辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

郭子鋒

【摘要】檔案收集與歸檔工作是辦公室的常規(guī)工作內(nèi)容，切實做好該項工作可以促進各單位、各部門規(guī)范、健康發(fā)展。本文結(jié)合山西省呂梁市方山縣北武當風景名勝區(qū)管理委員會實際工作經(jīng)驗總結(jié)，對在公辦公室文書檔案收集與歸檔工作的常見問題進行簡要介紹，并總結(jié)相應的對策，以期使檔案收集與歸檔工作更加規(guī)范。

【關(guān)鍵詞】公文處理工作? 工作效率? 規(guī)范體式

引言：文書檔案收集與歸檔的內(nèi)容包含多個方面，例如會議紀要、通告和工作計劃等。有序的收集與歸檔工作可以使單位內(nèi)部實現(xiàn)有效的溝通和聯(lián)系，促進單位工作的規(guī)范化和精細化，是一項重要的經(jīng)營管理手段。因此，要深刻認識到檔案收集與歸檔的重要性，提高辦公室文書工作的水平和質(zhì)量。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)

通常情況下，辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)主要有三個方面：第一，文書檔案必須在辦理完畢之后才能收集并歸檔。因歸檔后的檔案文件取閱不便，所以為提高工作效率需在辦理完畢后開始歸檔工作;第二，文書檔案需具有保存價值才進行歸檔。無實際意義或失去時效作用的檔案文件一般情況下不需要進行歸檔，以免造成文件管理混亂、無側(cè)重點;第三，歸檔前要做好必要的系統(tǒng)整理。

眾所周知，歸檔前將檔案做好分門別類可以使其具備獨一無二的“身份證明”，有助于保證查詢時的目的性。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）檔案收集與歸檔不及時

從實際工作來看，存在部分行政人員責任意識薄弱，不能按照要求及時對檔案進行收集與歸檔，甚至出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。造成上述情況發(fā)生的原因很多，例如，辦公室工作人員態(tài)度散漫，沒有意識到相關(guān)檔案管理工作的重要性，甚至由于溝通不及時或者疏忽大意，導致接收空擋的出現(xiàn)。

（二）檔案收集與歸檔處理流程不規(guī)范

與以往不同，由于信息量的增加，當前接收的公文檔案種類多、事項雜。同時，由于在接收多份公文檔案時，未及時進行準確的登記，從而導致出現(xiàn)管理混亂或無據(jù)可依，進而影響整體工作進度。

（三）檔案收集與歸檔分類不科學

辦公室文書人員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對檔案進行分類歸納。現(xiàn)實工作中，常有工作人員將所有檔案混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時間完成批示，造成更大的經(jīng)濟損失。

（四）檔案收集與歸檔未遵循保密原則

對于密級檔案文件，文書處理人員未能嚴格按照保密法規(guī)辦理，甚至沒有形成保密意識，將密級檔案公布在社交軟件上，造成較為嚴重的后果，有時還會對國家利益造成威脅。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作策略分析

（一）培養(yǎng)文書人員的責任意識

良好的工作態(tài)度是工作成功與否的第一步。檔案收集與歸檔工作因其細節(jié)繁多的自身屬性，需要責任意識強的人員來負責，若沒有端正的工作態(tài)度，則很容易出現(xiàn)顧此失彼。對此，首先要選拔熱愛此項工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動力，然后在此基礎(chǔ)上，充分認識收集與歸檔的重要性，真正做到不因自身工作認識不足而損害集體形象和阻礙政令通暢。其次，要加強自身能力的培養(yǎng)，做到學以致用。文書人員要養(yǎng)成不斷學習的意識，認真掌握黨和國家的方針政策、法律法規(guī)以及相關(guān)學科的知識，特別注意檔案處理常識的學習。最后，積極主動的踐行職業(yè)行動，縝密細致的完成好待辦事宜。

（二）明確檔案收集與歸檔時效

檔案收集與歸檔工作的首要特點是要求時效性，切記誤時則誤事，要求相關(guān)人員在處理檔案時準確把握時機、及時處理，以便檔案文件發(fā)揮出應有的效用。因此，文書人員要及時、準確的辦理每一份檔案，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結(jié)果，總體原則為快速歸檔，個體要求要特事特辦。普遍的檔案收集與歸檔規(guī)范為注明特急檔案的正式文件應爭取在兩個工作日內(nèi)完成;急件辦理需要在三個工作日內(nèi)完成。值得注意的是，在檔案收集與歸檔過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結(jié)合工作環(huán)境，逐漸形成自己的辦公特色。

（三）規(guī)范檔案收集與歸檔程序

檔案收集與歸檔的規(guī)范程序也可以結(jié)合信息化特點，以提高管理水平。首先，采用信息管理系統(tǒng)。借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺，降低人為失誤的發(fā)生概率。其次，將單位內(nèi)的文件檔案按照類別或發(fā)文部門掃描上傳，并建立編號，形成電子檔案庫，以便于查閱和管理。再次，做好信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新。為體現(xiàn)程序管控，文書人員要及時的將公文檔案處理進展錄入信息系統(tǒng)之中，同時完善責任人信息。最后，設(shè)置警報提醒系統(tǒng)。對于超期審閱或逾期未歸檔的公文檔案，系統(tǒng)要具備報警能力，通過聲音或彈窗提示文書人員有待辦事項，以免出現(xiàn)工作漏洞。除此之外，也可設(shè)立獎懲制度，將檔案收集和歸檔任務與績效管理掛鉤，強化工作責任制。

（四）增強密級檔案保密意識

所在單位要認真開展密級檔案保密工作建設(shè)。具體從以下五個方面進行開展：一要，提高保密意識。保密工作無小事，關(guān)乎企業(yè)利益和國家安全，對于密級檔案要嚴格按照保密工作的有關(guān)規(guī)定做好收集與歸檔工作，做到單獨辦理，領(lǐng)導不在時及時收起。二要，全范圍推廣保密建設(shè)。所有涉及接觸密級檔案的科室要完善保密工作機制，加強聯(lián)系和溝通，確保內(nèi)部信息只在相關(guān)科室傳遞。三要，抓好涉密信息系統(tǒng)的安全防范工作。提高涉密計算機和網(wǎng)絡(luò)保密管理，防止內(nèi)部檔案因互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)而外泄。四要，抓好密級檔案管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負責密級檔案的收發(fā)、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網(wǎng)的有關(guān)材料要嚴格實行審批制度，并定期對上網(wǎng)信息進行保密檢查，及時填補漏洞，防止泄密。五要抓好檔案處理人員的教育工作，提高業(yè)務素質(zhì)。積極參加保密培訓及學習《保密法》、《保密工作業(yè)務指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業(yè)務能力。

四、結(jié)論

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及的環(huán)節(jié)較多，不僅需要文職人員高度的負責，同時還要求較高的政治覺悟和管理水平，以便通過實際工作經(jīng)驗的總結(jié)更好的完善工作檔案管理制度和實際操作方法，保證該項工作的順利進行。

參考文獻：

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