縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建研究

（伊春市南岔縣檔案館，黑龍江 伊春 153100）

引言：縣級單位部門作為基層的政府單位，由于工作的需要會記錄許多的重要工作會議記錄，因此，其加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)的需求是十分迫切的。傳統(tǒng)的檔案管理工作也必須要面對現(xiàn)今社會發(fā)展所提出的要求，積極地提高自身的檔案信息化水平。檔案管理信息資源交流平臺作為檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，對其的構(gòu)建原則和構(gòu)建中存在的問題進(jìn)行分析研究，進(jìn)而提出改進(jìn)措施以促進(jìn)其發(fā)展，是十分必要也是十分重要的，具有重大的實(shí)踐意義。

一、檔案管理信息資源交流平臺概念

檔案管理信息資源交流平臺是指，為了滿足社會發(fā)展需求，相關(guān)的檔案部門為了實(shí)現(xiàn)社會公共效益，進(jìn)而建設(shè)相關(guān)的信息資源交流平臺，在平臺上公布一些歷史文化資料或者是相關(guān)的透明政策等，進(jìn)而方便社會公眾獲取信息，實(shí)現(xiàn)自身的信息知情權(quán)權(quán)利。檔案管理信息資源交流平臺的建設(shè)過程要?dú)v經(jīng)兩個方面，即數(shù)據(jù)收集匯總階段和數(shù)據(jù)整合共享階段。在數(shù)據(jù)收集匯總階段，要注意收集國內(nèi)的相關(guān)透明化政策信息以及縣級內(nèi)以及相鄰周邊省市的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)整合共享階段，要注意對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合匯總，建立相應(yīng)的檢索機(jī)制，并在檢測過后正式的向公眾推行，方便社會公眾使用[1]。

二、縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建原則

縣級檔案管理信息資源交流平臺的構(gòu)建原則主要包括高效性、經(jīng)濟(jì)性、便捷性這三方面。其中，高效性和便捷性都是對于縣級檔案管理信息資源交流平臺信息檢索方面的要求。其要求在進(jìn)行縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建的過程中，要注意利用信息技術(shù)的信息處理優(yōu)勢和查詢工具，使得其能夠更加快捷地進(jìn)行檔案資料整理和查詢，在最短的時間內(nèi)為使用用戶展現(xiàn)出相關(guān)的資料檢索信息，最大程度地滿足用戶的信息需求。而經(jīng)濟(jì)性主要是指，在建設(shè)平臺的過程中，也要注意成本控制，不隨意浪費(fèi)資金進(jìn)行無用的工作[2]。同時，在縣級檔案管理信息資源交流平臺的構(gòu)建過程中，要積極了解及深入考慮各種動態(tài)。例如，當(dāng)國家頒布新的規(guī)范、政策時，要統(tǒng)籌規(guī)劃，及時對原有的構(gòu)建手段和模式進(jìn)行調(diào)整，與時俱進(jìn)。

三、縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建中存在的問題

（一）未科學(xué)設(shè)置崗位

在縣級檔案管理部門中，由于其與縣級的其他相關(guān)管理部門有聯(lián)通性，日常工作中需要進(jìn)行合作，并兼有檔案管理和檔案保存等相關(guān)職能。因此，很容易造成人事重復(fù)，產(chǎn)生不必要的人員冗余的情況。同時，人事的冗余也會造成權(quán)責(zé)的不明確，進(jìn)而使得崗位的職責(zé)不明，崗位的設(shè)置不科學(xué)合理[5]。

（二）平臺工作人員的專業(yè)能力欠缺

縣級檔案部門的人員中雖然有一定的青壯年，但是更多的還是一些有了年紀(jì)的傳統(tǒng)的檔案管理人員。這些管理人員接受的是傳統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，在現(xiàn)今智能信息時代的發(fā)展中，對于一些新出現(xiàn)的信息技術(shù)操作難免會存在一定的困難，專業(yè)能力還有待提升。

（三）資金缺乏和設(shè)備有待改善

縣級檔案部門由于自身的職能特點(diǎn)而未獲得其相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，縣級領(lǐng)導(dǎo)人員更注重縣內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，多將資金投入到基礎(chǔ)道路建設(shè)和相應(yīng)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展方面，對于檔案部門的發(fā)展未給予應(yīng)有的重視。因此，這也導(dǎo)致了縣級檔案部門面臨資金缺乏的問題，相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施也未能得到及時地更新。

四、縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建優(yōu)化對策

（一）科學(xué)規(guī)劃設(shè)置崗位

要對縣級檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行有效地明確，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)的職位劃分，安排相應(yīng)的人事職位，裁剪不必要的工作管理人員，進(jìn)而保證縣級檔案管理部門內(nèi)的人事精簡。在確保人事的精簡之后，根據(jù)工作管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力等方面，進(jìn)行綜合的考量，進(jìn)而分配其以不同的管理崗位，并使其能夠協(xié)同互助，形成一支高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，積極地推進(jìn)信息平臺的建設(shè)工作，促進(jìn)平臺的優(yōu)化發(fā)展[4]。

（二）加強(qiáng)平臺人員信息操作技能

縣級檔案部門要積極加強(qiáng)對于本部門的檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)力度，提高檔案管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而拔高部門內(nèi)檔案管理人才的專業(yè)能力，為檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展提供相應(yīng)的人才資源保障。同時，也要加強(qiáng)人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，要對部門內(nèi)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)能力的定期培訓(xùn)，進(jìn)而從根本上提高縣級檔案管理工作的工作質(zhì)量。定期培訓(xùn)的方式可以是召開信息數(shù)據(jù)技術(shù)操作的訓(xùn)練營或者是進(jìn)行檔案管理的專項(xiàng)演練操作培訓(xùn)。

（三）政府加大資金扶持

對應(yīng)的省級政府部門管理者要重視其下屬縣市的檔案管理工作，有意識地認(rèn)識到檔案管理工作對于省市發(fā)展的重要性。加大資金投入，對于破舊損壞的重要檔案資料要進(jìn)行專款專項(xiàng)維修，從而積極地保護(hù)珍貴檔案資料，為以后的歷史研究發(fā)展做貢獻(xiàn)[3]。同時，也要積極地進(jìn)行無紙化電子檔案的建設(shè)工作，積極地轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為有效地檔案資料管理。另外，也要及時地更新相應(yīng)的檔案信息管理設(shè)備，將落后的、老舊的設(shè)備及時地替換下來，進(jìn)而促進(jìn)縣級檔案部門檔案管理工作的進(jìn)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，縣級檔案管理信息資源交流平臺構(gòu)建的過程中，還是存在著一定的問題。要想有效地解決這些問題，除了要采取上述的措施外，相應(yīng)的平臺負(fù)責(zé)管理人員，還要從多個方面進(jìn)行著手，積極地轉(zhuǎn)化思想，根據(jù)需求而不斷改進(jìn)平臺功能，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。