高校電子檔案的應用探討

（河套學院總務處，內蒙古 巴彥淖爾 015000）

一、高校電子檔案管理的應用優勢

高校檔案數字化管理模式：指利用信息化技術，以互聯網和計算機為載體，實現檔案的存儲、傳輸和共享。與傳統檔案管理模式相比，高校檔案步入完全“無紙時代”仍需時間，但如用電子文件替代部分紙質文件是符合綠色可持續發展理念的，可以減少對紙張及資源的浪費。此外數字化管理模式對于檔案保存環境的要求不高，可以在一定程度上避免檔案丟失、破損等情況，但要注重信息安全，避免檔案信息被網絡黑客竊取。實現高校檔案數字化管理可以有效延長重要檔案文件材料原件的壽命，需要時可利用數字技術進行拷貝還原；同時電子文件可以無限次重復查閱，減少反復調閱對檔案原件的損壞。數字化管理模式可以利用計算機技術進行自動分類識別和儲存，在自動化辦公系統運行過程中，輸入相應的電子信息，進行相應的鑒定歸檔、標引等多項信息的實現，可以極大地降低檔案人員的工作量。查詢調閱相關檔案時也只需進行簡單的計算機檢索操作，使檔案利用更為方便快捷，同時高校其他職能部門調閱檔案資料時也可以利用互聯網完成檔案信息的傳輸，操作便捷、效率高，可以極大地提高工作效率。

二、高校電子檔案管理應用現狀以及存在的問題

（一）意識不夠

高校在進行數字化校園的大力建設，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的認真態度，從而使一些門類在建立后卻缺乏有效的管理，從而喪失了其強大作用，形成資源的嚴重浪費。

（二）管理滯后

在高校電子檔案管理上還存在管理滯后的問題。高校處于一個人員密集且流動性很強的環境中，因此在進行電子檔案管理時，往往需要對其進行不斷更新和維護，以保證其的準確性。但是面對信息量巨大的檔案信息，相關管理人員并不能做好及時更新和維護工作，從而使其更新發展速度跟不上真實信息變化速度，同時在相關人員進行信息提取上存在較大時差，從而使靈活調動跟不上需求需要。例如，學生想要獲取其在校成績證明，在經過申請、批復后，還需要等到一定時間的提取，從而才能實現信息的獲取，而這對需要及時提取信息的學生來說顯得很不友好。

（三）安全性不高

高校在電子檔案管理上有一定的技術人員做支撐，但是在日常信息的管理上，也存在著一定的信息安全隱患。首先是檔案信息本身存在的安全隱患，高校電子檔案分為共享性和私密性，在信息共享上，相關管理人員確實應該做好安全防控，但是缺乏一定的安全意識，不能有效地排除相關危害信息，從而使學生受到思想污染，這是管理人員不可推卸的責任。而在私密性信息管理上，管理人員專業素養不夠，從而不能使相關信息得到安全管理，時常出現信息泄露事件，嚴重影響師生信息安全和學校聲譽，同時在進行信息的存儲和提取時，缺乏必要手段進行二次保護，也容易造成信息外泄。其次是電子檔案存儲的環境可能存在的安全隱患。由于自然因素或人為因素造成相關設備出錯的情況也時有發生。

三、電子檔案管理發展策略的制定

（一）新技術的運用

區塊鏈技術的優勢體現在可以提高相關人員的參與度、有利于激發協同效應，使電子檔案收集更加便利和準確。應用區塊鏈技術可以實現電子檔案收集部門、專業管理部門等多方面共同參與到電子檔案的更新與維護中，形成分布式的檔案登記管理網絡，電子檔案的副本存儲于每一個網絡節點中。該技術類可以有效分散工作量，提升管理便捷度及準確性。區塊鏈技術的另一優點是可以使電子檔案的管理模式更加合理且安全性提高。高校電子檔案具有其特殊性，一方面高校人員組成復雜，需要管理的數據信息多種多樣，且需要頻繁地更新數據信息，各環節銜接容易出現問題。因此在實際應用過程中要及時調整和完善應用方式，使區塊鏈技術更好地為高校檔案系統服務。

（二）檔案管理模式的轉變及基礎保障制度建設

高校要轉變檔案管理觀念，樹立大數據與信息化管理觀念。首先，要轉變檔案管理觀念。其次，要建立檔案管理信息平臺。最后，要完善檔案管理系統，從而發揮其應有效用，完成檔案管理體系建設以推動我國高校更好地發展。此外，要完善基礎保障制度的建設，積極培育并吸納專業人才，吸收一部分專業能力強、業務素質高的復合型人才，為高校電子檔案建設提供軟硬件方面的保障。同時，順應信息化管理制度的要求，在制度約束下實現檔案管理的規范化。此外，在高校檔案管理工作中，要特別注意在對集成檔案管理系統進行遷移及整合過程中所形成的檔案移交程序及交接方式。例如，對前端管理系統中的數字檔案資源、目錄以及數據交換格式進行規范化處理后再上傳；用現有技術手段實現以電子文件長傳為主的電子文件異地備份模式，從而解決在檔案集成管理系統與其他管理系統中電子文件的批量歸檔問題。

（三）數字檔案館建設

建設綜合數字檔案信息管理與服務平臺，有助于實現高校電子文件歸檔以及結構化、非結構化數據網上歸檔、規范化管理和安全存儲，為高校各部門和廣大師生提供方便、快捷的檔案信息服務，滿足高校信息化發展的需要。各高校要因地制宜，對癥下藥，提高對數字檔案館建設相關措施的重視程度及經費的投入。

四、結語

目前高校電子檔案管理中主要存在的問題是建設和管理意識還不夠，不能有效推進相關工作的開展，因此，高校在進行電子檔案管理時，需要做好意識基礎的準備，大力推進其建設和管理，正面對待問題并積極解決。從而實現高校的現代化建設，推動其長遠發展。