淺談煙草商業公司財務共享模式下內部控制研究

朱琳

摘 要：近年來，煙草商業公司不斷探索財務共享中心建設，優化管理流程，更好地實現財務轉型，提升企業管理水平。公司內部控制也需要根據管理流程的變化而變化，以便更好地發揮內控作用。本文以某地市級煙草商業公司為例分析財務共享模式下對內部控制的要求，同時分析在財務共享模式下內部控制遇到的問題，并針對性地提出合理化建議，助力高質量發展。

關鍵詞：煙草;財務共享;內部控制

一、財務共享模式下對內部控制的要求

煙草商業公司財務機構組織形式主要以層級管理模式進行，在煙草商業公司構建財務共享中心，實現財務工作由省、市、縣三級管理模式，過渡到省、市兩級財務管理模式，是順應財務管理轉型升級的需要，對高質量發展意義深遠。同時，財務共享中心模式對內部控制的要求也非常高，需要建立完善的內部控制流程，提高共享中心的工作效率。

（一）改進內控流程，實現作業標準化

在財務共享模式下，通過重建組織架構，完善內部控制制度，在確保崗位設置合理、權責劃分清晰的基礎上，通過梳理管理流程、審批權限、績效評估等關鍵節點，標準化市縣兩級預算管理流程、網上審批流程、國有資產管理流程、財務資料傳遞流程，提高地市級商業公司對基層分公司的管控能力，降低財務成本、提高工作效率。

（二）確保數據真實安全，實現流程信息化

財務共享中心將會計基礎核算業務集中起來，有效提升業務處理效率，通過信息化實現財務業務線上處理，數據的錄入、審核、批準以及公司的業務情況和財務數據都通過信息化平臺進行傳遞。由于所有的管理流程、業務流程都集中到線上操作，公司信息數據的安全隱患加大，需要拓寬現有的內控管理體系，突出對流程信息化的實時監督，避免人為因素的干擾，實現內控的信息化控制，防止信息被篡改、泄露，確保財務數據真實安全。

（三）注重風險管理，實現管理集約化

隨著財務共享中心的深入應用，公司風險點也發生了變化，組織機構變革和流程再造都會帶來內部風險的增加，如職責范圍不清，流程設置不夠科學，外部則面臨法律法規、經濟形勢的風險。重視風險管理，依據風險清單選擇應對措施，業務部門通過信息系統獲取財務數據，管理層通過大數據云計算進行分析決策，各個崗位合理分工，實現決策、執行、記錄相分離，通過管理的集約化，開展風險防控體系建設，提高內部控制監督的執行效率，促進財務共享中心的順利推進。

二、財務共享模式下內部控制存在的問題

煙草商業公司在財務共享模式下，業務流程和管理流程同時進行了再造重構，公司內部控制范圍也隨之擴大，內部控制環境的改變、風險的重新識別、控制活動方式的轉變、信息與溝通渠道的重新建立以及內部監督的升級，這些都是公司目前面臨的問題。

（一）內部控制環境有待優化

內部控制環境有待優化是當前煙草商業公司內部控制中表現出來的最突出問題。首先公司管理層對建立健全內控體系認識不足，認為財務共享和智能財務只是一項財務工作。事實上，財務共享涉及的流程和業務都比較復雜，業務數據集中度較高，由于公司對內控沒有戰略規劃，共享模式下的內控部門職能反而被削弱了，導致內控管理和財務共享模式下的業務流程不匹配、不融合。其次，現有財務共享中心內部職責劃分不均衡。自地市級公司財務共享中心運行情況來看，工作職責較為具體，主要集中在核算財務，如會計核算、資金結算，對于戰略財務和業務財務，如財務分析、預算分析、決策支持等管理會計工作涉及不深、分析不透。

（二）風險評估存在片面性

財務共享模式是建立在業務處理流程再造基礎上的，流程再造必然會存在一定的風險。一方面隨著業財融合的推進，數據信息量不斷加大，企業面臨的風險不但沒有減少，反而會相應增加，同時也增加了風險評估的難度，另一方面由于財務人員與業務長時間分離，接觸到的業務工作存在限制，弱化了財務對業務數據的管控，原有的風險集中到內部風險，加之員工風險防范意識本就薄弱，導致不論是業務部門還是財務部門在風險評估方面均存在片面性，財務數據的真實性可能會被大大降低。

（三）控制活動落實不到位

由于對企業戰略把握不準，在控制活動執行中容易出現流程設計不合理，業務流轉不暢、信息傳遞滯后、系統運行效率不高等問題。就煙草商業公司當前運行情況看，問題主要集中在：一是財務審核不到位，財務審核人員在審核過程中由于不清楚具體業務，只能根據統一標準進行審核，重點往往集中于票據在形式上是否合法，但缺乏對票據真實性的審核。一旦基層公司業務部門負責人對經濟事項的真實性審核不嚴，甚至出現集體舞弊，財務審核這一控制活動將形同虛設;二是預算控制不到位，基層單位費用報銷從發起到付款，支付流程中均沒有涉及預算審核的流程，盡管共享中心按季度對基層單位有預算分析，但基本都是事后預算控制，只有實際超預算后才能發現問題。

（四）內外部信息與溝通不暢

煙草商業公司涉及的經營業務活動復雜多樣，各基層分公司傳遞的原始業務單據也各有不同，財務共享中心基本是單向接收經營業務數據信息，信息傳遞中容易出現錯亂情況，使得會計核算不準確，影響會計的信息質量。一方面在財務共享中心應用下，財務人員對基層公司的經營業務了解較少，僅根據規定的附件進行審核，尤其是對業務部門臨時決定或變更的事項無法及時了解、了解也不夠準確，更談不上事前控制，造成業務財務的溝通嚴重脫節。另一方面，財務共享中心內部溝通不暢，財務人員各司其責，只熟悉自己負責的那一塊工作，對其他財務人員負責的模塊并不熟悉，而很多工作需要站在全局的視角分析，導致出了問題不能及時發現責任人找到有效解決方案，甚至出現相互推諉的情況。

（五）內部監督流于形式

內部審計機構尚未對接財務共享中心，對財務數據的信息化傳遞流程不能實時監控，審計模式仍采用傳統模式，按照半年度開展同級審計，對各基層單位的業務工作專項審計也是以事后審計為主，審計頻率低，覆蓋范圍窄，更缺少對內部控制體系設計及運行的監督控制，嚴重影響財務共享模式下內部監督職責的發揮。

三、財務共享模式下內部控制優化措施

（一）優化完善內部控制環境

一是建立完善的權責制度。職責分工不明確，很容易誘發部門和員工之間對在內控環節出現的主體問題的推諉扯皮，導致風險發生的概率加大。建立完善的層級責任制度，將內控同步嵌入業務流程之中，把控好各業務流程中的風險點，根據崗位落實工作職責，尤其要明確財務共享中心內部崗位職責、市縣兩級財務工作職責以及業務部門職責，在明確職責分工的過程中，明確崗位內控工作責任，規范各方面的工作行為與方式方法，確保崗位職責明確，內控行之有效。二是構建風險防控體系。內部控制體系的構建要與財務共享中心的建設同步推進，從重點突出、教育先行、有效務實、崗責相適的角度出發，圍繞風險防控清單，從制度文件清理入手，徹底梳理工作流程，全面識別現有風險，突出解決重點風險;從完善預防機制入手，加強風控防控的事前教育，降低風險發生的可能性;從落實管控措施入手，完善應急管理預案，確保能夠減輕危害后果;從嚴格落實問責入手，發揮警示效應，形成人人、事事、時時防風險的工作格局，建立健全全方位全覆蓋務實管用的風險防控體系。

（二）突出財務共享模式下的風險評估

一是注重評估方法。風險評估應采用定性和定量相結合的方法，突出重點和優先控制的風險，注重實質性測試，無論是共享中心還是各業務責任部門，都要對各自的管理流程和業務流程的管控風險進行全面梳理和識別，形成全系統的風險清單，對風險發生的可能性和影響程度合理評估，選擇應對策略。二是突出動態調整。風險評估結果會隨著公司內外部環境變化及戰略調整而不斷變化，尤其是在共享中心的發展推進中需要不斷調整評估結果，因此風險評估工作必須制度化，定期進行。同時，圍繞內控缺陷發生的可能性，增強評估工作的檢查力度與深度，逐步建立共享模式下的內控評價體系，持續性地針對內控缺陷進行改善與糾正。

（三）流程再造落實控制活動

一是突出費用報銷環節控制優化。針對費用報銷流程中的內部控制問題，增加一道審核關，優化設置增加各分公司財務委派室主任對報銷單據的初審，委派室主任距離業務人員比較近，平時溝通比較多，同時有著多年的一線財務工作經驗，對公司的業務流程都比較熟悉，增加這道審核程序可以審査費用發生的真實性，減少了報銷員工和直屬領導共同舞弊的風險。二是突出預算管理控制優化。針對預算控制管理流程的問題，在財務共享中心初審之后，優化設置預算控制模塊，設置預算自動核查功能，在預算設置的控制之內，審核通過，可以進行到付款流程;如果超出預算設置的控制，則拒絕執行下一步付款流程，系統返回給費用報銷人員。

（四）改善信息溝通渠道

一是建立市縣兩級、公司部門之間的溝通機制，優化信息傳遞流程。定期對共享中心信息系統進行維護升級，及時更新數據審核參數，如定額標準、合同規則、審核節點等，確保財務共享中心系統初審的效率。財務共享中心應根據各層級管理需要，及時出具有針對性的管理會計分析報告，實現財務數據實時共享，增強信息傳遞的效率。同時建立公司內部人員的聯系系統，使財務人員可以在第一時間聯系到直接業務的負責人，將問題解決在第一線，提高溝通效率。二是加強共享中心內部崗位之間的溝通。不僅需要定期對財務人員進行經營業務活動的專題培訓，還要設置財務共享中心內部輪崗制度和財務業務部門之間的輪崗制度，同時可以通過選拔，向業務部門培養和輸送擁有財務專業知識的高素質人員，提高財務人員工作積極性，培養員工整體的、全局的財務思維，降低了財務數據處理脫節的風險。

（五）優化監督環節流程

確保內部審計部門運行的獨立性，配合內控部門做好財務共享中心的風險評估工作，對財務共享中心內部控制系統的設計和運行定期或不定期進行監督和審查，由事后審計向事前事中轉變，主動對接共享中心信息化平臺，完善在線審計工作流程，發現并及時改進內部控制中出現的問題，同時幫助共享中心設置風險控制點，完善公司內部控制制度。

四、結束語

在財務共享和智慧財務的大環境下，煙草商業公司財務共享模式下的內部控制工作的重要性被逐漸突顯。為確保財務共享中心建設和企業內控體系建設的順利開展，要不斷完善制度，優化流程，提升全員風險防控意識，提高公司信息化水平，推動高質量發展。

參考文獻：

[1]張沛林.淺析財務共享及智能化模式下公司的內控建設[J].財經界，2020（29）：115-116.

[2]王榮仿.財務共享中心模式下的內控深化建設與實施探討[J].會計師，2017（23）：51-52.

[3]苑方琦.COSO框架下財務共享中心內控[J].企業管理，2018（10）：91-92.

[4]洪宗彥.財務共享中心業財融合模式下企業內控難點及應對[J].財會學習，2019（33）：234-235.