探究科研檔案的有效管理模式與服務創新

文/童琳（中國核電工程有限公司）

隨著當今社會的發展，科研項目研究成為各領域重視的焦點，是推動科技發展的重要基石。其中科研項目研究中產生的各類文件檔案最客觀地記錄了科研研發全過程，與科研工作有著緊密的聯系，也成為科技發展基石中最為堅固的部分之一，它既是國家重要的知識財產，也是供后人利用的寶貴資源。對其進行全周期有效管控，是現代檔案人的首要目標和長期任務。

一、公司科研項目檔案現狀及分析

國家強化科技創新戰略，集聚眾多科技力量，提升科技創新水平。我公司響應國家號召，不斷重視科研項目，不斷加大其研發力度，其中核電領域的科研項目與日俱增。與科研項目同步開展的科研檔案累計數量也呈現日益漸增的趨勢。根據國家（國家檔案局、國家國防科技工業局等）相關的檔案管理標準、制度，集團公司逐步開展了針對各類檔案的專項驗收。這一政策的實施開展力度空前，促進了檔案管理水平的提升，更好的推動了科研項目文檔工作的開展。

（一）現狀

科研項目檔案的完整保存和有效管理是科研過程的重要環節，完整規范的科研檔案可以為日后此類科研技術人員節省大量的人力、財力，其檔案的有效利用價值彌補了前期調研實踐工作不足，促進更快更好地開展科研工作。

目前，公司項目檔案管理體系已較為完備，建設了公司級檔案庫房、成立了專門的組織機構，聘請了相關專業人員，編纂了各類檔案的管理程序、細則、制度及操作手冊等，但只有檔案部門支撐整個公司的科研檔案管理工作將存在隱患，會有檔案遺失、漏存等問題發生，無法確保珍貴文件資料最大化發揮其價值。為規避風險，消除隱患，公司文檔機構正著力于將文檔的管理理念宣貫到每一個部門、每一個人，開展培訓及相關服務指導，各方積極探究實踐和溝通反饋，更好地推動科研項目檔案管理工作的進程。

（二）問題診斷

1.檔案意識不強

很多科研項目的“著力點”在于科學科技研究本身，這點雖然毋庸置疑，但不應忽略了科研檔案的重要性。調研資料不留存、計算驗證數據丟失、產生的過程文件隨意處置等現象時有發生。還有部分科研人員自認為文件放在自己手里更方便，不及時歸檔，導致最終科研項目檔案的不完整。

2.檔案知識匱乏

大部分科研工作者還缺乏全面的、系統的檔案管理知識，雖深知其重要性，也能積極主動地做好各項文件資料的收集、整理工作，但在真正歸檔時，卻不知應怎樣正確地進行整理、分類、組卷，出現了類似評審支撐性材料、評審文件及后續整改相關文件“分家”，沒有建立關聯的情況，導致科研項目檔案在系統性上出現缺失。

3.歸檔滯后

科研項目是具有時效性的，檔案亦如此，如果做不到及時歸檔，其文件資料的準確性、有效性就不能保證。很多科研項目檔案都是臨近驗收才開始歸檔，為了歸檔而歸檔，這樣大批量的“扎堆”歸檔，造成很多不必要的問題及錯誤，導致最終驗收延期、整改項多，甚至驗收不通過、中止等情況發生。

二、科研項目檔案管理對策及創新

管理和服務密不可分，面向不同環節提供相應的文檔服務指導工作，將為后續的文檔管理工作開展打下良好基礎。

（一）提升個人素質，人人知“檔”懂“檔”

首先，檔案管理人員要能夠做到時刻督促自己，注重專業知識的學習，積極參加國家、建團、公司組織的各類檔案專業系統學習及培訓，提升自身專業素質，以此為前提，做到能夠具備專業技術人員的檔案知識和能力，協助科研人員開展各項文檔管理工作。

其次，不同于其他職業，承擔科研項目的科研人員是具有兼職性的。整個研究過程中的文檔管理工作都是要科研人員作為主角來對各類文件資料進行有效收集、整理，這項工作看似簡單，但實際上是對科研人員細心、耐心、精心和專心的考驗。完整的科研檔案亦是科研工作的一部分，也是科研項目的重要成果之一。

（二）全過程管理，責任到個人

在科研項目立項初期，科研部門即指定業務文檔人員從源頭開展文檔的收集、整理工作，檔案部門指派專員進行全過程跟蹤管理，根據項目進展階段，考核其文件歸檔的量和質是否符合檔案標準，將科研檔案管理真正納入科研項目管理中，貫徹“責任到個人”的管理理念，做到“隨產生、隨歸檔”，通過“點對點”的服務指導工作，避免驗收前“扎堆”歸檔的現象。

（三）細化服務內容，開展多元化服務

以科研項目檔案管理創新的理念為依托，檔案部門創建了科研項目檔案“工具包”，它包含了各項科研檔案歸檔指導性內容，其中更是以文檔、PPT、照片、視頻等形式，多元化解讀科研檔案的歸檔細則，并對其內容進行不斷完善及維護更新，做到在公司內部大力推廣使用，發揮科研項目檔案“工具包”的最大作用。

在公司大力支持文檔工作的前提下，由檔案部門牽頭，與開發商積極洽談及溝通開發檔案信息系統各項服務功能，真正實現從科研文件的移交歸檔，到科研檔案的借閱利用的無紙化辦公，簡化了以往為了完成各項流程而做各類表單的繁雜工作，優化了對科研工作的服務質量。

三、結語

科研項目檔案的管理是一項既復雜且嚴密、嚴謹的工作，它的最終目的是為科研工作服務，是為技術人員提供有效的數據信息及科學依據，發揮它的開發利用價值。為實現此目的，科研管理部門與檔案部門要在工作中緊密配合，各司其職，起到相輔相成的作用，一同為推動科研工作發展而保駕護航。