縣級檔案管理信息資源交流平臺構建研究

（伊春市南岔縣檔案館，黑龍江 伊春 153100）

引言：縣級單位部門作為基層的政府單位，由于工作的需要會記錄許多的重要工作會議記錄，因此，其加強檔案管理的信息化建設的需求是十分迫切的。傳統的檔案管理工作也必須要面對現今社會發(fā)展所提出的要求，積極地提高自身的檔案信息化水平。檔案管理信息資源交流平臺作為檔案信息化建設中的重要組成部分，對其的構建原則和構建中存在的問題進行分析研究，進而提出改進措施以促進其發(fā)展，是十分必要也是十分重要的，具有重大的實踐意義。

一、檔案管理信息資源交流平臺概念

檔案管理信息資源交流平臺是指，為了滿足社會發(fā)展需求，相關的檔案部門為了實現社會公共效益，進而建設相關的信息資源交流平臺，在平臺上公布一些歷史文化資料或者是相關的透明政策等，進而方便社會公眾獲取信息，實現自身的信息知情權權利。檔案管理信息資源交流平臺的建設過程要歷經兩個方面，即數據收集匯總階段和數據整合共享階段。在數據收集匯總階段，要注意收集國內的相關透明化政策信息以及縣級內以及相鄰周邊省市的信息數據，進而建立相關的數據庫。在數據整合共享階段，要注意對信息數據進行整合匯總，建立相應的檢索機制，并在檢測過后正式的向公眾推行，方便社會公眾使用[1]。

二、縣級檔案管理信息資源交流平臺構建原則

縣級檔案管理信息資源交流平臺的構建原則主要包括高效性、經濟性、便捷性這三方面。其中，高效性和便捷性都是對于縣級檔案管理信息資源交流平臺信息檢索方面的要求。其要求在進行縣級檔案管理信息資源交流平臺構建的過程中，要注意利用信息技術的信息處理優(yōu)勢和查詢工具，使得其能夠更加快捷地進行檔案資料整理和查詢，在最短的時間內為使用用戶展現出相關的資料檢索信息，最大程度地滿足用戶的信息需求。而經濟性主要是指，在建設平臺的過程中，也要注意成本控制，不隨意浪費資金進行無用的工作[2]。同時，在縣級檔案管理信息資源交流平臺的構建過程中，要積極了解及深入考慮各種動態(tài)。例如，當國家頒布新的規(guī)范、政策時，要統籌規(guī)劃，及時對原有的構建手段和模式進行調整，與時俱進。

三、縣級檔案管理信息資源交流平臺構建中存在的問題

（一）未科學設置崗位

在縣級檔案管理部門中，由于其與縣級的其他相關管理部門有聯通性，日常工作中需要進行合作，并兼有檔案管理和檔案保存等相關職能。因此，很容易造成人事重復，產生不必要的人員冗余的情況。同時，人事的冗余也會造成權責的不明確，進而使得崗位的職責不明，崗位的設置不科學合理[5]。

（二）平臺工作人員的專業(yè)能力欠缺

縣級檔案部門的人員中雖然有一定的青壯年，但是更多的還是一些有了年紀的傳統的檔案管理人員。這些管理人員接受的是傳統的檔案管理培訓，在現今智能信息時代的發(fā)展中，對于一些新出現的信息技術操作難免會存在一定的困難，專業(yè)能力還有待提升。

（三）資金缺乏和設備有待改善

縣級檔案部門由于自身的職能特點而未獲得其相應領導人員的重視，縣級領導人員更注重縣內的經濟發(fā)展，多將資金投入到基礎道路建設和相應的產業(yè)發(fā)展方面，對于檔案部門的發(fā)展未給予應有的重視。因此，這也導致了縣級檔案部門面臨資金缺乏的問題，相應的設備設施也未能得到及時地更新。

四、縣級檔案管理信息資源交流平臺構建優(yōu)化對策

（一）科學規(guī)劃設置崗位

要對縣級檔案管理部門的職責進行有效地明確，進而在此基礎上，進行相應的職位劃分，安排相應的人事職位，裁剪不必要的工作管理人員，進而保證縣級檔案管理部門內的人事精簡。在確保人事的精簡之后，根據工作管理人員的年齡結構和專業(yè)能力等方面，進行綜合的考量，進而分配其以不同的管理崗位，并使其能夠協同互助，形成一支高效的檔案管理團隊，積極地推進信息平臺的建設工作，促進平臺的優(yōu)化發(fā)展[4]。

（二）加強平臺人員信息操作技能

縣級檔案部門要積極加強對于本部門的檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)力度，提高檔案管理人才的招聘標準，進而拔高部門內檔案管理人才的專業(yè)能力，為檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展提供相應的人才資源保障。同時，也要加強人員專業(yè)能力的培訓，要對部門內的檔案管理人員進行專業(yè)能力的定期培訓，進而從根本上提高縣級檔案管理工作的工作質量。定期培訓的方式可以是召開信息數據技術操作的訓練營或者是進行檔案管理的專項演練操作培訓。

（三）政府加大資金扶持

對應的省級政府部門管理者要重視其下屬縣市的檔案管理工作，有意識地認識到檔案管理工作對于省市發(fā)展的重要性。加大資金投入，對于破舊損壞的重要檔案資料要進行專款專項維修，從而積極地保護珍貴檔案資料，為以后的歷史研究發(fā)展做貢獻[3]。同時，也要積極地進行無紙化電子檔案的建設工作，積極地轉化紙質檔案，進而實現更為有效地檔案資料管理。另外，也要及時地更新相應的檔案信息管理設備，將落后的、老舊的設備及時地替換下來，進而促進縣級檔案部門檔案管理工作的進展。

五、結束語

綜上所述，縣級檔案管理信息資源交流平臺構建的過程中，還是存在著一定的問題。要想有效地解決這些問題，除了要采取上述的措施外，相應的平臺負責管理人員，還要從多個方面進行著手，積極地轉化思想，根據需求而不斷改進平臺功能，更好地為社會發(fā)展服務。