河北省農林科學院“十二五” 以來檔案工作回顧

么敏江 李 婭

（河北省農林科學院 河北 石家莊 050021）

河北省農林科學院成立于1958年，是河北省唯一綜合性農業科研機構。現轄12 個專業研究所，2 個院控股企業。院機關檔案室于1984年正式成立，積極開展檔案目標管理晉檔升級工作并取得較好成效。1996年院檔案管理工作晉升省一級行列，2001年榮獲科學事業單位國家一級獎勵，2014年順利通過河北省省級檔案工作目標管理“5A”級認定。“十二五”以來，河北省農林科學院檔案工作緊緊圍繞中心工作和省檔案局工作部署，認真貫徹落實《檔案法》，創新服務機制，狠抓檔案信息資源開發和業務基礎建設，進一步完善檔案管理制度，穩步推進信息化建設，不斷提高檔案管理水平，充分發揮資政惠民作用，為該院農業科研事業發展提供優質高效服務。

1 完善制度規范管理

“十二五”以來，河北省農林科學院堅持把全院檔案工作納入整體發展規劃、年度計劃，納入管理制度和領導議事日程，納入工作人員崗位職責。明確由一名副院長分管檔案工作，辦公室設主抓檔案工作的副主任和專職檔案人員，各處室都有一名兼職檔案員，實行檔案工作崗位責任制。成立了由分管辦公室的副院長、辦公室主任和分管檔案工作的副主任及檔案室專職檔案人員組成檔案工作領導小組，從人、財、物等方面積極關心支持檔案工作，保障了檔案工作上水平、上檔次。

根據國家檔案局第8 號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》 等相關法規制度，河北省農林科學院針對檔案工作中遇到的問題和機構職能調整變化等實際情況，先后在2017年和2020年對原制定的檔案管理制度進行了全面修訂，形成了更加完善系統的檔案管理制度，對各種門類、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、利用、統計和提供利用等都做了詳盡的規定，促進了檔案管理工作的規范化、科學化。據統計，各類文件材料歸檔率、完整率、準確率達99%。

2 室藏豐富門類齊全

河北省農林科學院室藏各門類檔案共計10554 卷(盒)，其中1995年以前的5222 卷檔案和51 冊檢索工具，已于2008年移交省檔案館；現存1996年以來檔案5332 卷。文件材料齊全完整，沒有積存文件，保管期限劃分準確，分類、編目科學規范。檔案整理全宗明確，編制有合理的檔案分類方案。歸檔期限劃分準確，文件排列有序，編號準確，加蓋歸檔章，項目填寫齊全、規范。根據需要，對應的檔案設立互見號，文件裝訂結實、整齊、美觀，無金屬物。檔案盒封面、盒脊、備考表填寫齊全、規范、清楚、整齊，符合國家和河北省檔案規范要求。按全宗、類別、保管期限編制了各門類、載體檔案文件級目錄、專題目錄。各門類、各載體檔案均按國家有關標準整理上架，無積存零散文件。按照相關要求，該院機關成立有專門的檔案鑒定組織，對已超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀并按規定編制了銷毀清冊，銷毀檔案手續齊全。

3 基礎設施配備完善

河北省農林科學院機關檔案室設施齊全、功能完備。庫房、辦公、閱覽三室分開，布局合理。庫房面積達標，符合《檔案館建筑設計規范》 要求，庫房門為防火防盜門，窗戶采用防光窗簾，開啟窗有防盜密閉措施，有設備有措施，實現了“八防”。此外，庫房還配備了規范統一的檔案密集架、防磁柜、保險柜及實物陳列展示柜，購置了規格、式樣和質量符合國家、河北省規范要求的各類檔案盒，檔案工作所需設備同樣齊全，包括裝訂機、打印機、復印機、掃描儀、數碼照相機、計算機、服務器、光盤刻錄機等。檔案庫房干凈、整潔，無積塵，無雜物；溫、濕度符合標準，并有溫濕度記錄和分析。每年對室藏檔案資料清理核對，每年至少一次對檔案保管狀況進行全面檢查，每半年至少一次抽查。檔案柜架排列整齊，編號規范，指引卡標識清晰。編制各門類檔案存放地點索引或圖表，檔案按類分別集中排列，類別內按類目條款順序依次排列，整齊、規范。

4 信息化工作有序開展

隨著河北省農林科學院機關信息化建設的發展，檔案信息化建設也得到了穩步推進。院機關檔案使用的管理軟件是《河北科怡綜合電子檔案管理系統》 (行業網絡版)升級改造的《河北農林科學院綜合檔案電子信息管理系統》，符合《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據用戶特殊需求增擴其他相應功能。目前，系統應用良好，滿足檔案日常管理使用。完成了室藏全部文書檔案(定期10年除外)和主要業務檔案的掃描，文件級機讀目錄數據61986 條，建立了圖像數據庫，檔案全文數據46809 幅。紙質檔案數字化符合《紙質檔案數字化技術規范》 (DA/T31-2005)要求，全部實現了數字圖像與相關聯的目錄數據的掛接，能進行全文檢索、瀏覽，數據庫定期自動備份。

5 學習培訓常抓不懈

河北省農林科學院高度重視對檔案人員的業務培訓，針對檔案管理人員更換頻繁、新手多、經驗少、業務不熟等問題，采取了派出去、請進來的方法，共組織全院負責檔案工作的專職和兼職人員進行了8 期檔案業務培訓，努力提高業務素質。通過學習培訓、觀摩交流等多種方式，既掌握了基本知識，又提高了操作技能。

6 深入挖掘提供服務

檔案工作的根本目的在于應用。河北省農林科學院堅持把檔案信息資源的開發利用作為一項重點工作來抓，多角度、深層次、全方位地開發檔案信息資源，充分發揮檔案資源的服務功能，做好檔案的挖掘編研工作。編寫了 《河北省農林科學院50年大事記》、 歷年的《河北省農林科學院年鑒》；2018年是該院建院60 周年，院工作人員利用檔案資源制作了《河北省農林科學院簡介》 宣傳冊、 《為了大地的豐收》 光盤和《河北省農林科學院科技人物志》。

在檔案查詢、咨詢和利用工作中，創新服務形式，徹底改變了過去那種“坐等上門服務、要用才去查找、需要才提供利用”的被動服務方式，采取電話調卷、傳真、信函等方式提供檔案信息服務，積極主動、熱情接待來訪者和查檔者。“十二五”以來，共接待查閱1025 人次，利用檔案1914 卷次、968 件次，為各級領導科學決策、編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設和宣傳教育等提供了翔實可靠的檔案資料和政策依據。

7 加強指導提升水平

2012 年，按照學習實踐科學發展觀活動安排部署，對院控股的農機所公司、一獸藥業公司和科苑公司進行了以《企業檔案管理工作存在的問題及對策》為主題的調研活動。調研中發現企業檔案管理中存在檔案發展不平衡、檔案人員業務素質不高和檔案歸檔不及時、資料不完整的問題，并及時提出整改措施、整改時限和對策，不斷提高院所控股企業檔案管理水平，促進檔案工作與其它各項工作協調發展。為了進一步規范所屬單位的檔案管理工作，每年定期對所屬單位的檔案工作有針對性的進行一次檢查指導，每半年組織駐石家莊的8 個研究所召開一次檔案工作交流會，由檔案管理工作好的單位介紹經驗，并全面分析檔案管理工作中遇到的各種問題和面臨的困難，共同探討解決的辦法和途徑。目前，該院12 個研究所正在按照省檔案局制定新的目標管理標準要求進行準備工作。

“十二五”以來，河北省農林科學院檔案工作取得了長足進步，檔案管理水平得到全面提升，但還存在一些不足，在今后的工作中還將認真調查研究，尋求有效手段，采取得力措施，逐步加以解決，促進全院檔案事業實現又好又快發展。