數字化環境下檔案信息資源管理問題的探討

趙華萍

摘要：現如今，檔案信息管理已經逐步實現了現代化以及數字化，尤其是數字化檔案信息資源管理，更是取得了相對良好的成效。但是，由于數字化檔案信息資源管理屬于一種較為新型的管理辦法。所以，在管理期間，受到的影響因素也相對較多，管理問題出現頻繁，阻礙了管理效率以及質量的提升。基于此，本文對數字環境下檔案信息資源管理問題進行了分析，并在明確成因的基礎上，制定了相應的解決措施，以期可以為相關人員提供借鑒。

關鍵詞：數字化環境下;檔案信息資源管理;問題;對策

當前，我國正處于信息高速發展的時期，在各個領域中，紛紛強化了對信息技術的利用。因此，針對檔案信息管理工作而言，也應該主動迎合時代發展需求，積極提升檔案管理自動化水平，有效地對辦公效率進行提高，以便檔案信息資源的作用以及價值能夠得到充分發揮。同時，隨著數字化技術應用的不斷普及，數字化管理也成為當前一種較為新型的管理辦法。故而，在檔案信息資源管理過程中，需要積極借助數字化技術，科學轉變傳統管理觀念，制定合理管理辦法，確保能夠不斷地對檔案信息資源管理效率進行提升。

一、數字化環境下檔案信息資源管理優點分析

基于數字環境下，有效地進行檔案信息資源管理，其具備了以往管理所不具備的優勢，不僅可以實現信息資源管理的智能化，也可以讓資源管理呈現出虛擬化特點，有利于管理效率的提升。

第一，信息管理數字化。在具體的檔案信息資源管理過程中，依靠數字化技術，可以通過利用其所涵蓋的存儲技術，科學管理檔案信息資源，安全系數較高，可視化也非常強，人們在對檔案信息質資源進行查詢和利用期間，只要借助計算機，就能夠隨時隨地進行瀏覽，提升了信息資源管理的便利性。

第二，資源管理虛擬化。將數字化與檔案信息資源管理相結合，也可以憑借網絡互聯來對虛擬資源進行構建，讓檔案信息資源能夠有效地進行共享，保證信息資源可以得到充分的利用。

第三，信息資源管理智能化。將數字化技術融合到檔案信息資源管理工作中，可以讓使用人員借助超文體以及多媒體技術來實現智能化檢索的目的，整個檢索過程速度相對較快，效率也非常高，涉及的范圍十分廣泛。同時，通過利用電子加密技術，能夠對檔案信息資源進行加密管理，不斷對信息資源管理的安全性以及可靠性進行提升。同時，借助數字化技術，也可以為相關人員提供便利，其能夠在任何時間以及地點來查找檔案信息，很大程度上節省了人力以及物力等資源。

二、數字化環境下檔案信息資源管理問題的探討

現階段，針對檔案信息資源管理工作，其已經逐漸由傳統的紙質檔案朝著電子檔案方向轉變，尤其是數字化檔案信息，更是漸漸成為檔案信息中較為重要的門類。簡而言之，基于數字環境下的檔案信息資源管理，其對以往管理方式以及理念進行了改變，對于管理的要求也越來越高。所以，檔案信息資源管理工作在開展過程中，無論其功能還是效率都得到了很大轉變。但是，從目前檔案管理工作來看，數字化檔案信息資源管理的成效雖然明顯，然而在管理觀念以及手段層面，其還受到了很大制約，問題較為突出。

（一）對數字化檔案信息資源管理重視程度相對較低

通常情況下，針對檔案管理工作來說，其是一項較為基礎的工作，需要長期的開展。并且，在開展檔案管理過程中，管理對象大多是紙質檔案，而數字化檔案信息則是隨著計算機技術而逐漸演變出來的，再加上數字化檔案信息出現的時間相對較短，正處于高速發展階段[1]。因此，檔案信息資源管理工作在進行階段，仍然會受到傳統觀念以及模式的干擾，很多管理人員在工作期間，經常會將紙質檔案管理放在首位，而針對數字化檔案信息資源管理，則并沒有給予太多的關注。所以，這一情況的存在，也使得數字化檔案信息資源管理工作的開展受到了很大阻礙，效率以及水平一直不能得到有效提升[2]。

（二）紙質檔案與數字化檔案不能有效銜接

數字化環境下，檔案信息資源管理工作在開展過程中，其也發生了很大轉變，信息的數量不斷增多，并且遠遠超過了紙質檔案。所以，為了可以有效地對數字化檔案以及紙質檔案進行管理，將二者的效益能夠發揮到最大，在具體的檔案管理工作進行期間，應該將紙質檔案與數字化檔案實行“雙軌制”管理。但是，綜合現階段數字化檔案信息資源管理水平來看，“雙軌制”管理的推行仍然受到很大影響，不能夠真正的落實，快速實施，取得的效果也遠遠達不到預期標準[3]。

（三）數字化檔案信息資源管理安全系數不高

近年來，互聯網技術的高速發展，為了可以將數字化檔案信息資源的作用和價值最大限度地發揮出來，需要科學地對互聯網進行利用，從中調取所需要的數字化檔案。對于這種方法而言，雖然能夠獲得較多的益處，也可以讓數字檔案信息資源得到共享，不斷的對資源的利用率進行提升。但是，針對一些加密的數字化檔案信息，則并不能制定安全保護辦法，從而使得在對檔案信息資源進行管理階段，經常有黑客入侵，肆意的竊取信息等，致使信息資源的安全系數大大降低，面臨的安全威脅不斷增多，不利于檔案管理工作的有序開展[4]。

（四）管理人員水平以及素質亟待提升

從整體角度來分析，檔案管理人員的水平以及素質與檔案安全有著非常緊密的關聯。從宏觀的角度分析，如果檔案信息資源管理人員的能力較差，技術水平以及素養都比較低，那么在實際的檔案信息資源管理過程中，則不能深刻了解自身工作的重要性，不具備辨別安全隱患的能力，從而影響了檔案管理效率的提升。同時，在管理過程中，部分人員還經常缺乏責任意識以及職業操守，無法嚴格依照規章制度執行，也不能切實對自身職責進行履行，最終導致檔案信息資源管理工作的開展受到了很大影響[5]。

三、數字化環境下檔案信息資源管理問題的解決路徑分析

鑒于數字環境下檔案信息資源管理存在的各類問題，為了能夠從根源解決，不斷地對管理效率以及水平進行提升，在具體的管理階段，應該深入地對問題進行分析，然后在充分結合具體現狀的基礎上，科學的制定檔案信息資源管理辦法。

（一）強化對數字化檔案信息資源管理的重視

在檔案管理工作開展過程中，數字化檔案信息資源發揮著非常大的作用和價值，對檔案管理質量的提升有很大益處。因此，為了能夠進一步對管理水平以及效率進行增強，管理人員應該給予數字化檔案信息資源一定的重視，能夠采取概念貫穿以及理念灌輸的手段，從根本上對數字檔案信息資源的價值進行明確。同時，在管理期間，應該建立完善的信息資源管理數據庫，可以依托于數字化環境下，有效地開展管理工作[6]。一般而言，由于數字化信息資源的規模相對較大，并且涵蓋了非常多的種類。故而，在管理階段，需要對數據庫進行完善，不斷的優化，以便管理工作的開展可以處于相對順利的狀態。

（二）正確處理傳統與數字化之間的關系

在具體的檔案信息資源管理工作開展過程中，應該正確的將數字化進程中錄入與檢索、保密與開放等問題進行解決，能夠明確資源權屬與資源共享之間的關聯，了解紙質檔案與電子檔案之間的聯系。通常情況下，針對紙質檔案來說，其信息內容往往復制在紙質載體上，信息真實性辨別較為容易。但是，由于受到形式的限制，紙質檔案信息的密度相對較小，不能夠大量的進行存儲。而借入電子檔案，其信息內容可以依托于光電信號等來進行交互，合理地附在光盤以及磁盤上，不需要借助載體就可以讀取[7]。然而，利用這樣的手段，雖然儲量較大，也能夠對空間進行節約，但在信號轉換期間，因為受到存儲介質穩定性以及操作性等因素的干擾，致使檔案信息資源經常會出現丟失或者刪改的情況，并且不容易察覺。故而，為了能夠不斷的對電子檔案真實性進行提升，應該積極的實行“雙軌制”，有效地對電子檔案進行保存，進而讓紙質檔案與電子檔案合理結合。

（三）全面提升數字化檔案信息資源管理的安全性

為規避現階段檔案信息資源管理存在的安全問題，不斷對管理效率及水平進行提升，應該強化對信息資源安全的防控，保證檔案信息不會出現泄密的情況。在管理期間，相關人員應該積極地對信息加密手段進行利用，定期升級數字化檔案信息資源管理系統。同時，為了可以更好的應對網絡黑客竊取資源的情況進行防止，需要不斷強化對硬件網絡設施的優化，借助較為先進的數學算法以及加密方法，嚴格地對檔案信息資源進行管理，加大保護力度。

（四）不斷對管理人員的水平以及素養進行提高

在檔案信息資源管理期間，管理人員與管理的質量以及效率有著非常緊密的關聯。因此，為了能夠讓管理工作的開展更加順利，還應該不斷的對管理人員的素質以及水平進行提升。在工作中，應該強化對檔案信息管理人員的培訓，讓其能夠具備掌握信息技術應用能力。并且，鼓勵以及引導管理人員積極的學習與檔案信息相關的計算機應用基礎，能夠熟練的掌握數字化以及網絡技術，主動對管理理念進行革新，以便可以將更多先進的技術以及方法融入檔案信息資源管理中，讓管理工作可以更好的適應當前數字化發展需求。

四、結語

綜合而言，在檔案信息資源管理中，實現數字化，可以促進電子檔案的推廣以及發展，也能夠提升管理效率。所以，為了能夠有效規避現階段檔案信息資源管理中存在的各類問題，在今后的工作期間，應該強化對數字化技術的應用。

參考文獻

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[3]湯光華，李會香.淺析信息化環境下數字化檔案建設中的問題[J].辦公室業務，2018（17）：172.

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[7]程文芳.數字化環境下檔案信息資源管理的問題及對策[J].蘭臺世界，2017，22（15）：94–96.