對疾控中心檔案管理中設備檔案重要性的分析

邵光勇

（山東省菏澤市單縣疾病預防控制中心，山東 菏澤 274300）

檔案管理工作是確保單位工作高效有序運行的重要保證，具有機密性、政策性和專業性的特征。在科學技術飛速發展的過程中，越來越多高精尖的醫療檢測設備應用到了疾控中心，所以當前疾控中心需要迫切解決的問題就是如何提升設備檔案規范性，加強對儀器設備的使用管理。

一、疾控中心設備檔案管理工作的重要性

設備管理是以設備檔案管理為基礎的，疾控工作效率和質量將直接受到管理水平好壞的影響。當前各大疾控中的設備隨著國家對疾控發展支持力度的加強不斷加快了更新速度，為疾控工作穩定發展以及科研開發工作的順利提供了重要的保障。疾控中心設備檔案收錄了相關設備在運行中產生的參數、文字和卡片等具有存儲價值的材料，這些材料在設備采購、開發利用和維修中發揮中重要作用，具有一定的經濟效益和社會效益。在建立全面系統設備檔案的基礎上實施科學有效管理，才能提升對各類疾控設備的管理水平，最大化地發揮設備使用率，避免或降低設備故障率或開機率低的問題，并延長設備的使用壽命。

二、強化疾控中心儀器設備檔案管理的意見

（一）在疾控中心質量目標管理體系中納入設備檔案管理

就近年來疾控中心檔案管理發展而言，設置對應的管理委員會，組建專業的管理團隊是在疾控中心質量目標管理體系中納入設備檔案的第一步，只有這樣才能最快、最有效地提升設備檔案管理受重視的程度。構建一個從上到下的設備檔案管理網絡，將其視為一個有質量目標管理體系的工作內容，如此一來就能有效地將有關管理人員聯動起來，通過協力配合去了解設備儀器的使用現狀。

（二）致力于不斷完善疾控中心儀器設備檔案信息

建立相關儀器設備檔案只是一個開始，后續好需要堅持完善相關信息。比如出現部件缺失問題需深入追討時，就要將相干文件添加檔案中，尤其是在到貨開箱清點過程中，需要檔案管理人員督促公司工程師詳細記錄缺少設備部件的數量和名稱，同時留下聯系人和聯系方式等，直到補上缺少的部件，檔案管理人員將相關說明書、裝箱清單歸入檔案中后才算完成一個階段的設備檔案管理，需要注意的是一定要明確備注到貨日期和歸檔日期。若后期出現軟硬件升級，要將升級后的軟硬件說明書添加進去，并在備注欄中注明“軟件升級”或“硬件加裝”等字樣，做好歸檔時間記錄，以便日后檔案檢查和信息查找時能快速獲取相應的信息。

（三）提升疾控中心設備檔案管理人員的綜合素質

疾控中心要以定期培訓的方式不斷提升在職管理人員的能力與素質，不斷提升疾控中心設備檔案工作的專業性，賦予檔案信息本身的功能，從醫療儀器的采購、使用、維修到報廢，將設備檔案管理貫穿于全程每個環節，結合不定期的檢查疾控中心設備檔案質量、運行狀況以及維修記錄等，將設備檔案的價值最大限度的發揮出來。最好能賦予開放設備查詢功能，以便及時的滿足業務部門以及實驗室的工作需求。

（四）做好疾控中心設備檔案的管理與價值開發

首先要構建完整的管理網絡，在管理責任制中納入設備檔案管理工作內容，針對重要設備需要明確記錄設備操作者，記錄好設備的日常使用、維護與保養信息，逐一核查后再存檔，構成一個完整的管理網絡[2]。其次要合理地設置設備檔案歸檔范圍，圍繞設備檔案管理條例，立足于實際情況進一步明確設備檔案的歸檔管理內容，設備申購以及運行全過程的檔案資料是重點歸檔內容，這些檔案以年為單位歸入設備檔案；最后要大范圍整理并收集設備檔案，購置、安裝、調撥和報廢是每種設備都將經歷的四個環節，檔案工作人員要根據設備變化做好跟蹤記錄。

（五）聯合各部門協力配合開展綜合管理模式

作為疾控中心檔案管理重要組成部分的設備檔案，不僅能在科學合理引進醫療設備提升醫療衛生軟硬件水平上發揮重要促進作用，還能促進疾控中心業務水平和設備投資技術經濟效益的提升。疾控中心設備檔案管理工作設計的部門和領域眾多，所以要做好管理工作實現檔案信息價值最大化發揮，需要各相關部門、單位和領導對疾控醫療設備檔案建立一個正確的認知，在協力配合模式下開展綜合管理，讓疾控中心設備管理工作得到各方力量的支持。

三、結語

總而言之，充分認識到疾控中心設備檔案管理的重要性不斷提高管理水平能有效促進疾控中心工作順利開展。每一位檔案管理人都要抱以積極、主動的態度確保設備檔案信息的完整性，在收集整理有價值信息的基礎上盡可能地發揮設備檔案作用，助力疾控中心工作有序進行。