依法治檔背景下科研院所檔案管理體制機制創(chuàng)新案例研究

摘 要：在新檔案法即將頒布實施的背景下，結(jié)合依法治檔，提升檔案治理水平的要求，以案例研究的方式，提出科研院所檔案體制機制創(chuàng)新的若干舉措及其成效，為科研院所綜合競爭力的增強提供更充分檔案資源支撐。

關(guān)鍵詞：依法治檔;科研院所;體制機制;案例;創(chuàng)新

1.主要問題表現(xiàn)及分析

1.1檔案工作的組織模式

檔案工作的組織模式具體是指檔案工作的網(wǎng)絡(luò)體系及其職責(zé)分工，從筆者所在單位檔案工作的組織模式看，以往科技檔案與文書檔案實行分類管理，科技檔案歸口科研管理部門，文書檔案歸口機關(guān)辦公室，這種做法與檔案法所要求的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的原則有較大差距，這種組織管理模式適用于業(yè)務(wù)比較單一、檔案數(shù)量、類型較少的情形，在當前基于項目的管理模式下，涉及到檔案的種類、數(shù)量大幅增加，傳統(tǒng)簡單的分類管理模式已經(jīng)難以為繼。

1.2檔案的保管模式

就科研院所實際看，檔案的保管模式一般可分為集中保管和分散保管兩種情形，這兩種保管模式是共存的。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案由機關(guān)檔案室保管，而財務(wù)檔案、人事檔案等專門檔案由歸口機關(guān)部門保管并提供利用。從單位實際情況看，集中保管的檔案往往更容易獲得充分的資源保障，檔案實體的安全保密風(fēng)險相對較小。這主要是由于機關(guān)檔案室作為單位集中保管檔案的場所，更容易受到重視，而專門檔案往往由于歸口機關(guān)傾向于業(yè)務(wù)階段的資源投入，導(dǎo)致被重視支持程度大打折扣。

1.3檔案制度體系建設(shè)

科研院所檔案制度體系建設(shè)可分為三個層面，分別是宏觀、中觀和微觀，宏觀對應(yīng)單位級檔案規(guī)章制度體系;中觀對應(yīng)檔案實施方案，側(cè)重于檔案工作策劃;微觀對應(yīng)檔案作業(yè)指導(dǎo)書。三個層面相互配合、相互促進，共同構(gòu)成三位一體的單位檔案制度體系。

從實踐看，往往存在三者不銜接或部分缺失的情形，如只有檔案規(guī)章制度，沒有落實制度的具體機制，導(dǎo)致規(guī)章制度無法落地，流于形式;或者有制度有方案，但微觀操作層面沒有進行知識成果的積累，形成作業(yè)指導(dǎo)書，導(dǎo)致具體執(zhí)行時缺乏顯而易得的標準而影響執(zhí)行效果。

2.改進策略及取得的成效

2.1建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，明晰職責(zé)。

在檔案專項驗收以及項目審計、檢查、驗收對檔案質(zhì)量的嚴格要求的倒逼機制下，單位開始重新審視檔案與檔案工作的價值，意識到傳統(tǒng)的檔案工作組織模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)新形勢的要求。為此，單位成立了由一把手任主任，各機關(guān)參與構(gòu)成的檔案工作委員會，并下設(shè)辦公室，以此加強單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。在此基礎(chǔ)上，建立了由檔案工作委員會、委員會辦公室、各單位（部門）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案人員、設(shè)備員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，并明確規(guī)定了成員的職責(zé)

2.2堅持完善集中保管檔案的模式

為充分發(fā)揮集中保管的優(yōu)勢，單位檔案部門主動與業(yè)務(wù)主管部門溝通，主動擴大集中保管的范圍，將會計檔案、人事檔案、健康檔案納入歸檔收集范圍，這樣以來，有效避免了部分專門檔案（尤其是涉密檔案）因保管條件差可能造成的安全保密風(fēng)險，同時也提升了利用效率。由此以來，機關(guān)檔案室逐漸成為單位全部檔案的集中保管部門，有效推動了單位檔案“三個體系”之間的深度融合。

2.3建立三位一體的檔案制度體系

2.3.1.單位級檔案規(guī)章制度體系建設(shè)

單位級檔案規(guī)章制度體系的制定應(yīng)以上位法或上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)檔案制度為遵循：一方面可參照上位法或上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)布的現(xiàn)行檔案制度制定本單位檔案制度，另一方面在暫無制定必要或條件不成熟時，可采取參照執(zhí)行的方式，確保制度體系建設(shè)的完備性和及時性。

在確保實現(xiàn)各類檔案規(guī)章制度全覆蓋的同時，單位針對規(guī)章制度的修訂制訂了專門的管理辦法，建立了規(guī)章制度的年度修訂機制，這也為檔案制度的及時更新完善提供了機制保障。

此外，檔案規(guī)章制度的制定不僅考慮檔案業(yè)務(wù)，也注重與其它體系要求（如質(zhì)量、安全、保密等）進行融合，規(guī)章制度的起草質(zhì)量得到提升。

2.3.2.檔案實施方案

檔案實施方案是為落實單位級檔案規(guī)章制度要求，圍繞項目策劃實施制定的，是將單位檔案規(guī)章制度與項目進行有機融合的結(jié)果。接下來，筆者以單位固定資產(chǎn)投資項目檔案實施方案為例進行簡要介紹。

檔案實施方案是固定資產(chǎn)投資項目實施過程中文件質(zhì)量控制的直接依據(jù)，一般在項目可行性研究報告（或初步設(shè)計）批復(fù)后，由項目管理部門編制。主要內(nèi)容包括：項目概況、項目檔案管理依據(jù)、項目檔案組織管理、歸檔時間及要求、檔案工作目標、進度安排、項目檔案實施計劃、項目檔案管理獎懲辦法等。該方案明確了項目實施過程中文件質(zhì)量控制的組織框架、責(zé)任體系、人員分工、節(jié)點要求、歸檔要求、獎懲要求等要素。從近幾年來施行情況看，切實提升了項目實施過程中文件質(zhì)量的管控力度，取得了良好效果，日益成為固定資產(chǎn)投資項目文件質(zhì)量過程控制的主要抓手。

2.3.3.作業(yè)指導(dǎo)書

從單位近年來固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收檢查的實踐來看，作業(yè)指導(dǎo)書的編制在實際工作中至少解決了以下幾方面的問題：一是解決了文件收集過程中的預(yù)整理問題，相關(guān)人員能夠掌握標準;二是解決了因人員頻繁變動導(dǎo)致知識傳承不及時的問題;三是為出現(xiàn)文件質(zhì)量問題后的追責(zé)提供了依據(jù)。因此，作業(yè)指導(dǎo)書的編制對提升項目文件質(zhì)量意義重大。在繼續(xù)堅持的同時，還需要進一步優(yōu)化完善，具體可圍繞以下兩方面：一方面檔案部門應(yīng)全面制定各類文件收集整理的作業(yè)指導(dǎo)書，以便指導(dǎo)基層人員具體操作;另一方面應(yīng)根據(jù)實踐變化及時進行修訂。以設(shè)備采購為例，隨著網(wǎng)上采購的實施，采購過程文件以網(wǎng)絡(luò)電子文件的形式存在，不再有紙質(zhì)文件留存，面臨這種情況，就需要及時修訂作業(yè)指導(dǎo)書，針對新情況，提出新要求，避免采購環(huán)節(jié)文件的缺失。

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作者簡介：陳鐵漢 性別：男 學(xué)歷：檔案學(xué)碩士研究生 職稱：檔案館員，研究方向：研究項目檔案管理、檔案規(guī)范化、檔案信息化等