淺談基層檔案規范化管理

王緒嬌

檔案資料是準確反映一個單位從籌建以來各個時期各項工作從無到有、各項基礎建設由弱到強以及各種重大事件的歷史記錄和真實寫照。一部圖文并茂、設置科學、資料收集整理全面、完整、準確、及時、保存完好的檔案資料，不但是寶貴的精神和物質財富，而且對事業的長遠建設和發展具有重要的指導意義。因此，檔案管理工作也越來越受到各基層單位的高度關注。

下面以嶗山風景區基層檔案管理工作為例，淺談一點思考。

基層檔案管理的意義及作用

檔案是歷史的真憑實證，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，是最可靠的歷史憑證。嶗山風景區基層管理處檔案是整個景區檔案的重要組成部分，是嶗山風景區在管理、發展、服務過程中產生的最真實、最直接、最基層的記錄，是嶗山風景區的寶貴信息資源，也是景區建設的一項基礎性工作，對于研究嶗山發展歷史、傳承社會文明具有十分重要的意義。

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，景區基層檔案記錄著景區發展的點點滴滴，是第一手的參考材料，它可以為日常工作提供備查的依據。管理處負責人了解單位整體狀況，適時調整發展戰略需要歷史檔案作參考，單位管理層做方案、定制度往往都要查找歷史數據，進行同比分析或數據對比，沒有檔案就無法實施，所以單位的科學發展離不開檔案的管理工作。“察往知來，視茲故帙”，是對檔案的參考作用的高度概括。

嶗山風景區每一個部門、單位都源源不斷地產生各種檔案，尤其是景區建設、道路維修、索道檢測、公廁改造等基礎設施建設、施工、維修過程都離不開檔案，還有一些文件材料，如合同、契約等，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。可以說沒有檔案寸步難行，建立規范化檔案工作，對于提升景區整體管理水平具有十分重要的意義。

基層檔案管理工作中的問題

嶗山風景區檔案管理總體較規范，但基層單位與部門檔案管理水平參差不齊，發展不均衡，主要表現在以下三個方面：

一、對于檔案管理工作的認識程度、重視程度不夠，個別管理處領導檔案意識淡薄，認為檔案管理只是保管工作，其主要任務不過是保管，只要檔案還在就可以。沒有建立相關的檔案管理制度，沒有明確領導分管檔案工作，從而導致檔案管理職責不清、制度不全，更談不上將檔案工作列入議事日程，無法保證檔案的完整與安全。

二、檔案規范化管理水平不高。基層檔案管理工作中，普遍存在制度建設缺失，沒有固定的檔案管理人員，或沒有制定檔案管理人員崗位職責和檔案工作規范，直接導致檔案規范化管理水平較差，大量的檔案管理混亂，以至于資料出錯，檔案管理出現問題。

三、檔案基礎設施設備薄弱。有的基層管理處因受辦公場所的限制，沒有建立綜合的檔案室，檔案資料沒有專門的地方放置，有的雖然擁有檔案室，但普遍容量較小，存在保管條件差，設施配備不全，達不到“九防”要求等問題，檔案安全管理存在隱患。檔案管理場所得不到重視，安全問題無法得到保障，以至于檔案資料損壞、缺失，最后成為歷史遺留問題，問題難以得到解決。

基層檔案規范化管理對策

加強組織領導，進一步提高對基層檔案管理工作重要性的認識。

領導重視，明確責任。成立檔案工作領導小組，確定領導責任制，明確專兼職檔案管理人員，劃定階段性任務、目標，把檔案管理納入基層基礎建設的一項重要內容，認真抓好落實。準確把握檔案管理必須圍繞中心服務大局這一基本要求，準確把握好檔案、利用好檔案這一工作主線，找準切入點，使檔案管理服從和服務于工作大局。建立機構、健全網絡。建立綜合檔案員統籌管理、各部門兼職檔案員分工協作的管理模式。各部門各司其職，各負其責，齊抓共管，密切配合，使檔案管理網絡覆蓋到每一個部門、科室。

強化制度建設，加強檔案資源和信息化建設，實現集中、規范化管理。

制定檔案管理人員崗位職責和檔案管理工作規章制度，嚴格執行檔案工作法律法規，對照檔案工作行業標準，進行檔案收集、整理、歸檔和管理。嚴格按照各類檔案標準進行整理、排列、編號，做到不同類別的檔案不同冊，不同年代的檔案不同盒。規范編寫案卷目錄，準確書寫卷內目錄，建立全引目錄索引。規范操作，有序利用，設立信息系統防火墻、密碼訪問控制，嚴格執行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效保證檔案信息的安全管理。

加大投入，完善設施設備，確保檔案安全管理。

檔案基礎設施建設是做好檔案管理工作的前提條件，為了進一步加強基礎設施建設，優先安排使用資金，著力加強檔案管理基礎建設。大力改善檔案工作硬件設施，配備標準化檔案專用庫房，購置檔案室一體機、防磁柜等設施設備，標準規范、數量充足。加強對檔案的管理，定時檢查分析，確保達到“九防”要求。制定檔案災害應急處置預案，并定期組織有關人員進行學習演練，提高對各類應急突發事件的處置能力。

編制檢索工作，強化檔案管理的開發和利用。

檔案信息開發利用是檔案工作的落腳點，是檔案管理的目的，為方便檔案的科學管理和合理利用，更好地為景區管理工作服務，首先編制了電子及紙質兩套檢索工具，提高了檔案查詢的效率。建立了全宗卷，編寫了《全宗指南》《組織機構沿革》《大事記》等資料。對于各類檔案，嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，成立檔案鑒定小組，按規定進行檔案鑒定銷毀。

加強隊伍建設，努力提高檔案管理工作質量。

加強業務指導，提高實際工作能力。檔案管理人員在上崗前要經過實習鍛煉，上級業務主管部門和專業人員給予必要的業務指導，達到具有獨立開展工作的能力。加強業務交流，提高檔案管理水平。定期組織開展參觀、學習、業務座談、知識講座等活動，通過多種形式，開展檔案業務學習和交流，取長補短，以提高檔案管理人員的業務水平和檔案管理工作質量。加強聯系溝通，要密切保持與業務主管部門的聯系溝通，及時報告工作情況和信息動態，積極爭取得到上級業務部門的支持和幫助，不斷提高檔案工作規范化水平。