信息技術背景下檔案管理工作問題研究

（山東省菏澤市單縣招才引智服務中心，山東 菏澤 274300）

前言

如今，在信息技術的持續(xù)推動下，檔案管理工作進入了全新格局。面對不斷加深的發(fā)展與變革，檔案管理工作必須拓展管理思維，積極吸收信息技術中的優(yōu)勢，通過科學合理的探索與實踐，提升檔案管理的規(guī)范化和科學化水平，從而推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在當前的檔案管理工作中，必須要認清困境、理清思路，構建起信息技術背景下檔案管理新模式，推動檔案管理工作向好發(fā)展。

一、信息技術時代檔案管理面臨的困境

（一）管理模式相對滯后

伴隨時代的快速發(fā)展，信息技術領域得到廣泛應用，使社會發(fā)展步伐顯著加快。在此背景下，同樣為檔案管理工作帶來了新機遇。然而，當前的檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)管理模式為主導，在信息技術高速發(fā)展的當下，難以適應時代的發(fā)展和要求，導致檔案管理工作效能滯后。同時，受制于檔案管理工作體制的影響，相關的管理者欠缺信息化意識，在實踐中過于側重檔案的整理與收集，而忽視了信息技術所產(chǎn)生的作用，最終使信息化檔案管理模式被邊緣化和模糊化[1]。

（二）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

基于信息技術背景下的檔案管理，需要依賴專業(yè)化的管理軟件來實現(xiàn)。而就目前的現(xiàn)狀來看，我國檔案管理工作仍然處于關鍵轉型期，大部分信息技術的應用尚在起步與探索階段，由此也造成檔案管理軟件不夠統(tǒng)一，存在著顯著的差異性，無法實現(xiàn)檔案信息的交互和傳遞，使檔案管理的實用性受到影響。同時，也使檔案管理的技術難度增加，提升了檔案管理的成本，難以真正實現(xiàn)技術背景下的統(tǒng)一。

（三）信息專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作本身較為繁雜，在信息技術背景下為改變這一困局，信息技術得到了廣泛的開發(fā)和應用，但信息技術的融入也需要建立更為專業(yè)的管理隊伍，從而在根本上提升檔案管理的能力，真正發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢。然而，由于與信息技術的融合需要一定的過程，更需要專業(yè)化的人才，因此基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息技術人員不足成為新的痛點。因而，這就需要在檔案管理工作中加強培育力度，不斷深化人才隊伍的建設。

二、信息技術背景下檔案管理工作策略

（一）構建完善的信息資源管理體系

伴隨信息技術的快速發(fā)展，依托新時代的技術優(yōu)勢，可以改變傳統(tǒng)模式下的檔案管理，提升其現(xiàn)代化的融合能力。因此，為進一步深化檔案管理的信息化建設，應當從檔案管理的基礎入手，建立完善的信息資源管理體系，將信息技術加入到檔案管理工作之中，切實實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，通過這種全新的檔案管理方式，讓檔案管理工作具備數(shù)據(jù)采集、錄入、查閱、應用及管理優(yōu)勢，大幅提升檔案管理工作的效率與準確性[2]。在信息技術的支撐下，檔案管理工作將逐步邁向大數(shù)據(jù)化，在此過程中更需要加強高效便捷運行管理，借助各種管理措施的建立與完善，使檔案管理工作得到全方位的提升，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中可能存在的風險，使各項資料數(shù)據(jù)得到有效的區(qū)分和歸類，發(fā)揮出信息技術背景下檔案管理的優(yōu)勢。同時，對于體系的建立與完善，可以在原有的管理基礎上，融合信息技術管理特征，形成信息資源管理數(shù)據(jù)庫管理方式，供信息化檔案管理參考與借鑒。

（二）強化檔案管理的信息化建設

在全面的網(wǎng)絡信息技術發(fā)展下，檔案管理需要立足于更高的起點和目標，在信息資源管理體系的支撐下，不斷加快信息化建設的步伐，將各種先進的信息技術理念及設備投入到實際的應用中，并在大數(shù)據(jù)等技術中提煉管理優(yōu)勢，最大程度的實現(xiàn)檔案管理的科技化、自動化。一方面，應樹立信息化建設理念。在檔案管理的實踐中，應當拓展管理視野，充分認清信息化建設的優(yōu)勢，將各種創(chuàng)新理念應用到實踐過程中，通過具體的分析與判斷，建立適應于自身實際的檔案管理信息化模式。另一方面，要加強管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件是實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉變的基礎。因此，應當將管理軟件開發(fā)作為首當其沖的任務，通過與各級檔案管理機構的聯(lián)絡與協(xié)作，建立具備統(tǒng)一性的軟件系統(tǒng)，將文字、圖片、視頻等檔案納入系統(tǒng)化管理之中，促進檔案管理的多元化發(fā)展，并在信息共享的優(yōu)勢下實現(xiàn)檔案管理質的躍升。

（三）強化專業(yè)信息管理人才配置

當前檔案管理工作發(fā)展進程中，人才配置成為制約其發(fā)展的重要因素之一。在信息技術背景下，檔案管理信息化發(fā)展步伐的加快，使檔案管理由傳統(tǒng)模式向技術化變革，因而需要大量具備信息操作能力的人員加以保障。一方面，要加強現(xiàn)有人員的培訓，立足于檔案管理的實際需求，積極加強技術創(chuàng)新與培訓創(chuàng)新，將進行的管理技術納入培訓內容，讓人員能夠進行知識儲備和更新，了解專業(yè)信息管理的流程與方法。另一方面，要積極吸納外部專業(yè)人才，按照能者上，庸者下的原則，合理選拔與配置崗位，使檔案管理始終處于高位運行，確保檔案管理工作能夠得到高效落實。

結語

綜上所述，檔案管理在社會中的重要性不言而喻，也日益受到廣泛的關注。基于信息技術背景下的檔案管理，必須要認清未來的技術發(fā)展格局，不斷調整自身的管理方法與模式，加強創(chuàng)新技術的開發(fā)與應用，通過高效、科學、規(guī)范的管理舉措，實現(xiàn)管理質量的持續(xù)躍升，滿足當前及未來的應用需求，切實使檔案管理工作得到優(yōu)化與完善。