辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究

王宇萱

摘?要： 辦公室作為企事業單位的重要部門，主要負責企業內部的性管理事項，可以為企業各項工作的開展提供支持。基于此，本文分析辦公室文檔管理現狀，最后針對問題提出合理的建議，希望能夠為相關行業提供借鑒。

關鍵詞： 辦公室;文檔管理;保密工作

【中圖分類號】G271;F270?【文獻標識碼】A?【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.276

文檔，亦稱“普通檔案”，是機關、團體、部隊、企事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務檔案”“行政檔案”。文檔是一個團體、單位各項方針政策、黨政工作、內部管理、業務活動等的具體體現和及時備案，是上傳下達、溝通協調、開展工作的重要載體。文檔工作為今后各項工作的開展奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據，是單位建設與發展強有力的保障。

1?辦公室工作現狀分析

1.1?工作人員經驗不足

工作人員缺少工作經驗，在出現突發事故后，工作人員無法有效處理。同時，年輕員工榮譽感和責任感不強，影響了辦公室管理作用的實現。

1.2?檔案專業知識不對口

文檔工作一般安排在辦公室，但辦公室人手有限，一般不會安排專職檔案員，往往由某個文員兼任。他們的日常工作包括文件收發、辦公保障、信息溝通與宣傳、檔案管理以及黨團工會等社團工作等等，能夠分配給檔案工作的時間、精力都有限，難免產生文件材料收集不全面、不及時、范圍不明確等方面的問題。大部分單位要求管理文檔的人員去學習檔案管理方面的知識，但不排除個別單位甚至任用根本沒有文檔基礎知識的文員。負責文檔管理工作的人員專業素質參差不齊，加之主觀上個人對文檔管理工作主動性的欠缺，使得文檔管理工作存在很大漏洞，給后續的利用工作帶來一定的隱患。

2?提高辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作的方法

2.1?規范公文制發

辦公室文檔中，公文是檔案前身，檔案則是公文轉化而來。因此，公文質量直接影響著辦公室文檔規范化管理質量和水平。首先，要規范公文制發格式。嚴格按照“通知”“通告”“決定”等13種公文體例格式要求，規范使用文種及結構排列等。其次，要規范公文簽發手續。重點檢查公文制發過程中是否履行了相關簽發手續，落款、主送、標題、印發等是否規范準確。再次，要規范文件載體格式。即，紙張的選擇、文件的打印裝訂，字跡書寫等應規范，如選用4A型紙張，左側裝訂，采用藍黑色墨水，不得散頁、漏頁?？梢姡幏豆闹瓢l，應從公文的起草、審核、簽發、打印等全過程，嚴格按照《國家行政機關公文格式》《國家行政機關公文處理辦法》具體規定和要求，規范做好公文起草、審核等各項工作。

2.2?加強協調，使管理職能得到提升

現階段，加強管理力度，對現有管理體系進行優化和完善，是提升辦公室管理水平的有效途徑。而辦公室作為企業內部的管理機構，在給排水管道工程建設過程中起到了至關重要的作用，具體表現為辦公室人員應該將上級文件及時傳遞給各施工單位，要求其按照規定進行工程建設，并基于工程實際建設情況，制定下一階段的工作計劃。與此同時，還要與其他部門進行溝通和交流，對市政工程建設情況進行監督和管理，扮演好自身在工程建設過程中的角色，從而使市政工程保質保量完成。企事業單位辦公室應積極響應國家和政府部門的號召，基于發展戰略，制定工作計劃，通過監督管理機制的建立，確保工作計劃落實的效果[1]。此外，還應加強考核力度，使目標考核管理的真正作用得以實現。目前，常用的考核方法包括簽訂目標責任書、實施量化考核、建立考核小組等等。

2.3?提高檔案專業知識技能

文檔工作是一項專業性比較強的工作，單位應設置專職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專業畢業生，也可以專門培養此類人才，務必使其掌握較強的檔案專業知識。提高文檔專職人員的專業素養，首先要熟悉《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，其次要熟練掌握文檔收集、整理、鑒定、保管、利用等專業的檔案知識及操作技能。對于文檔工作人員專業知識及技能的提升，可以通過營造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強業務知識傳承、參加檔案局考試或培訓等方式，循序漸進地做好文檔專職人員的培養工作。

2.4?加強立卷指導

辦公室文檔工作是一項繁瑣、復雜的專業化工作，很多部門或機構因人手不足等因素，兼職人員從事文檔工作的現象較為普遍。因此，加強文檔立卷歸檔工作的業務指導，為文檔規范化管理提供強有力的人才支持和保障。為此，首先是要加強兼職檔案人員、文書工作人員的業務素能培訓，加強《檔案法》、公文制發等業務培訓，重點還要做好辦公室文檔立卷歸檔的原則、方法、要求和程序等專業素能培訓。其次是要加強人員配備。根據辦公室文檔規范化管理的實際需要，以及單位實際情況，適當加大文檔從業人員配備，確保辦公室文檔規范化管理必要的人才支持和保障[2]。再次是要夯實文檔管理基礎。加大計算機、掃描儀、檔案密集架等基礎設施投入力度，為辦公室文檔規范化管理提供必要的軟硬件尺寸和保障。

2.5?尋求信息化路徑

隨著科技的進步，信息化、網絡化的發展，檔案信息化的呼聲越來越高漲，需求也越來越迫切。檔案信息化管理就是利用計算機網絡技術中的高速掃描、數據壓縮、數據庫、網絡傳輸等技術手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化管理，最終實現檔案信息資源的共建共享。檔案的信息化是規范檔案管理、完善標準、提高效率的有效方式，能夠極大延長紙質檔案的壽命，提高檔案工作的科學性、可持續性。事業單位應該在做好文檔傳統收、管、用工作的同時，創造性地開展文檔的信息化建設，以適應時代發展的要求，推進單位文檔事業的發展。

結束語：綜上所述，在新時期背景下，企業應注重辦公室管理水平的提升。究其原因，主要是辦公室作為企業的重要部門，其管理水平與企業發展存在密切的關聯。建議企業通過建設辦公室制度、提高人員素質、應用信息技術、創新管理手段等措施的實施，實現預期的目的。

參考文獻

[1]?邱凱.初探檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].蘭臺內外，2019（32）：13-14.

[2]?萬倫宇.芻議互聯網趨勢下圖書館檔案信息化管理新路徑[J].蘭臺內外，2019（32）：27-28.