探析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理

劉津宏

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來改變了檔案管理內(nèi)容、管理方式以及管理理念，為檔案管理注入了新的活力。與此同時(shí)，如何立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景，最大限度地發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，推動醫(yī)院檔案管理工作朝著一體化、現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員不得不思考的命題。鑒于此，本文圍繞醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行闡述，分析醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，指出醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的不足，提出相關(guān)的對策，希望能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);安全;系統(tǒng);現(xiàn)實(shí)意義

當(dāng)前，我國醫(yī)療衛(wèi)生保障事業(yè)改革進(jìn)程加快，人們就醫(yī)環(huán)境得到改善，醫(yī)院的工作量增加。這種環(huán)境下，醫(yī)院各項(xiàng)工作中所產(chǎn)生的信息資料會隨之增加，檔案管理人員的管理壓力、管理難度較以往有所增加。為此，有必要從理論層面就醫(yī)院檔案管理進(jìn)行探討，進(jìn)一步應(yīng)用新思路探尋醫(yī)院檔案管理新模式，確保醫(yī)院檔案管理工作更有活力和可持續(xù)。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

（一）提升檔案服務(wù)水平，彰顯醫(yī)院檔案管理價(jià)值。過去一段時(shí)間內(nèi)，部分醫(yī)院檔案資源的利用率不高，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作邊緣化。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是紙質(zhì)類檔案資源無法集中進(jìn)行利用，檢索效率也較低。為此，必須要推動檔案數(shù)字化建設(shè)，以數(shù)字化的方式對檔案資源進(jìn)行管理和利用。一方面，醫(yī)院檔案來源于醫(yī)院日常各項(xiàng)工作，不僅能夠全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映各項(xiàng)工作的具體情況，而且能夠詳細(xì)記錄醫(yī)院各個(gè)部門的履職情況。通過對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以更好地通過物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案資源，擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，彰顯環(huán)境規(guī)劃檔案的價(jià)值;另一方面，推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及其他信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，能夠更好地發(fā)揮檔案資源在決策咨詢、決策參考、政策研究、學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域的作用。

（二）確保醫(yī)院檔案長期保存，減少管理成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境下，醫(yī)院通常較為注重檔案室的物理空間建設(shè)，需要投入大量的人、財(cái)、物在紙質(zhì)檔案管理領(lǐng)域。同時(shí)，醫(yī)院需要耗費(fèi)相應(yīng)的成本在檔案管護(hù)層面，確保檔案室的濕度、溫度達(dá)標(biāo)。與此相反，數(shù)字化檔案管理模式可以直接在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下對檔案資源進(jìn)行管理和利用，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在時(shí)空上的局限性，實(shí)現(xiàn)長期保存的目標(biāo)。一方面，檔案資源以數(shù)據(jù)化的格式表現(xiàn)出來，可以更好地保存在計(jì)算機(jī)、硬盤、云終端以及其他線上終端，保存效率更高;另一方面，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下只需要側(cè)重于檔案安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，無須考慮檔案害蟲、檔案室溫度以及檔案室內(nèi)部的環(huán)境。總而言之，依托于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對檔案資源進(jìn)行管理，優(yōu)化相應(yīng)的工作方法，改進(jìn)檔案管理模式，能夠有效避免重復(fù)操作、重復(fù)勞動，節(jié)省檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的管護(hù)成本。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的不足

（一）制度不完善，難以確保數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范度。伴隨醫(yī)院各項(xiàng)工作深入推進(jìn)，醫(yī)院檔案資源所涵蓋的信息面不斷拓寬，檔案數(shù)量隨之增加。然而，當(dāng)前部分醫(yī)院尚未立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)來制定相應(yīng)的規(guī)章制度，無法最大限度地確保醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。一是分工不明確，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門脫節(jié)，難以統(tǒng)籌資源。部分醫(yī)院檔案資源沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)進(jìn)行處理，直接送交檔案管理部門后錄入檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案資源中的內(nèi)容過于泛化，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目標(biāo)。二是歸檔范圍仍然有待細(xì)化，無法做到應(yīng)收盡收，難以確保檔案資源的完整性。同時(shí)，部分醫(yī)院歸檔時(shí)限不明確，業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門在信息資料交接、信息資料領(lǐng)域的配合度不高，導(dǎo)致立卷歸檔銜接度、溝通度低下。一旦立卷歸檔層面出現(xiàn)問題，容易使得信息資料在堆積過程中丟失。三是部分醫(yī)院尚未明確圖片類、聲像類、影像類、文書類等不同類別的信息資料應(yīng)當(dāng)采用何種數(shù)據(jù)格式，后期存在二次加工的問題，影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

（二）醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度低，難以最大限度地提升管理效率。現(xiàn)階段，部分醫(yī)院尚未全面鋪開檔案管理數(shù)字化工作，難以釋放檔案管理活力。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程緩慢，許多歷史存留的紙質(zhì)檔案資源尚未進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而無法將其錄入檔案管理系統(tǒng)。一方面，部分醫(yī)院人力資源不足，檔案管理人員難以在處理增量的同時(shí)對歷史存留的檔案資源進(jìn)行處理;另一方面，部分醫(yī)院尚未配備高速掃描儀、微縮相機(jī)、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設(shè)施，無法快速對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化分類、編號以及著錄。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐滯后，尚未建設(shè)相應(yīng)的檔案資源專題，難以最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

（三）檔案安全建設(shè)滯后，存在一定的安全隱患。從辯證的視角來看，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然能夠革新檔案管理模式，但也帶來了新型挑戰(zhàn)。例如，典型的檔案安全管理問題。當(dāng)前，部分醫(yī)院尚未充分利用新型的信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行安全管理。一是對數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用度不高，檔案資源存在被篡改的隱患。二是對于數(shù)字密鑰技術(shù)的應(yīng)用度不高，難以防范WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒，存在被非法加密、非法勒索的隱患。三是檔案安全保密意識不強(qiáng)，安全保密制度缺失。部分檔案管理人員對于安全保密技術(shù)的應(yīng)用能力不強(qiáng)，在傳輸檔案資源過程中容易出現(xiàn)紕漏。

（四）檔案人才培養(yǎng)內(nèi)容與檔案數(shù)字化建設(shè)不匹配。當(dāng)下，部分醫(yī)院雖然開展了大量的培訓(xùn)工作，但沒有突出培訓(xùn)核心和培訓(xùn)要點(diǎn)。一是醫(yī)院尚未圍繞“檔案數(shù)字化建設(shè)”這一專題開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，檔案人員對數(shù)字環(huán)境下檔案管理模式的認(rèn)識程度不高，難以綜合利用多種信息技術(shù)。二是醫(yī)院與檔案館等專業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系度不高，無法借鑒相關(guān)的管理模式。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策

（一）完善制度，提升數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范度。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院要做好檔案數(shù)字化，必須要完善各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案管理人員提供明確指引。一是要細(xì)化檔案數(shù)字化建設(shè)分工，落實(shí)各部門的責(zé)任。一方面，對于簡單的檔案資料，可以由業(yè)務(wù)部門直接登入檔案管理系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)，并將紙質(zhì)文件送交檔案管理部門留存?zhèn)浞?另一方面，對于復(fù)雜的檔案資料，則可以由業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)進(jìn)行處理，將有價(jià)值的信息資料送交檔案管理部門立卷歸檔。二是要細(xì)化歸檔范圍，最大限度地保障檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。通常而言，醫(yī)院可以按照人事檔案、技術(shù)檔案、行政檔案、黨務(wù)檔案、文書檔案、科研檔案等分類方式對檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，為檔案管理人員提供指引。同時(shí)，醫(yī)院可以將歸檔責(zé)任細(xì)化到業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門，提升歸檔時(shí)限在績效考核中所占的比重，避免信息資料長時(shí)間堆積，充分保障檔案的連貫性、一體性和全面性。三是要明確不同類型檔案的歸檔格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，避免后期二次加工、二次處理情況的發(fā)生。醫(yī)院可以出臺《檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)的規(guī)章制度，明確不同類型檔案資源的份數(shù)、頁數(shù)、格式、種類，確保檔案資料齊全完整。

（二）推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院只有深入推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作，才能更好地利用信息技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行全方位管理。一是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程，在處理增量的同時(shí)，解決存量問題。一方面，人力資源不足的醫(yī)院可以探索將該項(xiàng)業(yè)務(wù)予以外包。醫(yī)院可以通過與外包企業(yè)簽署相關(guān)的保密協(xié)議和外包協(xié)議，集中對紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，減少本院檔案管理人員的工作壓力;另一方面，醫(yī)院要進(jìn)一步結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，引進(jìn)并更新高速掃描儀、微縮相機(jī)、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設(shè)備設(shè)施，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，便于檔案管理人員及時(shí)對檔案進(jìn)行數(shù)字化分類、編號以及著錄。二是要推動檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。醫(yī)院可以結(jié)合本醫(yī)院業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及檔案服務(wù)要求，圍繞文書類、業(yè)務(wù)類、政策類、病案類以及其他類別的信息資料建設(shè)數(shù)據(jù)庫，滿足不同主體查閱、檢索需求，為后期檔案專題建設(shè)提供條件。同時(shí)，要發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院決策咨詢、決策參考、政策研究、學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域的價(jià)值。

（三）強(qiáng)化檔案安全建設(shè)，有效防范病毒風(fēng)險(xiǎn)。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，醫(yī)院要重點(diǎn)關(guān)注檔案安全，避免檔案失真問題出現(xiàn)。一是要進(jìn)一步深化對數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用，為檔案資源自動加上可供識別的水印，對文檔進(jìn)行加密處理，確保檔案資源的真實(shí)性。二是要對數(shù)字密鑰技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，充分對檔案管理系統(tǒng)和云終端進(jìn)行加密，營造安全的管理環(huán)境。同時(shí)，醫(yī)院可以利用云儲存技術(shù)對檔案資源進(jìn)行備份，從事后防控的角度來提升檔案安全管理水平。三是要做好檔案管理人員的安全保密培訓(xùn)，建立安全保密制度。醫(yī)院要進(jìn)一步理順檔案查閱權(quán)限，減少檔案管理過程中的漏洞。

（四）強(qiáng)化人才建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化。一方面，醫(yī)院要圍繞“檔案數(shù)字化建設(shè)”這一專題開展培訓(xùn)，講解相關(guān)的案例和應(yīng)用模式，深化檔案管理人員對數(shù)字化檔案管理模式的認(rèn)識度，更好地提升檔案管理人員綜合素質(zhì);另一方面，醫(yī)院可以加強(qiáng)與檔案館等專業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，通過交流探討等方式借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升數(shù)字化建設(shè)的水平。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式對檔案管理環(huán)境要求高，且后期管護(hù)成本也較高，難以適應(yīng)信息資料“井噴”式發(fā)展的時(shí)代環(huán)境。為此，有必要將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用至醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)“一次輸入，多次使用”的目標(biāo)，推動檔案高效管理與高效利用。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院有必要加快資源統(tǒng)籌，進(jìn)一步立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的特點(diǎn)開展醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作。一是要完善制度，提升數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范度。二是要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。三是要強(qiáng)化檔案安全建設(shè)，有效防范病毒風(fēng)險(xiǎn)。四是要強(qiáng)化人才建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化。

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