信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討

鄧平平

摘?要： 干部人事檔案是人力資源管理重要的參考資料，無論對于個人還是企業都具有不可替代的作用。新時期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發展的數字科技都對人事檔案管理提出了更嚴更高的要求，必要的管理方式優化可以有效促進人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動相關制度落實，緊跟時代與科技的發展創新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來人事檔案管理工作者需要思考的。基于此，本文主要分析了信息化時代干部人事檔案管理工作策略。

關鍵詞： 信息化;干部人事檔案管理;策略

【中圖分類號】G270.71?【文獻標識碼】A?【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.277

引言：在信息化時代，干部人事檔案管理工作必須要朝著信息化的方向加速轉型，應通過構建基于信息化技術的干部人事檔案管理平臺、建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作、健全干部人事檔案信息化管理的各項制度、應用大數據及人工智能技術深入挖掘檔案價值、加強對檔案管理信息化人才的培養等一列措施。

1?干部人事檔案信息化管理現存問題

1.1?專業能力有限

采用信息化的管理模式優化人事檔案的管理所帶來的優勢，已經被我們所認知，并得到了廣泛的應用，但是從當前來看，很多情況下是將紙質檔案向數字檔案轉換，在轉換的結果、轉換后的適用性、原有紙質檔案的保護等方面容易出現問題，這主要是由于對專業化技術要求掌握不夠，尤其是專業水平有待提升，而干部人事檔案的信息化管理對檔案人員的專業技術水平要求較高，使得信息化管理處于初級水平[1]。

1.2?管理方法的創新性不足

干部人事檔案信息化管理并不是簡單地將紙質檔案轉化成數字檔案即可，還要在日常管理中對管理方法不斷創新，但是從當前來看，由于管理方法落后，采用的管理機制不完善，管理方法較為傳統，在信息化管理中忽視檔案數據信息的安全性、便捷性和創新性，導致檔案的利用率較低，檔案管理的作用難以有效發揮。

2?信息化時代干部人事檔案管理工作策略

2.1?健全干部人事檔案信息化管理的各項制度

首先需要確定干部人事檔案管理方面的具體內容，主要包含干部履歷表、學習鑒定、年度考核表、職稱評定審批表、已發表論文、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表等，這些包含在檔案重，確保其內容詳細。并且，還需要根據檔案法和其他有關政策要求，根據自身具體狀況，標準化管理干部人事檔案管理在收集、整理、保存、挖掘、利用等操作流程，制定出詳細規定，包含檔案的保存年限、保密、利用、銷毀等具體要求，根據有關的工作標準和說明，為干部人事檔案管理工作實踐提供指導。

2.2?將人事檔案工作與信息化相結合

在2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》中，明確了信息化是未來人事檔案工作的重點方向。通過人事檔案信息化有助于降低原始檔案的使用頻率，進一步保證原始檔案的安全性與完整性。同時當前人事檔案作用于工作生活的多個方面，應用不再局限于單一部門。一方面，可以滿足人事檔案對于即時性的要求，使人事檔案中的信息能夠快速更新，避免了信息不對稱造成的工作失誤;另一方面，通過信息化檔案優化了人事檔案的使用，提高了檔案數據查詢效率。通過網絡與大數據的結合使人事檔案工作更加高效精確。對于人事檔案信息化這一優化方向，首先，應重視檔案信息化這一未來發展趨勢，在人事檔案信息化之初就具有前瞻性，做出合理規劃，根據未來檔案信息化的發展方向，從檔案的材料收集到使用，結合安全快速高效等要求對人事檔案信息化的相關軟硬件技術進行開發優化。

2.3?應用大數據及人工智能技術深入挖掘檔案價值

干部人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向干部人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務，這是干部人事檔案管理的根本價值所在。以往，對于干部人事檔案的應用效率是較低的，如對于干部人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學、全面，而在信息化的技術條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價值。例如，借助于大數據和人工智能技術，我們可以非常快速地對干部人事檔案信息進行量化性的分析，更加科學、準確地反映出干部的知識、素質、能力，并將分析結果與單位自身的干部人才資源戰略規劃結合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據，如評價當前干部人力資源現狀，有哪些優勢、哪些不足，應當如何進行干部人才的引進、培養和調整等等，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進行優化等。

2.4?檔案信息安全方面的創新

為確保干部人事檔案信息資源的安全，需要在檔案信息安全方面加大對其的創新力度。首先，著力構建完善的干部人事檔案信息化安全維護體系，以切實強化軟件運維保護，避免出現數據丟失的情況。在機房物理環境方面加大對其的安全防護，選派專人做好主機和服務器以及持續電源系統與儲存設備存放區的管控，定期做好對其的檢查，尤其是做好病毒庫的實時在線自動更新，以切實強化其網絡安全水平。切實加強對檔案管理人員的專業技術培訓，不斷強化其自身安全意識，定期做好系統的運維和數據庫的完善。其次，需要建立信息安全的保密規范，對用戶管理與使用權限要準確劃分，采取分級管理方式，對使用權限和使用級別進行精準定位和科學劃分。尤其是整個干部人事檔案信息系統的使用流程要科學、安全、規范、完善，切實強化安全保密教育[3]。

結束語：當前，我們應當將干部人事檔案管理信息化建設作為一個關鍵課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，既要客觀、深入認識到干部人事檔案管理信息化建設的必要性，更要改進、優化工作策略，切實推進干部人事檔案管理信息化建設實踐，開創全新的干部人事檔案管理局面。

參考文獻

[1]?林青.干部人事檔案信息化管理模式的實現與保障研究[J].中國管理信息化，2019（14）：170-171.

[2]?冉玉瓊.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（22）：178.

[3]?韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務，2016（23）：52.