合同管理信息化建設分析

師偉 祁雅娟

[摘 ? ?要] 由于我國經濟快速發展，市場經濟面臨不斷的調整，企業在市場經濟的發展下，面臨巨大的機遇與挑戰。為了提高企業自身競爭實力，要充分發揮合同管理的作用，合同管理是企業發展的重要組成部分之一。當前，隨著時代的進步，各行各業伴隨科技的充分發展，以傳統紙質合同為中心的管理方式，已經不能適應當前時代的發展。在合同管理中，對信息技術的依賴不斷提高，信息化合同管理已經成為合同發展中的必然選擇。從發展方向可以看出，對合同管理信息化建設的深入分析，對企業信息化合同管理中的價值做出探討，發現合同管理信息化中存在的問題，并針對其問題做出相應的建議分析，都會促進企業合同管理綜合提升。

[關鍵詞] 企業管理;合同管理;信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 025

[中圖分類號] F270.7 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）21- 0056- 02

0 ? ? ?引 ? ?言

在信息技術飛速發展的當今，社會各個領域都對信息技術發展高度關注，而在企業管理方式上，也有效地融合了信息技術。信息技術在企業合同管理中的應用，能更好的簡化合同管理流程，減少管理的失誤。合同管理發展依賴于信息技術，企業通過大部分的合同管理實現運作，故從其根本上要得到更多方面的改進，提升綜合管理水平。企業要站在科學發展觀的角度上，制定出更加合理、科學化的優化方案，促進整個合同管理流程的完善性，幫助企業更好更快發展。

1 ? ? ?合同管理信息化建設的必要性及價值

1.1 ? 合同信息化管理是企業發展的必然選擇

合同信息化管理是企業發展中的重要階段，由于我國經濟水平的提高，科學技術不斷發展。在對企業合同管理過程中，需要尋求更好的發展方向，促進信息化管理方式得到充分推廣。信息技術的運用，改變了傳統的企業合同管理方式。傳統管理存在弊端，其過于依賴人的行為。為了提高合同管理的效率，信息化的合同管理系統的建立，能夠展現企業合同管理對企業的重要性，更能明確合同管理的發展方向，為企業合同管理發展奠定了良好的基礎，同時在競爭激烈的大環境下，企業需要結合自身做出與時代發展相匹配的改革措施，因此合同信息化管理應運而生。

1.2 ? 合同管理信息化是企業管理現代化發展的客觀需要

新時代的到來，信息化的技術已經與我們的生活、生產密不可分。在信息化合同管理過程中，管理是建設的重要組成標志，通過整體規劃進行有效實施，作為信息化建設能夠促進工作的整體全面的有效連接。在發展過程中，信息化合同管理模式更加科學規范，能夠有效降低合同中存在的失誤，并提高企業合同管理的規范性以及整體質量。在保障合同管理工作有序進行的過程中，要加強合同管理，促使整個信息管理技術的提升，幫助企業良性發展。

1.3 ? 合同管理信息化能夠提高合同管理的安全性，維護企業經濟益利

合同的有效管理能夠促進企業的發展，合同是企業中的重要文件，若丟失或被盜竊，則會直接造成企業的經濟損失，造成企業信息泄露。在合同安全保障過程中，企業要將合同管理作為重點管理對象。通過信息化管理能夠加強企業合同管理的安全性，維護企業經濟利益。在傳統的合同管理的模式下，合同管理人員一般都是在線下進行保存保護，通過對其進行分類、上鎖等方式來保障合同的有效管理，這種方式對管理人員的職業素養以及工作能力都有較強的要求。在合同管理期間容易發生合同內容泄露或者由于保管不當造成合同破損等問題的發生。在信息化的合同管理過程中，將合同進行數字化的儲存模式存在電腦中，可以有效地進行整個企業活動管理控制，在數據傳輸客戶端進行合同上傳后，直接通過統一的平臺，用驗證碼的方式獲取企業合同信息，增強企業合同安全性與保密性。

1.4 ? 合同管理信息化的價值

首先，在合同管理過程中，由于內容及合同項目實施中的復雜性需要，因此做好長期的管理準備。合同的內容具有廣泛性的特點，需要對合同內容進行劃分。當前利用信息技術，可以對不同時段以及固定的信息，做到詳細的跟蹤、記錄、研究等，并對整個企業發展具有良好的掌控能力。其次，在網上合同管理中能夠縮短信息傳遞時間，提高信息效率。企業在對合同管理上，也要考慮降低成本，信息化管理節省了人工成本以及辦公成本，減少了紙張浪費等情況。最后，在對信息化的合同管理過程中，管理人員能夠有效減少花費的時間，對網上傳遞、評審以及詳細的檢閱，管理人員可以整理出大塊時間，將精力完全投放在合同內容的研究上，例如增加索賠項目、提高管理內容的完善性等方面，更好地提高工作質量。

2 ? ? ?合同信息化管理中存在的問題

2.1 ? 宣傳培訓工作不到位

對于合同信息管理的開發利用過程，一方面從信息化發展的技術層面來說，缺乏對IT技術人員的培養，在公司內部沒有相關的配置流程，另一方面促使系統更新需要進行全員培訓。若培訓不到位，則會影響整個企業的流程配置，達不到理想的效果。在開發過程中，需要提供更加多元的技術培養以及技術支持，對后續配置升級問題也要提出更多的發展前景。在對信息化的發展中，過于依賴IT人員對系統進行推廣，這種方式對于廣泛的普及難度較大，應用過程中企業要加強傳統流程以及業務的變革，增強學習主動性積極性，認識到信息化的合同管理方式對于企業發展帶來的作用。

2.2 ? 運維工作未引起足夠的重視

在合同管理信息系統上線后，需要對系統進行日常的運行維護，通過對主要的管理內容的日常管理做好記錄、分析、結果比對等。在系統維護上，主要包括硬件與軟件，能夠在硬件與軟件的連接過程中實現整體運行。在集中完善的維護過程中，需要用戶與人員的反饋，加強維護后的比對。在后期結束后，IT人員要對合同管理系統進行維護，面臨較大的挑戰是維護人員較少，但業務量巨大，解決問題需要的周期較長，無法快速對問題進行深入分析，在一定程度上限制了合同信息化管理的有效實施。

3 ? ? ?合同管理信息化的建設要點分析

3.1 ? 完善合同管理制度

合同管理制度要與整個企業的管理制度相匹配，企業要建立健全合同業務流程以及技術規范，細化合同管理。然而，在合同管理內容的確定過程中，要加強標準化管理，包括合同錄入、上傳、合同的審批，都要在此過程中留下印記。對不同種類的合同，要做好分類歸檔等。同時在管理制度中，不能將管理權力放在一個人的手中，要實行權力分散管理。在此期間，為了防止信息泄露，要制定可行性的安全措施，提高企業整體的信息保密能力。

3.2 ? 建立統一的合同管理標準

在標準化信息化的合同管理過程中，標準化的執行方式是合同管理的重要基礎，要加強合同執行能力的展現。各個項目要通過合同管理，統一實現集中管理的有效性，保障企業發展的標準化。然而特別注意合同錄入過程中的規范性，要對合同上傳文件做好信息化的處理，避免合同審批流程的復雜性，一些企業的合同審批過程形式化，流于表面，嚴重影響企業管理與發展。因此在信息化的合同管理執行過程中，要做好信息記錄，若沒有良好的規范行為，則無法建立出完善的企業信息平臺。在企業合同管理過程中，不按照規定做則視為不履行企業要求，但企業中經常存在各自為政的現象，企業在合同管理中無法得到充分的展現，從而也很難實現資源共享，促進企業合同的統一建立。

3.3 ? 應用智能化邏輯處理技術

在當前，可以通過技術手段，建立起穩定操作的管理系統，并可以通過軟件來實現整體的連接。技術人員對管理內容以及目標做出深入分析，對不同的邏輯關系做好處理結果的展現。在此期間，首先要明確信息輸入后的整體流程，通過自動技術對信息內容做出分析與整理，對較為復雜的流程環節進行優化處理。其次，是針對流程期間的整體運行過程要加強邏輯性處理，使其在信息的傳遞過程中條理清晰，在此采用圖片形式，讓系統來實現功能性，會更加方便。在整個流程的運行過程中，對于合同的幾個周期階段，要做好調動工作相互連接，相互制約，反映出合同管理流程中的各個邏輯關系，通過流程整體明細以及活動中的過程對時間節點進行有效調節。好的流程圖可以直接進行整理，整個信息留在閱讀界面，能夠更加明確以及容易地掌握整體信息。

3.4 ? 建立優秀的合同管理隊伍

在發展過程中企業重視各種人才培養，對于加強合同管理的信息化，同樣也離不開優秀的隊伍建設。首先，要對合同管理人員進行信息化意識的灌輸，讓管理人員了解到合同信息化管理的重要性。然而信息化的使用是從錄入、上傳、評定、搜索、傳遞等項目通過計算機來實現，要求合同管理人員不僅要對管理流程進行深入了解，更要對合同標準做出掌握。在計算機操作過程中，合同化的管理能夠使整個信息流程更加準確，合同管理人員要端正態度，立足于本職崗位，強化自我學習意識，不斷地學習專業性新知識，提高自身的綜合水平。重視合同管理人員的職業技能，根據當前發展情況來看，企業也要通過為員工營造學習氛圍，加強培訓等方式，開展有效的活動提高整個管理層面的技能提升。

4 ? ? ?結 ? ?語

綜上所述，在我國經濟發展過程中，企業合同管理信息化建設工作不斷推進。本文對合同管理信息化建設過程中的問題進行探討，并在合同管理信息化、標準化等方面提出有針對性的解決措施，以促進企業合同管理工作有序進行，為我國企業的持續健康發展提供更加有力的技術保障。

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