建設工程檔案管理重要性分析及科學管理措施

魏士妮

摘要：當前，我國建設工程檔案管理工作仍然存在著一定的不足與缺陷，致使工程檔案管理的實際效能未能得到有效發揮。本文中，筆者就建設工程檔案管理在民航專業工程建設中的重要性、工程檔案科學化管理的相關措施與手段進行初步的分析與探討，希望借此可對相關從業人員起到一定的借鑒和參考價值。

關鍵詞：建設項目;民航工程;工程檔案;檔案管理

隨著交通運輸行業的不斷發展，人民生活水平的不斷提高，人們對交通出行的需求越來越高。在這樣的背景下，各地機場不斷開展新建、改建、擴建工程，加大民航交通運輸能力。此外，民航業在當今經濟體系中占據重要地位，而其自身在整個建設行業中競爭也愈發激烈，民航建設企業所面臨的生存壓力也愈發巨大。民航建設企業自身的發展，不僅要時刻面對市場競爭，更要面對在管理與建設過程中所存在的各項弊端，而工程檔案管理正是整個內部管理過程的關鍵節點。以當前民航發展機制與背景角度分析，工程檔案管理是確保民航建設企業實現自身經濟利益長遠發展，提高建設整體安全質量，提高民航機場整體形象與口碑的重要手段。針對其進行更為具體的措施分析，具有極高的現實意義。

一、工程檔案管理的重要性解析

（一）工程檔案是民航建設工程各項技術工作的基礎

工程檔案是建設工程的全面總結與分析，真實反映了建設過程中從立項批復、施工過程到工程竣工驗收各個環節所進行的各類操作與技術工藝產生的相關記錄和資料。在合理的管理機制條件下，工程檔案可以全面細致地反映工程整體過程。從民航機場建設發展角度來看，工程檔案是整個民航進行行業內部建設，發展自身特色與文化的歷史記錄。因此，工程檔案無論對建設企業還是對民航自身，都有著非常高的價值。檔案管理過程所形成的技術展示與積累，有效促進了建設企業對自身各項資源的完善與優化。

（二）全面促進建設工程學內容的研究與統計

企業實施工程檔案管理，可大幅度提高建設工程相關學科對建設工程項目研究與統計的精準性，全面推動相關學科資源與技術的進步與發展。同時，工程檔案管理對民航建設工程項目從多角度進行細致整合與研究，極大地豐富了建設工程學科的研究資料素材，推動相關學科發展合理化、規范化。

（三）促進工程技術的發展和工程經驗的有效積累

工程檔案，是工程技術和工程經驗的結晶，是民航機場建設與發展極為寶貴的工程資料，對后續機場建設工作有著重要借鑒作用。后續工程實施時，善用建設工程檔案，有利于掌握安全要素與技術要點，使工程建設更加成熟;有利于各項技術的快速應用與實踐，讓相關技術的發展更為科學，及時彌補技術自身所可能存在的缺陷與漏洞。

二、現階段建設工程檔案管理的問題

（一）工程檔案管理體系難以構建

工程檔案管理過程中，需要簽發大量的文件，而多數文件又歸屬不同的單位、部門，文件類別與來源極為復雜，直接導致檔案難以進行集中管理，員工在對檔案進行查閱與分析過程時，面臨資源調取困難等問題。例如，很多建設工程企業為了加快自身的建設進度，對審核與確認文件沒有進行規范處理，有的未走簽字蓋章流程，造成檔案失去價值。另外，很多部門特別是施工單位，在進行建設文件存放時，也沒有形成統一規范的制度與方案，檔案存放雜亂無章，造成檔案查找利用極為不便。想要充分發揮建設工程檔案實際效能，亟須解決上述問題，建立更為全面的檔案管理體系。加快檔案信息化領域的快速進步與提升，是實現檔案自身價值，推動自身在激烈市場競爭環境下立足發展的重要根本，因此，加強工程檔案管理具有重要戰略意義。

（二）檔案專業人員儲備匱乏，無法滿足檔案管理需求

我國建設工程檔案管理起步相對較晚，并受到工程建設周期緊、觀念意識的淡薄等多種因素的影響，很多檔案管理崗位人員少且人員專業技能與管理素養不夠，尤其是基層建設部門的檔案管理人員，對國家、地方對工程建設檔案管理的要求不熟悉，對檔案管理規范性、科學性缺少足夠的認知，很多工作人員對建設工程檔案內部的各類文件無法區分，不能有效辨別不同類型文件之間的區別。很多資料在進行保存后既無法進行二次分類，也不能為后續檔案處理工作提供支持。同時，隨著信息通信技術的快速發展，建設工程檔案管理呈現信息平臺化發展態勢，但是，很多檔案管理人員對計算機基礎操作不夠熟練，相關檔案平臺的使用更是缺少必要的保障。

（三）建設工程檔案完整性與準確性難以保證

工程檔案管理需要將建設過程的各個環節進行有效記錄，需要有完備的原始資料作為參考。檔案管理人員在進行原始資料收集時，一是受工程在施工作業期間受制于很多種不同作業環境與作業過程的限制;二是很多檔案管理人員對資料收集過程不夠重視，造成檔案資料缺失的狀況時有發生，甚至出現檔案丟失。長此以往，工程檔案管理不僅無法發揮自身應有的效能，甚至會嚴重打亂建設工程相關技術與學科的發展。

三、促進建設工程檔案科學化管理的措施

（一）全面推進檔案信息化建設

隨著信息技術的快速發展，如今很多工作與領域為了提高管理效率與質量，以信息技術為抓手，廣泛建設更為高效且安全的信息化管理平臺。在此背景下，為了構建規范高效的建設工程檔案管理體系，推動工程檔案管理科學化發展，企業需要針對建設過程，全面推進檔案管理信息化，建設更科學規范，便捷高效的信息化管理平臺。平臺建設過程中，企業需注重基礎設施的完善性與有效性，完成企業內部局域網與數據庫的創建與優化，并對數據中心機房及服務器的相關配置進行有效分析與嘗試，確保檔案資源數字化處理時，整個信息平臺不會出現任何異常與錯誤。檔案工作人員在信息平臺的支撐下，完成對檔案信息及原始資料的有效采集與分析，并完成檔案管理各個環節之間的整合。信息平臺需注重提高自身的兼容性，開發過程需配備必要的數據接口，使其可與企業其他系統進行有效對接。以大興機場為例，大興機場指揮部在工程開工前期，率先開發并引入了檔案信息化管理系統和建設項目信息化管理系統，通過自身技術的改革和創新，將紙件檔案與電子檔案一一對應，實現“下上線下”雙軌道歸檔，將各類信息與資源的快速收集與處理，并最終生成電子檔案數據，為后續檔案資源開發利用提供充足便利。

（二）完善建設工程檔案管理制度

制度是確保各項工作有效開展與落實的根本，因此，企業在進行建設工程檔案管理時，需首先完成檔案相關制度建設工作。以實際工作效率以及工作過程入手，對制度自身的完善性與科學性進行分析，既要保證每一項環節均有對應的規定與說明，也要確保制度自身對整體管理工作起到積極促進作用。建設工程檔案管理制度嚴格約束每一位人員的工作過程，檔案所需的各項資料與文件需要進行嚴格的確認與審核，相關責任人員要進行簽字，通過制度審核后方可錄入到數據信息系統之中。民航專業工程具有特殊性，不僅有常規的房建工程、市政工程，還有民航獨有的民航專業工程，特別是跑道、助航燈光等。面對800億工程，100多家總包，1000多家分包，如何同設計、施工、監理等100多家總包單位、1000多家分包溝通，明確檔案驗收標準、歸檔制度及操作規范非常困難。面對這些問題，檔案管理者集思廣益，通過建章立制、頂層設計來牽住項目檔案管理的“牛鼻子”，以規章的形式明確分類方案、整理要求、培訓計劃，并構建工作網絡圖，適時向相關參建單位宣傳貫徹，通過不斷的培訓、指導及現場檢查，最終大興機場工程檔案順利通過驗收。

（三）針對檔案管理全過程實施高效管控

建設信息檔案管理工作的各個流程具有差異性，對實際崗位人員業務素養和工作能力有著較高的要求。因此，在實施建設工程檔案管理時，各類流程與環節的崗位責任需足夠明確，并確定良好的過程監督與審核，確保各類文件資料收集有序進行。建設信息檔案管理可借助現代化信息工具，如甘特圖等，切實增強管理人員業務能力，提高管理精細程度與效率。

（四）強化建設工程檔案質量的控制

確保工程檔案資源質量是管理工作最為基礎的要求，只有全面提升工程檔案的完整性與精準度，才能充分發揮工程檔案的作用與價值，提高其對民航機場建設過程的推動效果。檔案所屬各類原始資料與文件需保持無縫對接，并建立對應的信息反饋機制，方便檔案管理人員對各類資料進行確認與審核。同時，在工程檔案利用過程中，企業可利用大數據技術與應用，全面挖掘工程檔案內部價值，并對檔案內部各類信息的合理性進行有效分析，最終提升整體檔案資源的質量。以大興機場為例，大興機場在建設過程中采用了很多先進的做法和管理模式。例如，大興機場指揮部在建設前期，將檔案驗收結果與工程尾款掛鉤。將專業工程檔案工作經費納入工程預算管理作為竣工結算的一個重要環節，通過合同約束各參建方按照要求整理檔案資料，包括檔案管理職責、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理移交標準、移交檔案套數、移交時間及違約責任等。通過構建頂層設計，嚴抓規章、嚴抓標準，并結合工程合同這一抓手，提高了參建單位檔案意識，增強了檔案人員收集歸檔的自覺性，強化了項目檔案管理的標準性。

四、結語

綜上所述，建設工程檔案管理過程是現代建設領域發展與進步的有效手段，其不僅可全面提高建設工程自身的質量，也會對工程技術以及相關工程學科的發展起到良好經驗積累與促進作用。各建設企業在實施工程檔案管理時，應高度重視，積極建設信息化平臺，完善管理制度，并全面提升工作人員的綜合能力與素養，強化檔案質量控制，并最終推動企業自身的進步與發展，推動我國建設領域邁向更高層次。

參考文獻

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