公文檔案管理中存在的問題及對策探究

張煒城

（第六師五家渠市退役軍人服務中心，新疆 五家渠 831300）

自西周時我國就擁有了優撫制度的萌芽，新中國成立后，優撫制度得到了全面發展，為軍人與警察提供了關鍵保障。但是隨著優撫對象的不斷增加，優撫檔案管理工作越來越復雜，由于缺乏專業化的管理手段，導致其檔案管理出現諸多問題，成為軍人服務中心當下面臨的重點內容。

1 優撫檔案管理中存在的問題

1.1 管理效率低下

在傳統優撫檔案管理工作中，仍然以紙質檔案為基本存儲形態，因此在錄入與歸檔過程中就會出現諸多問題，比如書寫失誤、證件不統一、檔案信息滯后等，導致檔案的管理效率極低。與此同時，優撫對象的檔案信息會持續變化，而當前的檔案管理系統缺乏檔案更新機制，難以有效落實檔案的時效性。此外，介于紙質檔案的存儲方式復雜，因此在檔案提取與應用時，其搜索和提取效率也較低。

1.2 檔案整合不足

隨著優撫標準的變化，優撫對象人群也在不斷改變，尤其部分人員在后來達成優撫標準時，卻因為檔案未能得到及時整合與清理，影響了其應有的權益與保障，這也是軍人服務中心必須要解決的工作重點問題。

1.3 檔案防護缺乏

由于對優撫檔案的重視程度不足，因此在檔案防護措施方面也存在較大的缺陷，一方面表現在制度上的空缺，軍人服務中心并未建立優撫檔案錄入、存儲以及保護等相關制度，導致其檔案信息缺乏制度保護，容易發生泄漏、遺失、損壞等現象；另一方面則表現在防護措施上的不足，比如缺乏安保人員、檔案儲存室環境缺乏管控、缺少備用檔案等。

2 優撫檔案管理改進的策略

2.1 優化管理模式，提升服務效率

針對檔案管理效率低下的問題，首先，應推進紙質檔案與電子檔案同步管理模式，實施統一的提交、歸檔與保存措施。利用電子檔案的優勢，可以實現檔案的合理分類與優化整理，建立檔案搜索引擎，以更加便捷的方式查找相關檔案資料，以提升檔案服務與提取的效率。其次，應提升檔案管理工作人員的職業素養與信息素養，一方面要讓工作人員具備相應的電子檔案管理能力，掌握檔案錄入、整理以及入庫的技術；另一方面則要具備良好的服務態度，針對文化水平低或者存在殘障狀況的優撫申請對象，必須要保持良好的服務態度，認真講解其注意事項與檔案內容，并進行再三核對與確認，保證檔案錄入的準確度。此外，軍人服務中心還應構建相應的檔案管理制度，規范工作人員的檔案錄入、提取、歸檔、存儲流程，保證優撫對象電子檔案信息的動態變化，同時禁止發生漏登與錯登信息的情況。

2.2 整合檔案資源，完善電子信息

針對優撫檔案整合不足的問題，則應進一步推進檔案管理方式的優化與改革。第一，應制定統一的優撫對象信息表，在檔案錄入時采取固定的規范與時限，保證檔案的統一制作與及時清理，堅決杜絕無故拖延與零散制作情況，保證所有檔案的整體性與統一性。第二，應推動一人一檔機制，并按照檔案建立時間進行有序排列，同時應規范檔案審批標準，保證檔案內容與證件信息的對應與完善。第三，應以紙質檔案為基礎，將其檔案信息進行數字化處理，形成電子優撫檔案，同時按照檔案的編號、姓名、類別、所屬單位等建立電子目錄體系，根據相關信息即可實現檔案篩選功能，提高檔案查詢與檢索的效率，同時在檔案清理與整合時，也會更加便捷，只要其檔案格式一致，即可完成系統數據導入與整合，提高了檔案資源整理的效率。

2.3 配置防護設施，保障檔案安全

針對優撫檔案管理的安全問題，需要從三個方面實施保護。首先，軍人服務中心應制定檔案保護規范，對工作人員的行為進行管理，同時規定日常保養與維修機制，由專業人員進行紙質檔案的維護工作。其次，應增強檔案數據庫的外在保護，對于紙質檔案，因注重檔案存儲室的門窗、空調等問題，保證其溫度、濕度的最佳狀態，防止昆蟲、火災、潮濕等侵蝕問題；針對電子檔案，則應安裝防火墻等防護軟件，同時對計算機、掃描儀等進行日常檢修與維護，防止灰塵或病毒影響其正常工作。此外，還應利用安全培訓活動，強化工作人員的安全意識，能夠采取正確的檔案保護措施與使用方式，維護檔案管理工作的正常高效運轉，并能夠了解《檔案法》，在工作中嚴格遵循法律法規，保證管理工作的合法性。

3 結語

綜上所述，在當前的優撫檔案管理工作中還存在著一些問題，軍人服務中心應全面推進電子檔案的建設，同時優化管理模式，整合檔案資源并配置防護設施，以保障優撫檔案管理的科學性與高效性，為相關優撫對象提供優質的服務，全面落實我國的優撫政策，為軍人與警察的生活提供更全面的保障。