基于物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用研究

王莉 肖興

摘?要：基于受到高職院校擴招的一定影響，使得高校近些年來的學生檔案數(shù)量不斷提高，其中一方面是掌握學生的相關基本情況，另一方面則會對高職院校學生的求職及未來發(fā)展造成直接性影響。在高校實際檔案管理工作中有效融入物聯(lián)網(wǎng)技術，能夠實現(xiàn)動態(tài)管理檔案，進而使其為本校學生提供更為優(yōu)質的綜合性服務。對此，文章將簡要分析在檔案管理中提高物聯(lián)網(wǎng)應用效率的相關路徑。

關鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);檔案管理;應用路徑

關于物聯(lián)網(wǎng)，其是基于互聯(lián)網(wǎng)而進一步發(fā)展的新興互聯(lián)網(wǎng)技術，借助信息傳感設施可以實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)和物品之間的連接，從而達到信息通信與交換的目的，實現(xiàn)識別智能化、管理智能化等。因為物聯(lián)網(wǎng)自身所具有的明顯技術優(yōu)勢，所以被廣泛地使用在物流、交通等諸多領域。在檔案管理中對互聯(lián)網(wǎng)技術應用進行深入研究，對提高檔案管理工作智能化水平具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、物聯(lián)網(wǎng)自身特征分析

第一，高度智能化。在物聯(lián)網(wǎng)中會分布著一定規(guī)模的傳感裝置，通過傳感裝置可以對檔案信息進行收集，進而有助于相關管理人員對檔案內容加以充分了解，也為實現(xiàn)檔案分類管理給予了相應的技術支撐[1]。比如，學生被獲得優(yōu)秀學生干部或是其他褒獎后，應該把學生獲獎信息錄到學生檔案中。以往會需要有關管理人員首先依據(jù)學生信息進行相應檔案搜索，之后再去更新信息。可是通過物聯(lián)網(wǎng)，相關管理人員僅通過計算機上就能夠實現(xiàn)檔案的迅速搜尋，而且及時在網(wǎng)上更新信息;第二，高度自由化。以云服務平臺為支撐的物聯(lián)網(wǎng)，能夠針對數(shù)字檔案信息實現(xiàn)統(tǒng)一管理與儲存。與此同時，還能夠深度挖掘檔案資料潛在價值，進而為學生提供更為優(yōu)質的服務。例如，對于即將畢業(yè)的學生而言，他們最為關注的問題就是就業(yè)。可是大部分學生未能充分了解就業(yè)市場信息，加之其他事項，所以不能將全部精力投入在求職上。通過物聯(lián)網(wǎng)則能夠依據(jù)學生個人檔案中的專業(yè)、偏好及其求職意向，為其選擇匹配程度較高的企業(yè)單位，之后記錄與將學生要求相符合的崗位。由此學生就能夠在其提供的崗位中進行仔細篩選，從而能夠確保求職崗位的定位更為精準。

二、簡析檔案管理中應用物聯(lián)網(wǎng)的重要作用

第一，能夠滿足“雙軌制”檔案管理的實際需要[2]。我們不能否認無紙辦公的可以提高文件整理、查找及利用等相關方面工作效率，可同樣也會在管理中帶來一定的難題：（1）電子文件極易受損并且數(shù)字信息缺少長期穩(wěn)定性，容易遭受木馬病毒的襲擊，要是存在操作失誤、管理缺失與技術等原因，會使得文件被破壞與泄密等，出于保證電子文件自身的安全，相關工作人員應掌握較高的計算機操作能力，不僅工作部門需要極強的專業(yè)性而且相對煩瑣;（2）電子文件軟件更新頻繁而且格式較多。現(xiàn)階段經(jīng)常使用的管理軟件已經(jīng)達到幾十種之多，就文件格式來件均需要相應的軟件才可以進行檢索、運轉。因為軟件需要淘汰與更新，雖然所制作的電子公文能夠被完好保存，但也不能排除由于軟件版本不同而導致讀取無效。所以，在很長一段時間內是無法取替紙質檔案的，并且電子文件的有關技術更會獲得進一步完善與發(fā)展。而伴隨物聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生，則可以將兩者間存在的空隙有效彌補，實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案相結合，從而有助于實現(xiàn)“雙軌制”管理。

第二，能夠切實解決在檔案管理中出現(xiàn)的問題。物聯(lián)網(wǎng)可以由形成文件至永久性保存或者銷毀階段中的收集、鑒定、存儲簡化文件提供使用等環(huán)節(jié)的記錄，借助相應的通信技術，實現(xiàn)自主感知保管環(huán)境、智能化調節(jié)，實現(xiàn)智能化存儲事物或者是檔案摘要信息，跟蹤及定位紙質檔案，遠程利用檔案信息以及相關功能，這樣可以對當下檔案管理模式的缺陷加以彌補，能夠在降低管理成本提高管理效率的同時，使得相關管理工作人員提高提供檔案利用的主動性。從實際情況來看，物聯(lián)網(wǎng)技術不只是僅僅應用于檔案室，其也被廣泛地應用于高校圖書館中，在高校圖書館引入物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)與電子標簽之后，大部分高校圖書館所提供的相應服務，大大提升其準確率與便捷性，這能在很大程度上打破以往的高校圖書館管理模式與借閱服務模式，一方面將管理效率大幅度提高，另一方面還能讓工作人員為學生與教工提供更好的服務。由此可見，物聯(lián)網(wǎng)在高職院校檔案管理中具有十分廣闊的應用前景。

第三，提高智能化水平。物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應用，使得檔案管理更加智能化，并且在檔案庫房管理中有著重要的體現(xiàn)。其中包含了防高溫、防潮濕、防盜、防火、防強光、防蟲、防霉變。在檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)測控系統(tǒng)會對整個系統(tǒng)進行實施監(jiān)控，并將庫房內的溫度以及濕度進行檢測，并將所得出的數(shù)據(jù)直接上傳到控制微機當中。同時，通過對數(shù)據(jù)的接受，可以通過控制微機，對庫房中的各種智能設備下達控制指令。如在檔案庫房中，如果溫度過高，可以打開空調，關閉除濕設備等，從而對庫房的溫度以及濕度進行調控，從而也實現(xiàn)了智能調控。其主要原理是由于測控系統(tǒng)對庫房所測出的溫度以及濕度值，傳輸?shù)街骺匚C中，并對所得出的數(shù)據(jù)進行分析，從而下達控制指令，使各個設備通過指令，進行相應的調控。主控微機不僅可以存儲各庫房溫濕度的數(shù)據(jù)，而且還可以通過輸入相關的信息，實現(xiàn)自動統(tǒng)計以及打印等功能。

第四，實現(xiàn)檔案自動入庫。目前檔案入庫所采用最常見的方法為人工活條碼識別。不過該方式是存在一定缺陷的，不僅對人工過于依賴，而且也很容易造成檔案入庫錯誤。而在物聯(lián)網(wǎng)的作用下，可以使檔案入庫方式實現(xiàn)智能化。在計算機物聯(lián)網(wǎng)的作用下，用電子標簽對每一份檔案進行標記，當檔案在入庫中，在計算機內即可形成入庫清單。另外，物聯(lián)網(wǎng)的射頻技術可以自動對物品進行識別，也可以收集相應的信息，從而實現(xiàn)檔案自動入庫，并提高檔案入庫的智能化。

三、提高物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的使用效率分析

第一，科學制定并嚴格推行規(guī)范化管理標準。要想在高校中將物聯(lián)網(wǎng)技術有效應用于檔案管理工作中，首先就需要科學制定規(guī)范化的管理及技術標準。在制定管理標準時，需要對互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)技術有關標準規(guī)范加以重點考慮，在開展檔案管理工作過程中，則需要以標準規(guī)范為依據(jù)去執(zhí)行。與此同時，就運用物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)來講，也需要確保管理工作的規(guī)范化與統(tǒng)一性，確保其能有效運行于檔案管理工作。在制定相關技術標準時，高校應做好物聯(lián)網(wǎng)技術的交流工作，能夠正確達成協(xié)議，這樣一方面可以減少研發(fā)物聯(lián)網(wǎng)技術的有關成本，另一方面還有助于實現(xiàn)資源的無局限共享。

第二，提供必要的資金支撐。應用物聯(lián)網(wǎng)技術是脫離不了硬件設備設施支持的，從我國部分高校實際情況來看，在檔案管理工作中仍存在一定的不足，對此相關管理部門需以自身現(xiàn)實情況相結合，在情況允許下可以適度增加資金投入，進而為物聯(lián)網(wǎng)技術的應用和優(yōu)化提供強有力支持。與此同時，針對已經(jīng)投入應用的檔案管理設施，高校需對其進行定期的更新與升級，進而確保檔案管理系統(tǒng)自身兼容性與運行效率良好。不僅要關注硬件方面，高校也需要進一步提升管理人員自身的綜合素質。首先立足其多年檔案管理經(jīng)驗，努力學習現(xiàn)代化技術與先進軟件的實際操作形式，進而助力于檔案管理工作的高效完成;其次，高校也可以組織有關管理人員定期進行培訓與學習活動，進而更新其自身知識儲備量，更好地滿足物聯(lián)網(wǎng)技術的應用需求。由此，即使在運行物聯(lián)網(wǎng)過程中存在問題，也能夠實現(xiàn)有效地自行修復，確保高校學生檔案信息的保密性及安全性。

第三，將借閱手續(xù)進一步簡化。對于檔案使用者而言，可以辦理一張屬于自己的RFID借閱卡，將需要從檔案室借閱的檔案連同借閱卡，放置于借閱設備，這樣檔案管理系統(tǒng)就能通過自動掃描，對借閱人員必要的個人信息以及借閱的檔案標簽進行讀取[3];在借閱完成之后，會自行將檔案借閱清單打印出來，需要檔案借閱人員妥善保存;關于歸還，其與借閱步驟一樣以此實現(xiàn)自動掃描。由此能夠在很大程度上簡化在檔案查詢與使用過程中，需要核實檔案使用人員個人信息的各種麻煩，并且還能確保信息的可靠性。此外，在檔案借閱中，不涉及工作人員需要親自到檔案室中查找、取下或者是放回，僅借助電子標簽就可以對每份檔案位置進行精準定位，由此能夠在很大程度上減少了等候時間，還能降低檔案管理人員的工作強度。

第四，提高安全技術的使用效率。在高校中存在部分檔案會涉及學生或是教職工的個人隱私，萬一這些信息被泄露，所產(chǎn)生的后果是無法想象的。所以，高校技術人員應該借助相應的安全技術消滅這一威脅。（1）存儲信息數(shù)據(jù)。有關技術人員應為其建立起高效的防火墻系統(tǒng)，避免泄露檔案信息;（2）安全監(jiān)控系統(tǒng)。借助該系統(tǒng)能夠針對有關檔案信息展開實時監(jiān)控，萬一監(jiān)控到有被泄露的檔案信息，能夠及時展開追查;（3）檔案管理人員更應該提高重視，針對重要檔案要定期進行備份，從而確保檔案信息的安全性與完整性。

四、結語

基于科學技術的高速發(fā)展，使得物聯(lián)網(wǎng)技術應運而生，將其有效應用于檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。現(xiàn)階段受到各種因素的綜合影響，使得物聯(lián)網(wǎng)技術使用于檔案管理工作，仍處在相對初級的階段，但文章堅信隨著我國科技的發(fā)展，勢必會推動物聯(lián)網(wǎng)技術為檔案管理提供更好的服務。

參考文獻：

[1]陳勇.物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用研究[J].檔案學研究，2015（05）：102-105.

[2]朱博，曲丹秋.物聯(lián)網(wǎng)技術在圖書館檔案管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：176-177.

[3]陳妍杉，丁俊飛.物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應用研究[J].辦公室業(yè)務，2016（02）：174+172.

課題：2019年度學院校級課題《基于物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用研究》（編號：JYC201911）

作者簡介：王莉（1984—），女，漢族，湖南長沙人，文學學士，講師，研究方向：檔案管理、中國語言文學、高職教育教學;肖興（1981—），男，漢族，湖南長沙人，文學學士，講師，研究方向：高職學生管理、高職教育教學、中國語言文學。