“智慧校園”背景下的高校后勤信息化建設存在的問題與對策分析

喬碩功

(中南大學后勤保障部，湖南 長沙 410083)

1 引言

信息化是當今世界發展的大趨勢，是全球經濟增長的核心驅動力，快速推動著經濟社會發展和變革。自黨的十八大以來，信息化列為國家重要戰略，各行業信息化步伐不斷加快，社會整體信息化程度不斷提升。《中國互聯網發展報告2019》指出，2018年中國數字經濟體量為31.3萬億元，GDP占比34.8%。中國網民規模為8.54億人，互聯網普及率為61.2%。2016、2018年，教育部先后發布《教育信息化“十三五”規劃》[1]和《教育信息化2.0行動計劃》[2]，明確提出以教育信息化全面推動教育現代化、普遍提高信息化應用水平和師生信息素養，充分利用云計算、大數據、人工智能等新技術，構建全方位、全過程、全天候的支撐體系，助力教育教學、管理和服務的改革發展。2019年，中共中央、國務院印發《中國教育現代化2035》[3]和《加快推進教育現代化實施方案(2018—2022年)》[4]，明確指出加快信息化時代教育變革，將教育信息化提升為國家戰略規劃之一。

在此背景下，各高校不斷完善、集成和升級基礎IT架構和系統，積極探索云計算、大數據、物聯網與人工智能等新信息技術應用，積極實施教育信息化和現代化戰略[5]，并提出“智慧校園”建設目標[6]。后勤信息化也納入高校“智慧校園”建設，讓數據多跑路，師生少跑路，服務到師生“心坎里”，保障在師生需求“關鍵時”，助力高校“雙一流”建設和改革發展。

2 高校后勤信息化建設現狀

隨著信息化建設不斷推進和新技術逐步應用，高校后勤信息化建設大致經歷三個階段：一是電腦和辦公軟件的普及應用階段；二是后勤業務管理系統建設階段，主要是提升工作效率和促進管理精細化；三是“智慧校園”背景下的智慧型、服務型后勤信息化建設階段，依托互聯網、物聯網、大數據、云計算和人工智能等信息技術，將數據中心建設列為核心建設目標，強調服務中師生的感受和體驗，提供全方位、全覆蓋信息化環境的后勤保障綜合服務平臺[7]。

在對高校后勤信息化進行調研和收集中國教育后勤協會信息化建設專委會有關數據的基礎上，本文從領導組織體系等五方面分析高校后勤信息化建設的現狀。

2.1 領導組織體系

高校后勤部門普遍重視信息化建設，有92.7%的高校后勤部門領導任后勤信息化建設負責人，其中54.2%為后勤行政主要負責人，5.7%為分管校領導；59.1%的高校后勤設立信息化相關機構，26.8%的高校后勤計劃成立信息化相關機構。

2.2 制度保障與執行

多數高校后勤部門制定了信息化發展規劃，但執行效果有限。66.7%的高校形成了后勤信息化頂層設計方案和規劃，但近50%的受訪者認為信息化方案和規劃未有效執行或無實際指導意義，26.7%的受訪者表示會主動修訂完善頂層設計方案和規劃。

2.3 資金投入與使用

后勤信息化建設經費投入差異較大。年投入經費最高的為1 000萬以上，少的不足10萬元。在資金使用配置方面，由高到低依次是管理應用系統建設、信息化基礎平臺建設、系統運維運營和信息化培訓。

2.4 系統建設與應用

后勤信息化系統依據使用場景可分為基礎平臺系統、業務管理系統和服務系統三類。其中，占比第一的是業務管理系統，分別是維修管理系統、能源管理系統、公寓管理系統、物流管理系統、服務監控系統、財務管理系統、OA辦公系統等。占比第二的是服務系統，主要是信息門戶、餐飲服務、住宿服務、場館預定、呼叫系統等。占比第三的是基礎平臺，較為成熟的應用為身份認證和支付平臺。

2.5 數據平臺建設與數據治理

數據平臺建設和數據治理有待加強。后勤信息化建設中，21.3%的高校建立了統一的數據平臺，20.1%的高校建設了數據處理引擎，多數高校未制訂后勤信息化數據標準和開展數據治理工作。有96.8%的高校后勤部門進行數據統計工作，但極少聘任專業人員開展數據分析和數據挖掘工作。

3 高校后勤信息化建設中存在的問題與分析

隨著國家對信息化的重視程度提升，特別是對教育信息化的持續關注和投入，高校后勤面臨的問題更多是如何科學、可持續的進行信息化建設，如何保證建設成果能夠滿足師生員工的需求。基于以上認識和后勤信息化現狀，筆者歸納出高校后勤信息化建設存在以下問題：

3.1 頂層設計與規劃缺乏重視

調研發現，高校后勤信息化建設工作中，雖制訂了相應的頂層設計規劃，但實際執行卻不甚理想。其原因有三：一是規劃缺乏連續性、前瞻性和系統性，導致信息的不對稱和發展的不平衡，從而令信息化建設面臨進退維谷的局面[8]。二是規劃執行有差距，根據當前需求開發軟件或系統，已建系統各自獨立，信息共享不足，“信息孤島”較為普遍。三是規劃設計內容相對空泛，操作性不強，不能很好指導實踐。

3.2 需求分析不到位

在后勤信息化建設需求調研環節，容易出現真實需求和調研結果出現偏差，導致建設成果與實際目標不一致。原因有二：一是高校后勤人員習慣從自身角度提出信息化建設的想法、目標以及愿景，而缺乏對業務需求、功能需求、性能需求的專業認知。二是系統開發團隊因缺乏實際后勤管理工作經驗和實踐，對總體需求的刻畫容易產生偏差。

3.3 設計導向偏重于業務管理

后勤信息化建設更多關注內部機制的完善，以提升后勤標準化、精細化管理為主要目標[9]。思維停留在傳統后勤部門的行政管理層面，以優化管理流程和管理者視角去設計開發系統，很少能構建服務對象的用戶畫像(User Persona)，在UI、交互和產品設計中未充分考慮用戶體驗，師生在使用中對應用系統滿意度和認同感不高。

3.4 缺乏后勤基層員工支持

很多高校認為后勤信息化建設的難點之一是后勤基層員工態度消極，對信息化系統有抵制情緒[10]。原因有三：一是部分系統管理操作過于復雜，交互性、穩定性欠缺；二是部分系統因UI而犧牲實用性和易用性；三是忽略了不同高校之間的應用場景差異。后勤基層員工在使用系統時，不僅沒有提升工作效率，反而增加了額外工作量。

3.5 對信息專業人才認知存在誤區

許多文獻提出信息化專業人才缺乏制約了高校后勤信息化建設的發展，高校后勤很難吸引和留住專業信息化技術人才[11]。在信息技術高度發達的今天，IT行業內分工高度細化，技術迭代速度也不斷加快。后勤部門建立一支負責設計、開發、測試和運維全過程信息化團隊，成本過于高昂且不實際。因此，高校后勤面臨的問題不僅僅是缺乏信息化專業人才，更重要的是識別哪些IT崗位或分工是后勤部門所需，從而找到后勤部門信息化建設的“關鍵人物”。

3.6 資金安排和配置缺乏科學性

缺乏資金持續投入是制約后勤信息化建設的關鍵因素之一。經調研和分析，發現很多高校后勤信息化建設資金配置缺乏科學性：一是資金多用于硬件設備的購置，少部分用于軟件系統的開發；二是沒有將資金聚焦在能快速體現后勤信息化成果的關鍵項目，缺乏亮點和顯示度；三是資金投入忽視對已有項目的升級和維護。因此形成新建項目一時難以顯現成果、已建項目又難滿足需求的尷尬局面，決策層很難評估后勤信息化持續投入的價值。

4 高校后勤信息化建設的對策

4.1 強化信息化頂層設計與規劃

高校后勤工作涉及師生日常學習、工作、生活的方方面面，信息化建設是一項系統性強、復雜度高、建設周期長的系統性工程，進行科學的后勤信息化建設層頂設計、編制切實可行的信息化建設中長期規劃尤為重要[12]。后勤信息化頂層設計應包含以下方面：一是需求分析。通過建設目標分析、工作調研分析、現狀分析、師生需求分析等，梳理出后勤信息化建設需求；二是總體設計。通過調研確定信息化建設的基本原則、建設目標等內容，確定重點建設內容，提出建設總體架構；三是架構設計。包括業務架構、數據架構、應用架構、基礎設施架構、安全體系等；四是實施路徑設計。明確建設的先后順序、實施周期、資金預算、實施階段計劃和風險保障措施。

4.2 重視需求分析調研

需求分析是信息化建設的基礎，決定信息化的總體設計和整體架構，因此需求分析一定要具體而詳實，應包括以下內容：目標分析、用戶分析、業務需求分析、系統功能需求分析、信息資源需求分析、信息共享和業務協同需求分析、基礎設施建設需求分析、性能需求分析、安全需求分析、接口需求分析等。

4.3 確立需求驅動的設計導向

建設智慧校園背景下的后勤信息化系統的根本目的在于改變傳統意義上師生與后勤保障服務的交互方式[13]，實現以人為本的個性化創新服務。因此，后勤信息化建設必須確立以服務對象需求驅動的設計導向。一是有效提升用戶體驗，在UI、交互和應用流程中不斷契合師生的感受與需求，提升師生滿意度和獲得感；二是應用云計算和大數據技術，構建服務對象的用戶畫像，聚類不同群體的精準需求，真正實現以人為本的個性化創新服務；三是充分考慮后勤基層員工的能力水平和訴求，充分考慮系統的實用性和易用性，讓后勤基層員工實在感受到信息化對后勤服務質量提升的促進作用。

4.4 搭建數據收集和治理平臺

隨著后勤信息化的發展，信息系統也越來越復雜，數據越來越多，大量數據沒有進行數據分析和挖掘，且不同系統數據因數據標準和結構不同難以實現信息共享。因此，數據收集和治理平臺是后勤信息化建設的瓶頸環節。平臺建設包括數據采集、治理、存儲、管理，數據資源目錄，數據交換接口，數據分析、挖掘與可視化，數據運行監控和決策支撐等內容組成[14]。一是實現一數一源和伴隨式數據采集；二是通過數據標準管理、元數據管理和數據模型管理，提升數據質量，有效實施數據分布規劃和數據治理；三是制定數據資源目錄和數據交換接口，實現后勤系統與學校平臺數據共享與交換；四是融合大數據技術，實施數據分析和挖掘，實現數據深層價值應用，及時調整和升級服務管理；五是應用可視化技術，建立后勤數據運行監控和決策支撐平臺，及時了解后勤運轉狀況，輔助管理者做出決策，提升后勤治理能力和師生滿意度。

4.5 建立人崗相適的信息化團隊

明晰后勤信息化團隊的定位和作用是引進培養人崗相適專業人才隊伍的前提。因后勤部門職責所限，存量人員難以獨立完成設計、開發、測試和運維。參照IT行業常見崗位設置，后勤部門應設以下崗位：一是“產品經理”，具備IT行業知識和后勤工作經驗，了解師生和后勤部門信息化需求和目標，能夠擬訂后勤信息化規劃和頂層設計，能與開發團隊進行有效溝通；二是“運維工程師”，負責系統日常管理和維護；三是“數據分析師”，負責數據分析和挖掘，發揮數據驅動的核心引擎作用。

4.6 科學配置信息化建設資金

在信息化建設規劃階段，要制定科學的預算和風險保障措施，合理安排信息化建設資金。一是在技術資源不足的條件下，宜分配適當資金聘請專業團隊定制后勤信息化頂層設計方案和中長期規劃，可提升后勤信息化建設的效果，降低建設風險。二是重視已有項目的升級和維護，分配資金用于已有系統的運維和二次開發。三是優先投入能讓后勤服務產生良好示范和形成品牌的項目，形成良性循環。四是充分利用學校已有的信息基礎設施和平臺，或應用云計算技術，根據實際需求選擇IaaS、PaaS或SaaS服務，合理降低信息化建設成本。

5 結語

隨著國家政策的支持和移動互聯網、大數據、物聯網和人工智能等新技術的廣泛應用，高校后勤信息化建設迎來了前所未有的良好機遇，期待形成頂層設計科學、實施操作有序、服務保障高效、師生員工滿意、系統成效明顯的良好局面，助力智慧后勤、智慧校園的建設。