科學發(fā)展進程中的檔案管理信息化技術(shù)的應用

穆丹

摘? 要：科技及計算機技術(shù)的發(fā)展與普及促進了社會經(jīng)濟的發(fā)展與進步，在檔案管理過程中，計算機技術(shù)所起的作用較為顯著，使檔案管理工作的開展更加科學、高效，故采用計算機信息技術(shù)手段取代傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。然而在具體的檔案管理信息化技術(shù)應用過程中，各類問題不斷呈現(xiàn)。因此，探討檔案信息化技術(shù)的有效應用方式具有重要意義。

關(guān)鍵詞：科學發(fā)展? 檔案管理? 信息化技術(shù)? 應用

中圖分類號：F272.7 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（a）-0209-03

Application of Information Technology in Archives Management in the Process of Scientific Development

MU? Dan

（Heilongjiang Vocational and Technical School for Civil Affairs，Harbin，Heilongjiang Province，150025 China）

Absrtact： The Development and popularization of science and technology and computer technology have promoted the development and progress of social economy. In the process of file management， computer technology plays a more significant role， making the work of file management more scientific and efficient， computer Information Technology means to replace the traditional manual file management. However， in the application of the information technology of file management， all kinds of problems appear constantly. Therefore， it is of great significance to explore the effective application of archive information technology.

Key Words： Scientific development; Archives management; Information technology; Application

檔案管理工作是衡量高校教育質(zhì)量及管理能力的重要標準，是學校管理工作的重要組成部分。在教育快速發(fā)展的當下，高校對檔案管理工作的重視程度明顯提高。實現(xiàn)檔案管理信息化有利于解決檔案管理工作復雜、繁瑣的現(xiàn)狀，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的限制，使檔案管理更加透明、高效，進而促進高校檔案管理工作效率的有效提升。

1? 科學發(fā)展進程中檔案管理信息化技術(shù)應用優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)檔案分類整理及存儲

在科技及計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷發(fā)展的當下，高校的檔案管理工作也逐漸引入信息化技術(shù)手段，有效提升了檔案管理的效果。檔案管理信息化的實現(xiàn)，不僅大大提高了檔案信息的收集速度，還優(yōu)化了管理工作，使檔案管理的處理與管理工作效率都得以全面提高。從檔案管理角度分析，部分高校工作的開展受到了一定的限制，檔案管理信息化現(xiàn)后，這一問題得到了明顯的解決，檔案信息的查閱及傳送不再受到時間與空間的限制，可以有效利用網(wǎng)絡將檔案文件高效、快速地傳送給相應管理部門。同時，將計算機技術(shù)引入高校的檔案信息管理過程當中，提高了檔案管理效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，使檔案信息的管理及查閱速度都有明顯的提升，實現(xiàn)了檔案管理的分類存檔，實現(xiàn)了檔案信息的高效、及時傳遞，促進了檔案利用率的有效提升。

1.2 檔案管理信息資源共享的實現(xiàn)

在檔案管理過程中引入計算機信息技術(shù)使檔案管理工作的開展更加有序，進而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享。相關(guān)部門可以通過網(wǎng)絡共享檔案管理的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的共享，同時也可以實現(xiàn)檔案卷宗的實時調(diào)閱。此外，信息化技術(shù)手段檢索功能的應用，還大大提高了檔案信息的查詢速度，查詢者只需輸入關(guān)鍵詞即可快速檢索到所需信息，使檔案信息的查閱及數(shù)據(jù)庫信息的提取速度顯著提升，進而實現(xiàn)科學、高效的檔案信息存儲與使用。此外，在檔案管理工作過程中應用信息技術(shù)手段，還可以提高信息數(shù)據(jù)的傳輸速度，簡化信息傳送流程，實現(xiàn)檔案使用效率的最大化，進而徹底解決傳統(tǒng)檔案管理方式效率低下的問題。

1.3 滿足檔案管理的多樣化需求

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為單一，檔案的管理要受到時間及空間的制約。因此，傳統(tǒng)單一的檔案管理方式難以適應時代變遷下不變豐富的檔案管理需求，檔案信息的利用率也難以有效提升。檔案管理信息化的實現(xiàn)，滿足了檔案管理的多樣化需求，其以信息技術(shù)為基礎，在計算機及網(wǎng)絡的輔助下實現(xiàn)了更加安全高效的信息收集、處理與存儲，也可以實現(xiàn)檔案信息的加密，大大提高了檔案信息管理的安全性，同時也利用信息化管理的方式，使檔案信息的查閱及提取速度得以顯著提高，突破了傳統(tǒng)檔案管理方式的時間及空間限制，實現(xiàn)了隨時隨地的檔案信息查閱，有效提高了檔案信息的利用率。

2? 檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要用紙質(zhì)載體進行檔案信息的記錄與存儲，檔案內(nèi)容復雜，檔案類型較多，需要占用大量的空間進行存儲。同時，在紙質(zhì)檔案資料存儲過程中，受各種因素的干擾較大，一旦存儲環(huán)境的溫濕度發(fā)生變化，就會導致紙質(zhì)文件出現(xiàn)損毀，同時，紙質(zhì)檔案資料外借或使用過程中也極易發(fā)生損壞或丟失，這都會導致檔案信息資源的不完整。同時，紙質(zhì)資料有一定的保存期限，一旦超出年限，檔案管理人員必須重新整理與編制，檔案管理工作人員還要定期進行損壞文件資料的更新與修補，這都導致檔案管理工作人員的工作量繁重，工作壓力較大。

2.2 檔案存儲與管理過程不規(guī)范

由于檔案信息管理過程中涉及多個種類的檔案收集與存儲，有必要實現(xiàn)不同種類檔案的分別存儲，進而減少檔案信息的整理與查找效率。然而部分高校采用的檔案管理不規(guī)范，難以實現(xiàn)檔案的規(guī)范收集與管理，檔案存儲混亂，類別區(qū)分不清，因此，在檔案查詢時需要耗費大量的時間，同時還存在檔案重復現(xiàn)象，占用了大量存儲空間，極大地浪費了檔案管理資源。

2.3 缺乏對檔案管理工作的重視

部分高校的領(lǐng)導層并未意識到檔案管理的重要性，因此，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理設施未能及時更新，管理工作的混亂現(xiàn)狀也難以得到有效改善。領(lǐng)導層的重視程度不高，直接導致高校未能投入大量的資金進行檔案管理基礎設施的建設，也沒有投入過多精力進行檔案管理規(guī)范化建設。因此，在實際的檔案管理工作當中，檔案管理人員的工作開展舉步維艱，難以實現(xiàn)檔案的分類處理及存檔，以無法發(fā)揮出檔案管理工作的實際效果。

3? 科學發(fā)展進程中檔案管理信息化技術(shù)的應用

3.1 建立并優(yōu)化檔案管理機制

為了促進檔案管理信息化的有效應用，高校應建立科學的檔案管理機制，并在實際工作中進行應用效果的總結(jié)，及時對管理機制予以優(yōu)化與完善，進而推動高校檔案管理信息化向現(xiàn)代化、科學化的方向發(fā)展。同時，應制定合理的制度落實監(jiān)督機制，確保檔案管理機制得以順利貫徹與落實，在高校領(lǐng)導層的嚴格監(jiān)督下，提高檔案管理工作的開展效果。同時，還應引入合理的激勵機制，調(diào)動起檔案管理工作人員的積極性，促進檔案管理工作的科學化發(fā)展。檔案管理機制的建立是檔案管理工作順利開展的重要保障，而引入信息技術(shù)手段，則是促進檔案管理工作有序推進的必要手段，科學的制度與先進的技術(shù)手段完美融合，才可以促進檔案管理工作效率的有效提升。

3.2 促進檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的提升

檔案管理信息化技術(shù)的應用效果取決于檔案管理工作人員的基本素質(zhì)能務，其所掌握的檔案管理知識以及信息技術(shù)應用技術(shù)都是能否有效開展檔案管理工作的決定性因素。基于此，高校的領(lǐng)導應對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力予以高度重視。首先應從人才的選拔入手，明確檔案管理工作崗位需求人才的具體標準，篩選出符合崗位職責與技術(shù)能力的專業(yè)性檔案管理人才。其次，高校應重視現(xiàn)有檔案管理人才的培訓，定期開展檔案管理相關(guān)知識與技能的專業(yè)培訓，注重于提升檔案管理工作人員的檔案管理意識，使其崗位適應能力得以明顯提升。只有從外部招聘及內(nèi)部培訓兩方面入手，加強檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，才可以有效推動檔案管理工作的順利開展。

3.3 建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案管理信息資源眾多，信息類別較為復雜，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)信息庫進行檔案管理數(shù)據(jù)信息的有效存儲。在信息技術(shù)不斷發(fā)展與應用的當下，檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建立必須具有一定的時效性，不僅要實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的快速收集與處理，還應具備高效、科學的整理與歸檔能力，同時，還要保障相關(guān)數(shù)據(jù)信息來源的真實性與可靠性。此外，檔案管理人員還要對檔案管理信息數(shù)據(jù)庫進行及時的維護，定期進行數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的更新與補充，同時還要采用相應的措施保障檔案管理信息的安全存儲與使用，避免出現(xiàn)信息被盜用或修改等問題，進而實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與完善，提高檔案管理工作效率，發(fā)揮出檔案管理工作的價值。

參考文獻

[1] 石春莉.論信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的應用[J].科技風，2018（11）：74.

[2] 吳淑娟.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：86.

[3] 孫延光.試論如何提升檔案管理的科學化水平[C]//《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——地方公共決策鏡鑒學術(shù)研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社，北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：215.

[4] 劉敏.淺析提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略[J].科技創(chuàng)新導報，2018，15（24）：156，158.

[5] 張其嚴.信息化技術(shù)對檔案管理水平的提高[J].科技資訊，2019，17（4）：114，116.

[6] 王昱翕.檔案信息化管理應用實踐分析[J].科技創(chuàng)新導報，2019，16（20）：202，204.

[7] 張金風.淺析信息化時代檔案管理工作中如何體現(xiàn)人性化服務[J].才智，2020（10）：226.

[8] 王利娟.基于大數(shù)據(jù)支持的檔案管理信息化研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（10）：19-20.

[9] 楊敏.檔案信息化建設中多媒體技術(shù)的運用與研究[J].數(shù)字通信世界，2020（4）：267.

[10] 姜馨.基于用戶需求的高校教學檔案管理的信息化研究[J].科技創(chuàng)新導報，2019，16（35）：193-194.