3 下載送貨單據(jù)

下載單據(jù)是將待驗(yàn)收的單據(jù)下載到手機(jī)上，包括送貨單和配撥單，僅下載狀態(tài)為“待驗(yàn)收”的單據(jù)，必須在有網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下才能下載。登錄后，點(diǎn)擊主頁中的“驗(yàn)收管理”進(jìn)入到驗(yàn)收管理界面，點(diǎn)擊“下載單據(jù)”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出下載條件設(shè)置窗口，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置條件，其中供貨單位指供應(yīng)商或發(fā)出倉庫，可只輸入關(guān)鍵字，單據(jù)編號(hào)也可只輸入部分內(nèi)容，點(diǎn)擊確定按鈕。

2.4 現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收操作

2.4.1 查找單據(jù)

若下載到手機(jī)上的單據(jù)較多，可以通過查詢功能找到對(duì)應(yīng)的單據(jù)，查詢條件包括供貨單位、單據(jù)編號(hào)、物資編號(hào)。選擇需要驗(yàn)收的送貨單（配撥單），點(diǎn)擊進(jìn)入單據(jù)信息界面，填寫相關(guān)信息后，點(diǎn)擊保存按鈕。

2.4.2 物資驗(yàn)收操作

辦理驗(yàn)收時(shí)，需要逐條物資進(jìn)行驗(yàn)收，選中要驗(yàn)收的物資，點(diǎn)擊即可進(jìn)入“送貨單明細(xì)驗(yàn)收”界面。明細(xì)驗(yàn)收界面包括：物資信息、一級(jí)驗(yàn)收信息（僅二級(jí)驗(yàn)收物資顯示）、數(shù)量信息、資證信息、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等。按照提示填寫驗(yàn)收信息、拍照、填寫驗(yàn)收結(jié)論（圖1）。

2.4.3 上傳驗(yàn)收數(shù)據(jù)

上傳驗(yàn)收數(shù)據(jù)是指將手機(jī)上填寫的驗(yàn)收信息上傳到物資管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成未提交狀態(tài)的驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收員需要在物資管理系統(tǒng)中查找驗(yàn)收單據(jù)，補(bǔ)充完善相關(guān)信息，然后提交驗(yàn)收記錄，完成驗(yàn)收工作。

2.4.4 提交驗(yàn)收記錄

數(shù)據(jù)上傳之后，登錄物資管理系統(tǒng)選擇“驗(yàn)收記錄”功能，找到上傳后生成的驗(yàn)收記錄，補(bǔ)充填寫其他信息，然后提交驗(yàn)收記錄，完成驗(yàn)收。

2.5 查詢驗(yàn)收?qǐng)D片或視頻

2.5.1 打開驗(yàn)收記錄，點(diǎn)擊查看相應(yīng)驗(yàn)收?qǐng)D片或視頻（圖2）。

2.5.2 打開送貨單，點(diǎn)擊查詢檢驗(yàn)報(bào)告，查看相應(yīng)驗(yàn)收?qǐng)D片或視頻（圖3）。

3 結(jié)束語

通過使用驗(yàn)收記錄儀，提高物資質(zhì)量驗(yàn)收管控能力，實(shí)現(xiàn)采購與驗(yàn)收的閉環(huán)式管理，規(guī)范了接貨、驗(yàn)收行為，同時(shí)也規(guī)范了供應(yīng)商行為，有效防止違規(guī)違紀(jì)、損害企業(yè)利益現(xiàn)象發(fā)生。驗(yàn)收模式創(chuàng)新。落實(shí)閉環(huán)的采購質(zhì)量管控機(jī)制的需要。通過驗(yàn)收記錄儀可掌握、查詢驗(yàn)收過程及驗(yàn)收質(zhì)量，真正落實(shí)采購質(zhì)量責(zé)任。督促驗(yàn)收人員規(guī)范驗(yàn)收。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖娟莉.如何在物資供應(yīng)中做好物資采購和驗(yàn)收工作[J].內(nèi)江科技，2011（1）：160.

[2]賈英杰.對(duì)物資管理中如何有效控制成本措施的綜合論述[J].價(jià)值工程，2010（27）：5.