高校科研實驗室四維過程管理模式研究

陳曉梅，馬申嫣

（江南大學a.商學院；b.食品學院，江蘇無錫 214122）

0 引言

高校科研實驗室是高校從事人才培養和科學研究的重要基地，科研實驗室的運行機制和管理水平，將直接影響科研水平和人才培養質量。在當今信息技術和網絡技術迅速發展、多學科知識積累和多種技術有機結合的大背景下，管理技術、計算機信息技術等新管理模式的綜合運用將逐步取代傳統管理模式，信息處理、管理計劃與控制能力也將迅速提高［1］，將極大地促進科研實驗室過程管理方法的推廣應用。

1 高校科研實驗室內部運行現狀分析

（1）內部對經費的分配和使用不當。目前許多高校科研實驗室內部缺少費用的初步預算，過程管理不嚴，經費使用隨意，缺少有效的經費使用核查機制［2］，數據統計分析也無法與校級財務對接。內部雖有簡帳，但僅僅是對經費支出和用途的半模糊管理狀態，極易發生資源配置不合理，甚至產生資源浪費［3-4］。

高校科研實驗室作為科研創新的基層單位，必須嚴格落實經費管理的每個環節，強化基層經費管理細節，形成健全的長效經費管理機制，創新管理服務方式方法，激發廣大科研人員的積極性和創造性［5］。

（2）高校科研團隊精神缺失。團隊精神是科研團隊的靈魂，它能增加中心的凝聚力與向心力；激發成員的歸屬感、奉獻精神和成員的積極性、主動性、創造性；增強成員協作意識、團隊責任感以及團隊成就感［4-5］。通過調研發現多數團隊內部各成員之間，缺少凝聚力，導致團隊成員對團隊工作認識不深刻，團隊認同感不強，團隊對于成員來說沒有吸引力［6］，工作動力不足。對團隊事務的態度上，團隊成員職責不明確［7］，部分成員由于兼有行政職務，時間和精力接近飽和狀態，無暇顧及中心團隊的工作，這些均是團隊精神缺失的具體表現［3，8］。

（3）社會惰化問題影響科研團隊的協作效率［3］。

社會惰化是指當群體共同完成一件任務時，群體中的成員所付出的努力比個體在單獨情況下完成任務時付出偏少的現象。目前大部分高校科研實驗室無法對科研團隊及其內部成員進行績效的科學評價，更無法根據成員貢獻的大小進行合理激勵。團隊規模越大，個人努力的可衡量性越模糊，社會惰化現象就越嚴重。這樣就導致貢獻較多的成員感覺到在團隊工作中所得到的激勵遠遠小于自己付出，嚴重挫傷團隊成員的積極性，加劇團隊內部的社會惰化現象，不利于團隊工作的開展。

（4）實驗室管理模式落后，信息流通滯后。傳統的管理方式，現有資源得不到充分利用，實驗儀器設備利用率低，公用儀器設備損壞嚴重，維修困難。實驗室內部儀器設備購買、耗材領用等信息流通不暢，容易重復購置，實驗成本難以控制，資源配置得不到優化。

（5）管理技術手段落后，管理觀念有待更新。當前高校科研團隊實驗室大多采用人工管理方式，工作煩瑣，效率低下，對儀器設備、易耗品、經費支出、子項目成本等進行常規統計、匯總、上報的過程，往往花費大量人力、物力，甚至無法統計，這種事倍功半的工作方式最終導致管理效益低下［5］。

2 高校科研實驗室特點分析

高校科研實驗室的研究人員主要是該研究領域的教師和他們培養的碩博研究生，研究生在導師的引導下，從半獨立到完全獨立進行科學研究，朝著各自的研究方向自主完成科研任務。研究人員承擔著不同的研究任務，如國家委托、地方委托、理論研究、應用技術開發研究等。研究方向和研究階段的不同以及研究任務的交叉，造成了科研實驗室研究任務的復雜多樣性、研究空間的復雜性，也必然導致試劑耗材需求的多樣性和個性化［9］。同時高校研究生培養機制，造成了科研實驗室研究人員的流動性較大。近年來，隨著國家對高校科研投入的不斷加大，高校科研實驗室經費來源越來越多元化和集中化，經費來源渠道多，監管機制不統一，形成經費多頭分散的碎片管理模式，這就對實驗室內部管理和增效提出了要求［10］。

3 四維過程管理模式的探究

管理思維是在長久的管理行為中衍化提煉出的有效的思維模式、思想方法。運用管理思維反哺管理決策對于管理的行為起到事半功倍的效果［11-12］。科研實驗室管理思維應具有全局性和精準性，只有多維思考，才能適應科研實驗室的管理需要［13］。本文系統分析科研實驗室存在的問題和工作難點，基于管理者思維模式，創新提出了四維過程的管理模式。

所謂四維過程管理模式是以機構、角色、業務、績效四維度組成過程網絡系統，進行組織結構設計和制度設計，應用信息技術解決業務過程管理信息的傳輸、處理和反饋［14］，完成信息流、物流、資金流、工作流管理，實現部門精細化過程管理。科研實驗室從管理流程、審核機制、協同方式3 個方面梳理管理工作業務，確定業務過程之間的聯結方式或組合方式，以業務過程為中心，健全組織機構，以機構權限設定角色，以角色為業務流程搭建內聯橋梁，完善審核機制；以項目、導師、學生為業務發生的基本特征，組建項目樹，團隊引領，課題驅動，設定業務運作方式，建立績效考核源；實行業務、財務特征識別雙唯一管理機制，規范財務報銷制度，杜絕財務孤島暗區。通過實時反饋機制，提升協同管理效率。通過學校、科研實驗室財務二級互聯，科研實驗室財務結賬內含校級財務主要參數，為數據核查對賬提供渠道。個性化的報表設置，為經費預算、內部考核、成本輸出等提供依據，助推績效考核機制。

4 實踐實證

食品生物技術研究中心致力于微生物學、分子生物學、食品生物化學等學科領域理論與技術研究以及生物技術在食品科學領域的創新應用。通過對中心內部運行機制的調查與研究，結合學校項目管理、財務管理、物資領用、設備采購和實驗教學管理制度等，從目標、激勵、評價、信息反饋、制度等方面入手，對其內部運行機制中存在的問題進行分析、探討，從理論上理清其運行路向，針對團隊老師、學生、實驗室、設備、物資、財務、績效、成果等離散性管理現狀，探索其內在運行規律和模式，針對性地提出解決問題的建議、思路和方向。根據四維規劃設計出信息化過程管理平臺，促進中心運行機制的有效形成及功能發揮。中心四維過程管理結構如圖1 所示。

圖1 中心四維過程管理結構圖

（1）四維架構運行機制。中心以機構、角色、業務、績效四維架構運行機制，機構包含管理辦、財務辦、技術組、導師組、學生班，角色包含中心主任、基礎數據管理員、財務總監、財務助理、技術審核員、菌種審核員、實驗員、實驗管理員、導師、學生等。業務包含統一采購、自主采購、零星報銷、公用庫管理等。績效方向包含校級項目、組內項目、學生班、學生個人、學生公用物品領用、公共公用物品領用、供應商等。機構、角色相對獨立，靈活組配。機構成員可以是單個或多角色、同一角色或不同角色。單個角色可以指向機構全體成員或機構個體成員，1 人只能屬于1 個機構，1 人可擁有多個角色。每業務許可多個角色，各角色權限個性化選擇定制。所有業務過程由角色推動，業務特征由績效界定。審核機制、績效目標定位人員所屬機構與角色，數據流形成績效考核源，反饋機制提升協同效率。

（2）二級項目樹動態管理。中心目前擁有23 位博士、碩士生導師，博士后4 人，實驗技術人員5 人，在讀博士碩士約200 人，現有校級及以上經費項目100多項。根據課題研究內容相關性，中心規劃設計校級項目、組內項目二級項目樹，擬定組內項目140 多項，組內項目可含組內子項目，以底層組內項目課題任務為導向，各研究方向之間尋求階段性合作，建立導師負責制的學生研究團隊，通過組內項目的遞增、組內成員的實時痕跡調整，實現項目、人力資源一體化動態管理，契合科研實驗室研究任務的復雜多樣性、研究空間復雜性和人員流動性大的特點［15-16］。

（3）形成合理的統一采購機制。中心以需求主體為特征，界定集體采購范疇，制定試劑耗材訂購制度，將統一采購分為校外公共采購和校外個人采購，靈活適應實驗需求的個性化和普遍性，厲行經濟節約，嚴格賬物人相符，達到精細化管理的目標。

校外公共采購包括中心公用庫耗材和日常辦公耗用品集中采購，集成訂單、審核、入庫、結賬、公用品庫存，校級項目內聯式規劃，物品周期性整體下單，分批式入庫結賬。按歸口管理實行多人發起業務，定向角色審核、驗收、入庫；設定入庫待發票節點，實現到貨先入庫供實驗領用，待發票完成后續財務流程；以庫存編碼唯一性控制公用物品選擇性入庫，有唯一屬性編碼物品則自主完成公用品入庫，無唯一屬性編碼的物品為日常辦公耗用品無須入庫。

校外個人采購用于學生個性化實驗物品的統一采購。實現學生獨立申請，責任老師合并下單采購；申請內聯校級項目、組內項目；實行導師、技術二級審核，執行進度實時反饋；師生協同分批式到貨結賬，到貨待發票節點支持先到貨驗收使用后財務結賬；采購歷史共享查詢，實驗需求量、預計剩余量、聯系方式等特征信息為學生間溝通調劑提供方便，減少實驗物品浪費，供應商信息、價格等特征信息為選擇、審核提供參考。

（4）規范自主采購、零星采購報銷流程。自主采購、零星采購報銷業務集流程審核、借款業務、報銷業務一體，內聯組內項目、校級項目，延用校級財務規范，梳理業務審核流程，踐行痕跡管理，合理化使用項目經費，為量化考核、成本核算提供依據。自主采購實行導師、技術二級審核，零星報銷實行導師審核制，借款實行導師、財務二級審核。自主采購歷史共享查詢為資源共享、采購決策、可行性審核提供參考，減少重復購置，資源浪費現象。

（5）規范公用庫管理及物品領用流程。公用庫管理設定物品預警值和屏蔽屬性，通過庫存物品功能數據項實現公用物品個性化管理，有選擇性地在學生申請領用時屏蔽部分數據，校外公用采購時有選擇性地對碼入庫，學生公用物品領用時必須通過主管審核通過才能出庫等。學生公用物品領用、退庫內聯組內項目，輔助辦公室與庫房分離的工作模式，規范化庫存管理物品入庫、領用及審核流程，實現精細化痕跡管理。

（6）完善財務控制體系。每筆業務都會獲得唯一業務編碼，內聯組內項目；結賬時每單包含多業務結賬，每單財務結賬時每筆校級項目支出項都會獲得唯一財務編碼，每筆業務內聯財務編碼。業務編碼、財務編碼的唯一性嚴格避免了重復結賬現象發生，為經費預算、內部考核、成本輸出等提供依據。財務結賬與校級財務主要參數一致，為數據核查對賬提供便捷。精確定位的痕跡管理財務控制模式，解決了團隊內部財務管理與校級財務間的鴻溝管理，杜絕了科研實驗室管理中的信息斷層和孤島現象，為多角度績效考核提供可靠數據源。

5 結語

食品生物技術中心運用四維過程管理模式規劃實施信息化管理平臺，通過協同管理、審核機制、績效推動，弱化了團隊內部社會惰化現象，激發了團隊精神，解決了團隊內部管理的孤島和離散性，有力支撐了中心內部績效管理和統籌規劃，進一步推動了中心效益管理，促進了中心運行機制的有效形成及功能發揮，實現科研工作的可持續發展，對于我國同類機構和科研實驗室的規范化運行和管理具有示范效應和借鑒意義。