文書檔案管理工作的規范化分析

（黑龍江北大荒農業股份有限公司新華分公司辦公室，黑龍江 鶴崗 154109）

在文書檔案管理工作中，往往要求管理者能夠確保檔案管理的規范化，推進檔案管理工作的穩步進行，有助于實現文書檔案管理水平地提高。但是，文書檔案管理工作本身具有一定的復雜性，文書檔案管理流程較為復雜，涉及很多環節，為加強文書檔案的科學化以及規范化管理，還需要有關工作人員結合實際情況，明確自身責任，積極采取有效地管理方法，同時注重自身素質能力的提升，嚴格按照歸檔程序以及有關要求進行文書檔案的整理與歸檔，進而滿足文書檔案基礎性管理工作的需要。

一、文書檔案的重要性

文書質量決定了文書檔案的質量，文書的地位決定了文書檔案的舉足輕重、無可替代的重要性。文書檔案是辦理完畢的、重要的、具有一定保存價值的文書材料。“具有保存價值”，說明有一部分文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準。文書檔案歸檔過程中，對檔案人員的素質要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規則，一定要認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留確定有憑證和參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規范整理、安全保管、合理使用”。

二、文書檔案管理中的常見問題

（一）公文制發工作不規范

在文書檔案管理工作開展過程中，公文制發工作的有效開展具有重要的意義，而且公文制發工作質量的優劣與文書檔案的規范性息息相關。這就要求工作人員提高公文制發工作的認識程度，并合理開展該項工作內容。但是，在實際工作開展時，公文制發工作卻大多缺乏標準化，不僅公文的規格存在問題，而且排版與裝訂也容易出現疏漏之處，使得公文制發工作質量大打折扣，對于后續文書檔案歸檔保管等工作也產生了阻礙。為此，針對公文制發工作不規范問題應該予以重視。

（二）檔案管理制度不健全

由于檔案管理制度不健全，結果導致在文件收集整理過程中無章可循、無法可依，致使不該歸檔的文件歸檔了，而該歸檔的重要文件卻沒有歸檔。文件的整理更是隨心所欲，無規范可言。檔案借閱不通過正規的借閱手續，或者檔案借出后不追不還，人為給檔案管理造成混亂。

（三）檔案管理人員素質與能力欠缺

檔案管理不是一個單純的管理工作，而是一項技術性的工作。檔案管理人員的業務水平和管理能力直接決定著檔案的質量。檔案管理人員缺乏專業知識，缺乏管理能力，文化水平低，知識管理水平低，缺乏管理經驗，這些現象不利于檔案管理的規范化。檔案管理不善直接導致檔案質量不能保證。檔案管理人員應該與時俱進，不斷學習和充實自己，提高自己的業務和管理水平。

三、如何加強文書檔案的規范化

（一）做好公文制發工作

開展檔案管理工作期間，管理人員要提升文書檔案的規范性，做好公文制發工作，保證公文質量能達到規定標準。另外，開展文書檔案管理工作期間，工作要詳細了解公文制發的要求，嚴格按照規定標準開展相關工作，保證公文落款等都符合規定標準，降低文書檔案出現錯誤問題的概率，并且還要明確公文的審批權限和簽發手續等，按照要求開展相關工作，注意必須要在文書檔案中注明簽字、擬草、批文等，保障記錄的清晰、準確性，避免出現記錄格式等不符合規定要求的情況。公文制發工作水平與文書檔案質量有著直接關系。因此，管理人員明確公文書寫的格式等，嚴格按照規定標準書寫相關公文，保障公文裝訂、排版等都能達到規定要求，并且還要注意公文中必須注明落款、目的單位等信息，確認無誤之后才可以進行歸檔處理。

（二）規范檔案管理機制，明確責任歸屬

文書檔案管理人員要制定完善的檔案管理機制，明確文書檔案管理的職責，做好文書檔案簽發、審核等相關工作，嚴格按照規定標準開展相關工作，避免文書檔案出現濫發文件等一系列問題。另外，管理人員認真審核簽發的手續、附件是否完善。按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要地填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。

（三）提高檔案管理人員素質和水平

檔案管理人員素質能力極為重要，他們的素質能力決定著最終文書檔案管理工作的質量，因此，提高檔案管理人員素質水平就成了當務之急。由于一些檔案管理人員還沒有認識到文書檔案管理的重要性，因此，有關檔案部門應當加強管理人員思想上的培訓教育，使得檔案管理人員明確文書檔案管理的重要意義，并能夠認真對待自己工作，嚴格按照要求進行文書檔案歸檔與整理，做好文書檔案的檢查工作。此外，還應當注重檔案管理人員素質能力的鍛煉，采取培訓等措施，培養關鍵性的人才，促使文書檔案管理變得愈加規范化。

四、結論

伴隨時代的發展，越來越多的人開始重視檔案的規范化管理，因為這不僅關系著檔案管理效率，同時也關系著檔案信息價值的挖掘利用效果，甚至對于我國社會的發展具有重要的影響。尤其在文書檔案管理過程中，更需要注重加強檔案的規范化管理，確保檔案資料的完整性，以便發揮出這類檔案自身蘊藏的價值。為了達到預期的規范化管理要求，管理者應該提高這方面的認識，并清楚其中的不足之處，不斷建立健全檔案管理機制，明確工作流程，同時還應該著重提高檔案工作人員的素質能力水平，從而實現我國檔案事業的良好發展。