立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統中的作用及運用

郎霞

摘 要：立卷思想是在文書整理歸檔的制度框架下，以保持文件檔案聯系為原則的思想。加強立卷思想在文書檔案整理中的應用，能夠提高文書檔案管理系統的運行水平，加強管理效果。我國的文書檔案整理思想從卷改成了件，在2018年國家提倡促進卷件融合的管理方式。現代化的背景下，也需要加強電子技術在文書檔案管理中的運用，提高電子檔案系統運行的效率。

關鍵詞：立卷思想;文書檔案;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.124

發揮立卷思想在文書檔案整理工作中的應用，能夠保證檔案之間的聯系性，使得整理更加規范化，把單位文件系統形成一個有效的整體，以便保管和提供利用。

1 立卷思想在文書檔案整理和電子檔管理系統中的作用

1.1 保持文件之間的內在聯系性

文書檔案的聯系程度是動態變化的，隨著整理的深入聯系越來越清晰和準確。相關工作人員進行文書檔案的歸檔管理還可以從時間內在聯系、形式內在聯系、地點內在聯系以及內容內在聯系等等方面進行分類，為信息資料的鑒定和利用打下基礎。

1.2 發揮立卷思想是對文書檔案整理方法不足的有益補充

目前我國對于傳統文書檔案整理辦法部分進行了否定，急需進行整理辦法更新。在新形勢下要求能夠簡化工作程序，同時，必須要保證立卷思想指引下的文書檔案整理工作具有保密性，保證單位內部信息管理的安全。傳統的檔案整理過程中對于件十分重視，而這樣的分類方法已經不適用于現代化文書檔案整理需求，一部分工作人員也沒有能夠綜合性的進行考慮。綜合性的進行考慮還需要整理人員具備廣闊的知識面，能夠對事件信息內容或者淺顯、或者深刻的內在聯系進行辨別。一部分工作人員存在著編排原則過于簡單化的現象，只是按照時間序號進行排列，這樣不利于提高文書檔案管理的效果。

2 立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統中的運用策略

2.1 立卷思想與案件整理相結合

立卷思想和案件整理在一定程度上矛盾，同時兩者又可以相互補充，互相結合，從而提高文書檔案整理和電子檔管理的效率。在排序時考慮內在聯系，促進綜合考慮的能力，工作人員需要提高對于文書檔案內在聯系的掌握能力，跟進最前沿的理論知識，并且能夠擁有自我提升的意識。從多角度進行文件內容聯系性的思考，從發展、矛盾的角度看待整理內容。將立卷思想與案件整理相結合，還需明確分類整理和鑒定階段兩方面的工作內容。根據全宗-年度-保管期限-機構的分類方式進行歸檔基礎上，貫徹高不就低的管理方式，使得某一事件的全體發展過程，例如時間、發生內容、來源等等信息能夠放入一個檔案盒內。相關管理人員可以加以備注注明第一件至第五件為XX會議材料，第十件至十一件為XX事件材料，第十五件至二十件為人員調動材料等等。根據工作項目或是會議的復雜程度確立檔案之間的連續性，可以通過備注的方式，注明內在聯系體現檔案的記錄性，能夠還原歷史原貌。

例如，工作人員需要保證整體思想的靈活性和創新性，能夠根據復雜的工作項目、會議總結出內在聯系，將整體性思維滲透在處理每次信息之中，從某一小點入手進行大規模數據信息的處理。工作人員需要在平時注重提高自身的思考能力，加強整理歸納的水平。可以多進行一些思辨小游戲，如在手機上下載開心消消樂等游戲能夠培養整理人員思辨能力，保證趣味性的同時又能夠加強自我建設。在進行文書檔案整理之時，也可以進行開發性的創新。根據文書檔案整理人員的特點，首先能夠選擇自己方便理解的整理方法進行整理，而后再整理之時需要選擇其他人能夠看懂的整理方式，加強整理效率以及趣味性，同時保證通俗易懂。

2.2 在文書檔案培訓中強化整理原則，有效地利用立卷思想

踐行員工培訓是檔案工作的基礎。單位內部需要加強對于員工培訓的重視，引導員工能夠提高自我提升的意識。加強立卷思想的運用能力，能夠根據檔案整理工作技術發展，與時俱進。比如，在單位內部開展文書檔案整理培訓會，內容要注重對于國家出臺指導方針的講解和普及、如何體現文件之間的內在聯系性。需要運用到線上培訓的方式，打破時間以及空間的限制，使得基層員工能夠直接對接相關專家，提高培訓的效果，一對一的進行答疑解惑，更好地進行理論知識傳輸。在培訓之時，需要保證理論和實踐相結合，在對檔案管理人員進行培訓過程中，強化理論思想，用以老帶新的方式，加強對于新人的培訓，一對一的傳授經驗。工作人員在整理的時候，必須要注重整理信息的真實性，避免為了整理方便而忽視整理真實性的現象出現，工作人員需要遵循歷史有序性、方便易找性。在信息化的大背景下，需要提高工作人員的電子檔案管理能力，加強對于先進技術的運用能力。進行培訓還需要根據檔案整理人員特點進行培訓內容設置，對一些崗位變動較多的整理單位或是特定工種需要加強基礎性培訓，對于一些長時間在本單位工作的工作人員可以給予一些深層次的培訓，加強分層次培訓的效果。

2.3 將立卷思想融入電子檔管理系統建設中來

在信息化的大背景下，電子檔案管理系統建設是重要的發展趨勢，也是檔案管理改革的必由之路。在運用電子檔案管理系統之時，首先需要進行加密，保證信息的保密性和安全性。運用到多層加密技術，單位內部購入先進的加密軟件或是設立特定的加密程序。在將立卷思想融入電子檔管理系統建設中時，應當將電子文件源頭、類別進行整合歸納。在進行單位零散信息整理之時，可以運用到大數據分析管理系統進行信息的收集，運用到大數據手段可以加強對于各種信息的掌握、分析、歸納、總結能力，能夠提高單位管理的效果。文書檔案整理的信息需要依據大數據分析系統的信息內容，大數據分析系統為文書檔案整理提供基本依據。

在目前的背景下，電子檔案管理的普及不夠深入，面對復雜數據信息之時，工作人員缺乏數據處理以及檔案有效整理的能力。一方面電子檔管理能夠收集各樣的信息。在另一方面，對于整理人員的素質要求也較高，需要工作人員能夠熟練地轉變思想，在平時進行完某項工作、會議或是項目之后，都需要進行立馬的整理，將整理思想貫穿到整理全過程。電子檔案管理系統對于工作人員的素質要求更高，工作人員需要實時進行思考，掌握文件之間的內在聯系，將文件材料科學的、系統的結合在一起，將文件材料有效地轉化為檔案，遵循文件材料的形成規律，保持其有機聯系，遵循基本的整體思想。

3 總結

本文從三個方面為立卷思想在文書檔案整理和電子檔管理系統中的運用策略提出了建議，相關工作人員還需要加強對于單位特殊化的、具體化的資料的整合能力，遵循基本的整合原則，跟進最新前沿的整理思想。工作人員需要加強對于電子檔案管理的系統的運用能力，利用大數據分析系統進行信息歸檔、分析，將立卷思想滲透在整理的每一個環節。

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