網上詢價比選采購系統在高校家具采購中的實踐

王 攀，王 妍，徐 召，南曉斌，許宏山

（南開大學實驗室設備處，天津 300071）

0 引言

家具作為高校開展教學、科研活動必要的、基礎性辦學條件越來越受到高校管理部門的重視［1-3］。我國家具市場因為行業門檻低、市場集中度低、產品差異化程度?。?-5］等特點，導致市場上的家具供應商生產管理水平參差不齊，提供的家具產品中有的存在尺寸質量缺陷、材料缺陷、工藝結構缺陷等［5］。高校家具管理部門如何為全校師生采購到質優價廉、符合需求的家具，更好完成家具采購任務，規避采購環節中的風險，為“雙一流”建設提供更優質的服務，是高校家具管理部門面臨的重要工作內容。

高校的家具采購行為還受到本校審計、紀檢、財務資產部門的監督和制約。國家發展和改革委員會、國務院的相關法律法規和通知也進一步明確了政府采購及政務信息系統中的信息公開要求［6-7］，強調要做到采購過程的公開、透明、可追溯。

如何為師生采購到滿足需求的家具，同時又符合學校和國家相關部門的文件要求，達到既優化采購流程、提高采購效率和資金利用率，又符合采購內控要求，已成為各高校家具采購管理部門的重要研究內容。

1 目前高校家具分散采購現狀及存在的問題

目前教育部直屬高校的校內分散采購方式主要有：

（1）自行采購。家具需求用戶提交采購申請，經家具采購管理部門審核通過后，用戶自行尋找家具供應商購置的一種分散采購方式。適用于采購規模和采購金額比較小的采購行為。

（2）備案采購。家具需求用戶自行采購家具后，通過向家具采購管理部門提交采購結果、簽訂采購合同或者資產建賬等形式來實現的“先采購后備案”的一種分散采購方式。

（3）網上競價。家具需求用戶提出明確的家具品牌、規格、型號、技術參數等采購需求，通過網上競價平臺公開采購需求，家具供應商在規定時限內進行網上報價，以“價格最低”原則選擇成交供應商的一種分散采購方式。

（4）校內招標采購。對于分散采購限額標準以下的家具采購，高校根據本校實際情況，又劃分了學校招標采購限額。校內招標采購是一種適用于在學校招標限額以上、分散采購限額標準以下并采用招標形式購置家具的分散采購方式。

自行采購和備案采購均適用于采購規模和采購金額比較小的采購行為，采購主體為家具需求用戶。用戶需要自行細化家具需求、調研市場上家具供應商資質等內容，用戶的工作量大、時間長、活動范圍廣。網上競價僅適用于品牌、型號、規格等參數非常明確的通用標準貨物采購。家具產品一般沒有通用的品牌和型號，網上競價難度較大。校內招標僅適用于高校校定招標限額標準以上的家具采購，并且招標采購流程有嚴格的規范要求，時間長、程序復雜［8-9］。

2017 年，為落實國家“放管服”的政策要求，結合學校實際情況將我校校內招標限額標準從10 萬元提高到30 萬元。在賦予科研人員充分自主選擇權前提下，為降低采購內控風險、確保學校資金的高效利用，實驗室設備處規定采購總金額在10～30 萬元的家具時需要貨比3 家（或以上）并填寫紙質詢價單報實驗室設備處審批，通過后再進行采購。紙質單據的填寫和審批增加了師生的跑腿次數，而且目前我校是“一校三區”的辦學模式，這無形中增加了審批環節的人力、物力和時間成本。此種詢價方式范圍有限，也不夠透明，不能有效防止“私下交易”，保護學校利益。

2 家具網上詢價比選采購系統的設計

網上競價采購方式具有供應商資質規范和采購流程嚴謹等特點［10-12］，線下填寫紙質詢價單存在操作靈活、審批時間短的特點。實驗室設備處通過將兩者的優點合二為一，建立了網上詢價比選采購系統，其特點：①家具采購管理部門經過市場調研、考察后將一批資質齊全、服務良好的家具供應商納入網上詢價比選采購系統的供應商目錄中，以此為基礎成立網上詢價比選家具供應商庫；②家具采購用戶可借助網上詢價比選采購系統在線發布總金額在10～30 萬元的家具采購需求；③入選家具供應商庫的供應商根據用戶的采購需求提出家具設計方案、設計圖、實物圖等信息；④家具采購用戶對供應商提出的方案進行比較，在綜合考量供應商資質、設計方案、實物信息、報價、售后服務等內容后確定成交供應商，而不以“價格最低”為確定成交供應商的唯一考量依據。

3 家具網上詢價比選采購系統及模塊建立

實驗室設備處前期已經建立了家具資產管理系統［13］，借助于該系統中的身份認證、二級單位組織架構、用戶信息、存放地等基礎數據和多級用戶授權等功能，實驗室設備處將家具網上詢價比選系統與家具資產管理系統中的采購模塊相融合，從而可以實現詢價比選采購申請及審批、比選公告編制及發布、供應商報價、采購用戶選標、成交結果審核及公布等功能的網上辦理。網上詢價比選的功能模塊及流程如圖1 所示。

（1）詢價比選采購申請模塊。經過家具資產管理系統身份認證通過的合法用戶登錄家具詢價比選采購模塊后，在線填寫比選采購申請，同時可以填寫一個自報價的供應商信息。

用戶提交的采購申請經過所在學院（部、處）主管領導審核后，流轉到家具采購管理部門審核。

（2）比選公告編制及發布模塊。采購申請通過后，家具采購管理部門根據用戶提出的家具采購參數按照固定文本模板編制比選公告。家具采購管理部門將編制好的比選公告在學校網站進行發布，同時設定供應商報價時限。

圖1 家具網上詢價比選功能模塊及流程

（3）供應商報價模塊。供應商收到比選公告通知后，制定詳細的家具設計、制作、安裝方案和報價，在報價時限內將方案上傳到系統。若在報價時限內，報名供應商數量不滿足公告要求的數量則公告自動延期一次。公告次數超過兩次后，如報名供應商數量依然不滿足公告要求的數量，則系統發出廢止公告，用戶可進行自購。

（4）用戶選標模塊。供應商報價時限結束后，家具采購用戶可以登錄系統查看供應商報價情況，并綜合對比各供應商的資質、設計方案、報價和售后服務等內容，確定成交意向供應商。如果意向供應商為報價最低的，則系統自動確定此意向供應商為成交供應商并對外公布；如果意向供應商不是報價最低者，則家具采購用戶需要在系統中提交意向供應商推選理由。

（5）成交審核及結果公布模塊。家具采購管理部門對用戶提交的意向供應商推選理由進行審核。審核通過的，對外公布成交信息；對于推選理由不明確或理由不充分的，家具采購管理部門將駁回意向供應商推選申請，由用戶重新選擇意向供應商。

（6）供應商注冊審核模塊。家具網上詢價比選供應商實行注冊制管理。家具供應商可以在網上詢價比選系統的供應商服務平臺中申請注冊，審核通過的供應商可參加家具網上詢價比選活動。

4 家具網上詢價比選采購系統建設成效

（1）將優質供應商納入家具供應商庫。家具采購的難點在于家具采購用戶需要大范圍、長時間尋找家具供應商，并對家具供應商進行遴選。同時，用戶需要掌握家具的部分專業知識，占用用戶大量時間、精力和體力。通過建立家具網上詢價比選系統，家具供應商的遴選工作由家具采購用戶轉為家具采購管理部門，專業人干專業事，在減輕用戶負擔的同時，也降低了采購工作的內控風險。采購過程中分工明確、責任清晰。

（2）建立了家具詢價比選機制。通過綜合對比供應商提供的方案來確定成交供應商，不以“最低報價”為成交依據?！白畹蛨髢r”成交機制雖能最大程度節約資金，但是不可避免會出現惡意壓低報價進行圍標的可能，擾亂供應商之間正常競爭氛圍。通過建立家具詢價機制，綜合對比供應商的資質、設計方案、實物信息、報價、售后服務等內容來確定成交供應商。引導供應商客觀、真實提供報價方案，提高了采購質量。

（3）為家具分散采購探索新的采購方式。家具具有單價低、數量種類繁多、供應商水平參差不齊等特點［14-15］，家具采購面臨著采購形式單一、采購渠道不暢通、采購風險重等問題。建立的家具網上詢價比選采購方式，將拓展高校家具采分散購方式種類，為采購者和供應商提供公正、公開、公平的采購平臺，也為高校家具采購探索新的采購方式。

5 結語

家具網上詢價比選采購系統是利用信息化手段營造服務于高校家具采購人員和家具供應商間的平臺。系統的建立使高校家具采購人員、家具供應商以及家具采購管理者不受時間和空間的限制，大大提高了采購工作效率。相比于傳統的家具采購方式，網上詢價比選采購方式在綜合考慮多種因素下確定成交供應商，避免出現“價低質次”的局面，而且通過引入競爭機制，為高校家具采購工作節約了采購資金，提高了資金利用率。