高校校友檔案建設存在的問題及對策

孫佩雯

摘 要：校友是高校最寶貴的人才資源，校友檔案是高校檔案資源建設的重要組成部分，建立和完善高校校友檔案意義無論對校友、對檔案館還是對學校都有極其重要的意義。但是就目前高校校友檔案的現狀而言還面臨著缺少政策性的指導、歸檔意識不足、材料收集難等問題，因此如何做好校友檔案工作需要在實踐中不斷探索和研究，提高高校檔案建設水平，豐富檔案資源。

關鍵詞：校友檔案;檔案資源;檔案利用

人才是經濟社會發展的第一資源，對高校來說，人才也是高校的寶貴資源。高校承擔著教書育人、培養全面發展的人才的責任，每一位學生走出校園踏入社會后，他們的為人處世、精神風貌也是學校形象和精神的體現。所謂校友是指共同在一所學校學習過、交流過、進修過的人。他們都曾有一個共同的身份——同一所學校的學生。當這些曾經的學生畢業（結束學習）離開學校踏入社會后，“校友”也就成為了他們的新身份，同時，“校友”也變成了這些學生之間、學生與學校之間聯系的紐帶和溝通的橋梁。對于高校而言，校友是極為重要的一個群體，校友參與和見證了高校的發展。無論是對于學校本身的發展而言，還是對于在校學生的培養和教育而言，校友資源都是一筆寶貴的財富。校友檔案記錄了學生在校的點點滴滴，不僅反映了學生的成長，是高校教學成果、人才培養的直接成果，同時也是高校校訓精神的一種體現。因此校友檔案無論對高校檔案資源建設、對高校把握社會人才需求等都有十分重要的影響作用。但是目前許多高校并未建立、或者尚未完善校友檔案的相關規章制度，使得校友檔案在實際操作過程中有不少阻礙。因此，試從建立校友檔案的意義、目前建立校友檔案存在的問題以及相應的對策進行研究分析，為做好校友檔案工作奠定基礎。

一、建設校友檔案的意義

2005年4月，中國國民黨主席連戰訪問大陸，北京大學獲悉連戰主席母親趙蘭坤女士與北大的淵源后，特別復印她76 年前在燕京大學（北京大學前身）學習的學籍檔案和照片資料，贈送給連戰先生作紀念，表達了兩岸血脈相連、手足相依，和平統一是兩岸同胞的共同期盼。由此可見，建立完整的校友檔案無論對于校友本人、還是對高校的檔案資源建設、對高校的發展都有及其重要的意義。一方面，校友檔案對服務和促進學校發展，維系校友與學校之間關系的重要紐帶，另一方面，通過建立和完善校友檔案有助于開展對在校生的思想政治教育，豐富校園文化建設，也可以打開學校知名度，為校友、為學校提供更多的機會。

1.有助于完善學籍檔案，豐富高校檔案資源

各大高校自建校以來，培養了許多優秀的畢業生，踏入社會后的他們學以致用，功成名就，在各個領域發光發熱。他們通過自身為社會做出貢獻的同時，為母校增光添彩。傳統的校友檔案一般是指學生學籍檔案，是學生在校時期的真實寫照。隨著校友離開學校步入社會，校友檔案也應當不斷進行豐富和完善，可以包括校友在行業、社會的貢獻、校友個人奮斗成長史。建立校友檔案可以豐富學校的學籍檔案中一部分是學生在校期間時的學籍檔案，校友檔案的另一部分內容是學生踏入社會后的個人奮斗成長史，也是向社會展現學校對學生的培養與教育的成果，是高校校訓精神的體現。

一方面，完整的校友檔案展現的是學生從進入學校到踏入社會的過程中一系列個人情況及其發展過程，包括了聲像檔案、學籍檔案等多方面的信息，展示了校友在學校、在社會上的學習奮斗史。這些完整的檔案內容也可以為校友提供可靠的憑證，如在校時期的獲獎記錄、錄取名冊、學習成績等，這些材料都是校友崗位晉升、出國留學、參軍入伍、辦理退休等必不可少的依據。另一方面，通過校友檔案的收集與建立不僅可以豐富學校的檔案資源，也可以充實學校的校史信息。對校友檔案的收集與建立是對學校發展歷程的見證，是高校精神的體現，有助于人文精神的傳承和發展。

2.有助于激勵在校生，營造積極向上的校園文化

大學階段是大學生世界觀、人生觀、價值觀形成和確立的重要階段，受新形勢下大數據中不良思潮的影響，有些學生可能偶爾會對未來人生規劃迷茫，校友的故事可以幫助他們樹立正確的三觀，校友的檔案信息資源可以發揮“榜樣效應”。校友檔案，尤其是杰出校友檔案是學有所成的校友學生在校時期學習、生活等多方面的真實記錄，也記載著畢業后學習在社會奮斗的點點滴滴，校友畢業踏入社會后進入社會各行各業奮斗打拼，具有不同的成就。他們奮斗的真人真事對于在校生而言是極具激勵作用的，這些學長學姐會成為在校學生學習的榜樣，激發學子向優秀看齊，學子們會在這些校友的故事中得到啟迪和激勵，完善自我，成為經濟建設的有用人才和新文化的創造者。

這種啟迪和激勵主要體現在這樣兩個方面：一方面，有助于新生入學教育，前輩成功的經驗有助于營造一個良好的氛圍，前輩的真人真事可以幫助新生對新環境、專業情況、未來發展有更直接的認識和了解，增加他們的信心，激勵和敦促新生樹立人生目標。另一方面，學校可以通過校友檔案，對校友有更全面的了解，可以定期邀請這些校友來校開展座談會，就業指導等暢談自己的經驗和感想，為學生樹立正確的學習態度和就業方向，這些校友資源對于學生就業和未來的選擇都可以提供都是不錯的資源和信息。

3.有助于加深學校與校友之間的聯系，相互促進

從校友角度而言，校友檔案的建設與完善為校友之間的溝通提供了渠道和橋梁。踏入社會后，曾經朝夕相對的校友因為時間、空間等多方面因素的限制減少了彼此之間的聯系，校友檔案可以幫助他們憶往昔，為廣大校友提供再聚首的契機與機會，彼此溝通，加強校友彼此間的聯系。

從高校教育角度而言，通過校友檔案的建設與完善，可以直接有效了解畢業生的就業信息、流向與相關政策，明確畢業生知識、能力、素質等方面的結構，獲取辦學質量、辦學方向、人才培養等信息，便于高校把握社會人才需求，及時調整自身辦學目標和人才培養模式，優化專業結構。利用校友與母校之間的聯系，還可以促進校企合作與產學研結合的發展，通過校友就業和創業檔案的建立，可以吸取精髓，為高校就業創業教育提供案例和新思路，更好地注重全方位人才的培養。

從社會影響力角度而言，有助于提升社會影響，為彼此提供更多的機會和發展空間。優秀校友在社會的影響力，會不斷提升高校的知名度和社會形象。優秀校友在社會中代表的是學校的形象，隨著校友在社會的成就越來越高，社會影響力的越來越多，關于高校的社會評價也會得到不斷提升，對于高校而言是極好的。與此同時，學校在社會的影響力和威望會為校友提供機遇，校友也會為學校帶來一定的資源，回饋學校，為學弟學妹們提供更多的機會和幫助。校友與高校的發展是相互促進，共同發展的。

二、校友檔案建設過程中存在的問題

1.缺少政策依據

在目前的高校檔案法律規定中雖然對高校檔案進行了黨群、行政、教學等詳細的分類，但是并沒有對校友檔案進行明確規定。因此在缺少政策依據的情況下，校友檔案的建設就具有很大的困難。一方面，校友檔案應當單獨歸類還是屬于教學檔案這也是一個重要的問題，從操作上來說，更是缺少了收集范圍、歸檔標準、收集方法等政策指導和規定。另一方面，高校檔案的內容過多，涉及在校生的學籍檔案、畢業生的社會成長檔案;可能涉及文字材料檔案，也會有聲像類的檔案，尤其是畢業生離校后的檔案如何進行追蹤和完善并沒有科學的規定，使得畢業生離校后的檔案缺失，就無法完整做好校友檔案。

2.檔案管理意識不足

雖然高校都有檔案館（室）、各部門也都配備了專、兼職檔案員，但是還存在著檔案管理意識薄弱的情況，尤其是在校友檔案管理上管理意識的不足。主要體現了兩方面：一方面，雖然很多高校都已經設置了校友工作的機構部門，但是其主要職責是加強校友與學校之間的聯系，組織校友活動，宣傳學校和校友工作等，校友檔案的收集與歸檔并沒有納入到工作職責之中，這也就是校友檔案的管理意識不足的體現。另一方面，專職檔案員對于校友檔案的收集工作的不夠重視，即使是專職檔案員對于校友檔案的收集中也多停留于在校時期學生學籍檔案的收集與整理，畢業后的信息大多僅僅停留在畢業去向之中，而該去向所發生的更新則不在后續的收集與整理之中。校友在社會中的情況與發展的相關信息也就更得不到重視與整理了。

3.收集歸檔難度大

校友檔案的建立最主要的困難還在于檔案的收集與歸檔。一方面，完整的校友檔案的不僅應當有學生在校時期的學習情況，照片等相關信息，還應當有畢業離校后的信息、工作、照片等材料檔案，涉及了不同的載體形式和不同范圍的內容，如何對畢業生離校后的信息進行追蹤和了解目前沒有明確的規定，因此這也增加了檔案材料收集的難度。另一方面，校友檔案的究竟應當歸類在哪一種類別中尚未有一個明確的規定。高校檔案法中對高校的黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類進行了明確的分類，但是校友檔案應當納入到哪一類中并沒有明文規定，這讓校友檔案在實際操作中都有很大的困難和挑戰性。

三、完善校友檔案建立的途徑

1.完善檔案制度

雖然高校檔案法中校友檔案相關規定的缺失就造成了檔案在收集、整理時候的隨意性，但是高校可以在檔案法的政策指導下，根據實際情況制定適合本校的校友檔案收集和管理的規定，將校友檔案的收集與管理納入到檔案管理規章制度之中，明確歸檔范圍的同時，更要確定檔案的崗位責任制。

即是說，一方面不僅要明確列出校友檔案歸檔的范圍，各高校可以從自身實際情況出發，結合上級有關法律法規，建立一套切合本校校友檔案歸檔工作的管理制度，從源頭根源上規范校友檔案的管理，讓校友檔案的歸檔工作有法可依，科學化地建立好校友檔案，這也是高校檔案規范化、法治化的重要體現。另一方面，明確檔案的崗位責任制是說要將校友檔案的收集管理與利用納入到相關部門和人員的職責范圍，對收集、交接、管理和利用的具體步驟進行規定，并對相關人員進行一定的培訓，掌握校友檔案收集與管理的業務，確保校友檔案收集的有序進行，使檔案工作向制度化、規范化、科學化的方向發展。

2.強化檔案管理意識

檔案管理部門與校友檔案形成部門應當加強對校友檔案收集與保管的重視，在校友檔案管理上不僅僅要做到豐富檔案內容，保證檔案的真實性、有效性，、檔案工作人員更要注意對校友檔案信息的保密性，注重檔案員的職業道德修養，要做到時刻為校友的相關信息進行保密處理。樹立好“以人為本”的理念，發揮好檔案部門的服務于“窗口”功能。

一方面，領導層面應當要重視校友檔案的收集與管理。領導的重視是做好校友檔案的前提和基礎。因此，要引起校領導層面的重視，將校友檔案的收集與管理提上議事日程，針對校友檔案工作提供相應的經費，明確好相關部門及其工作人員的崗位職責，各部門分工協調，做好校友檔案的建設工作。另一方面，加強相關部門及工作人員對校友檔案建立的重視。對于校友檔案建立可以從兩個部分進行加強，一則，是加強學生在校時期相關檔案收集與整理的意識。主要包括學生的學習信息，在校時期的成績單、獎懲情況、重大活動照片等。二則，是加強學生畢業后相關檔案的收集與整理的意識。主要包括學生的畢業去向、工作上的重大突破和發展等，這些資料信息的收集離不開校友與學校密切的聯系，只有不斷加強校友與學校之間的聯系與互動，彼此之間不斷交流才能掌握更全面的校友信息。

3.探索檔案利用新模式

基于校友檔案內容的特點，可以在檔案信息化管理的基礎上，整合高校學生學籍檔案信息，構建校友檔案數據庫;同時加強部門之間的合作，檔案工作部門可以與校友會工作相結合，通過校友捐贈、校友論壇等多元化活動讓更多校友主動參與到校友檔案資源的建設之中。

一方面，利用網絡信息化搭建服務平臺。可以利用網絡做好校友檔案信息化，將校友信息納入到平臺之中，這其中可以包括聲像類檔案、學籍檔案以及校友離開學校后的重要階段的檔案信息，這些信息的完善對于校友來說，可以便于日后自己的查閱和利用。同時在經過校友的同意和確認后，也可以提取相關信息建立杰出校友陳列室等，宣傳高校精神、展示校友風采，加強校友與學校之間的互動和聯系，激勵在校生發憤圖強。另一方面，可以利用網絡傳播速度快、高效便捷的特點為校友利用自身檔案提供服務。“改變‘以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動服務的狀況，主動為學校的中心工作和建設大局提供優質服務，以此贏得領導和干部職工對檔案工作的關心、重視和支持，才能在充分體現自身價值的同時爭取有利地位。”檔案工作最終的目的是在于服務。留存史料，服務好各部門的查檔利用，為學生也提供相應的查檔服務。學生在校時期的情況無論對于學生的學習和晉升都及其重要。因此，建設完善好校友檔案可以為校友、為學校、為在校生都提供更好、更便捷的檔案利用。

網絡信息時代，檔案工作的信息化也越來越為重要，如何利用網絡帶來的高效便捷為校友檔案的建立和利用創造更多的機會的同時，在校友檔案管理上盡量做到以人為本，讓校友檔案最大程度地發揮作用，更好地服務于校友，服務于學院，服務于社會;同時鑒于網絡、開放性、信息容量巨大、信息種類豐富、易傳播的特點，如何利用網絡及新興技術確保校友檔案的保密性與安全性是需要在實際操作的過程中不斷摸索和完善。

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