高校電子檔案的應用探討

（河套學院總務處，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000）

一、高校電子檔案管理的應用優(yōu)勢

高校檔案數(shù)字化管理模式：指利用信息化技術，以互聯(lián)網(wǎng)和計算機為載體，實現(xiàn)檔案的存儲、傳輸和共享。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，高校檔案步入完全“無紙時代”仍需時間，但如用電子文件替代部分紙質(zhì)文件是符合綠色可持續(xù)發(fā)展理念的，可以減少對紙張及資源的浪費。此外數(shù)字化管理模式對于檔案保存環(huán)境的要求不高，可以在一定程度上避免檔案丟失、破損等情況，但要注重信息安全，避免檔案信息被網(wǎng)絡黑客竊取。實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理可以有效延長重要檔案文件材料原件的壽命，需要時可利用數(shù)字技術進行拷貝還原；同時電子文件可以無限次重復查閱，減少反復調(diào)閱對檔案原件的損壞。數(shù)字化管理模式可以利用計算機技術進行自動分類識別和儲存，在自動化辦公系統(tǒng)運行過程中，輸入相應的電子信息，進行相應的鑒定歸檔、標引等多項信息的實現(xiàn)，可以極大地降低檔案人員的工作量。查詢調(diào)閱相關檔案時也只需進行簡單的計算機檢索操作，使檔案利用更為方便快捷，同時高校其他職能部門調(diào)閱檔案資料時也可以利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案信息的傳輸，操作便捷、效率高，可以極大地提高工作效率。

二、高校電子檔案管理應用現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）意識不夠

高校在進行數(shù)字化校園的大力建設，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的認真態(tài)度，從而使一些門類在建立后卻缺乏有效的管理，從而喪失了其強大作用，形成資源的嚴重浪費。

（二）管理滯后

在高校電子檔案管理上還存在管理滯后的問題。高校處于一個人員密集且流動性很強的環(huán)境中，因此在進行電子檔案管理時，往往需要對其進行不斷更新和維護，以保證其的準確性。但是面對信息量巨大的檔案信息，相關管理人員并不能做好及時更新和維護工作，從而使其更新發(fā)展速度跟不上真實信息變化速度，同時在相關人員進行信息提取上存在較大時差，從而使靈活調(diào)動跟不上需求需要。例如，學生想要獲取其在校成績證明，在經(jīng)過申請、批復后，還需要等到一定時間的提取，從而才能實現(xiàn)信息的獲取，而這對需要及時提取信息的學生來說顯得很不友好。

（三）安全性不高

高校在電子檔案管理上有一定的技術人員做支撐，但是在日常信息的管理上，也存在著一定的信息安全隱患。首先是檔案信息本身存在的安全隱患，高校電子檔案分為共享性和私密性，在信息共享上，相關管理人員確實應該做好安全防控，但是缺乏一定的安全意識，不能有效地排除相關危害信息，從而使學生受到思想污染，這是管理人員不可推卸的責任。而在私密性信息管理上，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，從而不能使相關信息得到安全管理，時常出現(xiàn)信息泄露事件，嚴重影響師生信息安全和學校聲譽，同時在進行信息的存儲和提取時，缺乏必要手段進行二次保護，也容易造成信息外泄。其次是電子檔案存儲的環(huán)境可能存在的安全隱患。由于自然因素或人為因素造成相關設備出錯的情況也時有發(fā)生。

三、電子檔案管理發(fā)展策略的制定

（一）新技術的運用

區(qū)塊鏈技術的優(yōu)勢體現(xiàn)在可以提高相關人員的參與度、有利于激發(fā)協(xié)同效應，使電子檔案收集更加便利和準確。應用區(qū)塊鏈技術可以實現(xiàn)電子檔案收集部門、專業(yè)管理部門等多方面共同參與到電子檔案的更新與維護中，形成分布式的檔案登記管理網(wǎng)絡，電子檔案的副本存儲于每一個網(wǎng)絡節(jié)點中。該技術類可以有效分散工作量，提升管理便捷度及準確性。區(qū)塊鏈技術的另一優(yōu)點是可以使電子檔案的管理模式更加合理且安全性提高。高校電子檔案具有其特殊性，一方面高校人員組成復雜，需要管理的數(shù)據(jù)信息多種多樣，且需要頻繁地更新數(shù)據(jù)信息，各環(huán)節(jié)銜接容易出現(xiàn)問題。因此在實際應用過程中要及時調(diào)整和完善應用方式，使區(qū)塊鏈技術更好地為高校檔案系統(tǒng)服務。

（二）檔案管理模式的轉變及基礎保障制度建設

高校要轉變檔案管理觀念，樹立大數(shù)據(jù)與信息化管理觀念。首先，要轉變檔案管理觀念。其次，要建立檔案管理信息平臺。最后，要完善檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮其應有效用，完成檔案管理體系建設以推動我國高校更好地發(fā)展。此外，要完善基礎保障制度的建設，積極培育并吸納專業(yè)人才，吸收一部分專業(yè)能力強、業(yè)務素質(zhì)高的復合型人才，為高校電子檔案建設提供軟硬件方面的保障。同時，順應信息化管理制度的要求，在制度約束下實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。此外，在高校檔案管理工作中，要特別注意在對集成檔案管理系統(tǒng)進行遷移及整合過程中所形成的檔案移交程序及交接方式。例如，對前端管理系統(tǒng)中的數(shù)字檔案資源、目錄以及數(shù)據(jù)交換格式進行規(guī)范化處理后再上傳；用現(xiàn)有技術手段實現(xiàn)以電子文件長傳為主的電子文件異地備份模式，從而解決在檔案集成管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)中電子文件的批量歸檔問題。

（三）數(shù)字檔案館建設

建設綜合數(shù)字檔案信息管理與服務平臺，有助于實現(xiàn)高校電子文件歸檔以及結構化、非結構化數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔、規(guī)范化管理和安全存儲，為高校各部門和廣大師生提供方便、快捷的檔案信息服務，滿足高校信息化發(fā)展的需要。各高校要因地制宜，對癥下藥，提高對數(shù)字檔案館建設相關措施的重視程度及經(jīng)費的投入。

四、結語

目前高校電子檔案管理中主要存在的問題是建設和管理意識還不夠，不能有效推進相關工作的開展，因此，高校在進行電子檔案管理時，需要做好意識基礎的準備，大力推進其建設和管理，正面對待問題并積極解決。從而實現(xiàn)高校的現(xiàn)代化建設，推動其長遠發(fā)展。