淺談經營公司應收賬款的管理

劉紅

摘 要：本文從應收賬款管理流程方面存在的問題入手，理順應收款的管理流程，進一步加快應收賬款回收速度和質量，減少壞賬的發(fā)生，以促進港口集團的發(fā)展。

關鍵詞：應收賬款;管理;建章立制;流程再造

煙臺港務貨運經營有限責任公司是煙臺港集團公司最主要的承攬港口貨物的公司，組貨量占集團公司的70%，是集港、工、貿多功能于一體的綜合代理公司，主要從事散化肥、木材、鋼材、糧食、金屬礦石、非金屬礦石、建材、水產品、工藝品、飼料、植物油等貨物的港口裝卸、倉儲、疏運、報關報驗、租船等代理業(yè)務。由于它所涉及的經營范圍廣、接觸客戶多，為應收賬款的回收增加了一定難度，同時經營公司資金回收狀況也直接影響著集團公司和各作業(yè)公司的正常生產經營。因此，經營公司的應收賬款回收已成為非常重要的工作。為促進港口發(fā)展，加快公司資金回籠，滿足作業(yè)公司的資金供給，盡量減少產生壞賬、呆賬，有效解決應收賬款金額居高不下的局面，經營公司每年對應收賬款工作的管理進行完善，做了大量的工作，也取得了一定的效果。

1 公司應收賬款管理中存在的問題

公司應收賬款拖欠的原因有很多方面，除了受市場大的環(huán)境影響，貨主資金周轉緩慢，客戶覺得自己是老大的心理作祟覺得自己有貨在港口、業(yè)務人員不好意思催要款項，償還能力差等外部原因影響以外，公司內部在應收賬款管理工作中存在的問題也是不容忽視的，主要表現在以下幾方面：

（1）對應收賬款的管理仍停留在原有的傳統(tǒng)管理意識上，業(yè)務部門認為財務部門的財務人員負責收取款項，業(yè)務部門負責攬貨源就好。這造成財務部門人員不清楚貨物裝卸情況、代理貨物提離港口數量及轉運數量、轉運形式情況，而業(yè)務部門負責承攬貨源的業(yè)務人員不和財務人員相互通氣，不清楚貨主是否支付款項及港口費結算情況，導致應收港口費情況與業(yè)務部門放貨情況相脫節(jié)。財務每月要付款給作業(yè)公司上交港口裝卸費用，形成財務部門墊付款在前，回收款在后，一旦發(fā)生商務糾紛、貨主單位有風險發(fā)生，欠款回收難度就加大。

（2）各項規(guī)章制度不是很健全，即使有制度，執(zhí)行得也不到位，沒有完全按照與貨主簽定的合同進行全面預收。例如，合同約定國外進口貨物進港裝卸前，需要預付50%的港口費，但是貨主大多沒有按照合同執(zhí)行先行預付款項，出現款項未到位就進行裝卸或疏運或提離港口，形成應收款項不能及時到賬、欠款較多導致貨物裝卸完畢收款困難的現象。

（3）公司對業(yè)務部門的考核不嚴格，約束機制不嚴密。公司對業(yè)務部門的考核指標分別是業(yè)務攬貨量、噸貨收入、當月資金回收情況完成率、欠款壓縮率，而在實際考核當中對資金回收情況完成率指標考核力度不夠，部門經理會找各種理由解釋為什么沒有完成資金回收，考核指標形同虛設。久而久之，業(yè)務部門把攬貨量放在了第一位，完全忽視了資金回收情況，形成業(yè)務部門“重攬貨、輕收款”的觀念，致使有些應收賬款多年沉積。時間一長，人員調動，責任人找不到，形成壞賬。

（4）由于港口眾多，周邊港口市場競爭激烈，煙臺港的地理位置不是很優(yōu)越，使得公司把主要精力放在了如何占有市場，如何爭取到更多的貨源，如何開辟更多的高費率的貨種，如何留住更多的貨主在我們港走貨，期望充足的貨源帶來較大的經濟效益，但是卻忽視了公司自身風險控制能力，沒有把風險控制在可控范圍內，事先缺少對新客戶資信情況全面深入的調查和了解，加大了客戶欠款風險。

（5）業(yè)務部門簽訂合同不及時，造成財務部門無法按照合同條款辦理相關收付款業(yè)務，無法按照合同約定催收到期欠款。貨物裝卸都完成了，合同還沒有簽訂，不能及時確認收入，不能完整反映公司盈利虧損情況。

2 加強應收賬款管理，規(guī)避資金風險

2.1 進一步明確應收賬款相關管理職責

（1）各貨運部門的應收賬款實行分管領導負總責、各貨運部門負責人為第一責任人、經辦人為直接責任人的分級責任制。各貨運部門要按照“當期發(fā)生，當期回收”的原則，抓好當期資金回收工作，確保當期資金及時足額收回，全面控制欠款規(guī)模，提出清理欠款目標，公司每年的“應收賬款年末余額較年初壓縮30%以上，1年期以上應收賬款全部收回”。

（2）要求貨運業(yè)務部門負責匯總當月應收賬款清理情況和債務人經營及財務狀況，同時列出下月需清理的賬款明細和責任人。各貨運部門要密切關注債務人經營的資金狀況，一旦發(fā)現債務人經營及財務狀況惡化情形的，應立即向公司領導和計財部報告，以便公司采取措施，防止發(fā)生壞賬并避免造成損失。

（3）財務部負責往來核算的人員負責按要求定期實施內部對賬與外部對賬。內部對賬由計財部與貨運部門、責任人之間按月進行。外部對賬由計財部每季度以寄發(fā)詢證函的方式與債務人進行對賬，回函由計財部門存檔。在進行內、外部對賬時，對賬各方應在書面對賬資料上簽字確認，對賬資料由計財部保管并留檔備查。

（4）計財部定期分析公司應收賬款的賬齡、客戶、信用等級、清理進度等情況，并每月上報公司管理層，使公司管理層及時了解資金回收情況。

（5）計財部為月度清欠應收賬款的責任部門，每月召開月度清欠例會，對當月應收賬款清理情況進行匯總分析，同時列出下月需要清理賬款明細和責任人。超過一年的應收賬款由貨運業(yè)務部門、風控部門、計財部共同確認并提出解決方案進行清欠。有必要并有條件采取訴訟解決的，由風控部門人員負責訴訟清欠。

（6）建立清欠責任人制度，各業(yè)務部門負責人為本部門清欠管理第一責任人，單船欠款業(yè)務負責人為本部門負責船舶的業(yè)務人員。單船責任人調離崗位或者業(yè)務調整，必須按照公司規(guī)定辦理業(yè)務交接手續(xù)，交接業(yè)務內容包括業(yè)務合同、客戶信用檔案和貨主欠款明細及原因。如果是業(yè)務員的責任導致款項回收不及時或者收不回來，暫停辦理業(yè)務員交接手續(xù)，直至解決問題。

（7）財務部門每月根據業(yè)務對賬情況及根據生產系統(tǒng)掌握的船舶情況通過生產系統(tǒng)--數據查詢---合同查詢了解來船信息，如船舶客商信息、作業(yè)地點、進港提單噸數、運載貨物種類、大費率組成等，根據上述信息初步制作臺賬。月底根據臺賬制作分管部門當月欠款明細表，包括船舶名稱、時間、貨物類型、噸數、費率、應收、已收、欠收、作業(yè)公司等。當月欠款表及時送達業(yè)務部門業(yè)務人員進行核對。部門經理最后簽字確認，有問題及時反饋給財務部門進行調整。財務部門根據業(yè)務部門核對好的欠款表重新修改并簽字存檔。人力資源部門根據財務部門制作的欠款表及貨源計劃下達業(yè)務部門考核指標。

（8）嚴格執(zhí)行煙臺港集團公司有關規(guī)定以及“煙臺港作業(yè)費收管理規(guī)定”。對到港的船舶，代理的業(yè)務部門必須要求貨主按照合同預交港口費，財務部門依據收款情況開具“經營公司財務部單船收款單”手續(xù);對沒有預交港口費的船舶，業(yè)務部門需填緩交款申請，經公司總經理、風控部門負責人、業(yè)務經辦人簽字后，方能到貨運室辦理作業(yè)票，并開始裝卸貨物。出口船舶一律不許批準緩交港口費，這樣避免了出口船舶款項未收船舶已經作業(yè)完成離開港口。

2.2 進一步強調應收賬款管理規(guī)定

（1）嚴格按照集團公司的要求簽訂付費條款。具體為：出口貨物必須全額預交港口費，進口貨物在船舶抵港5日前，貨主按合同預付50%港口包干費、全部鐵路運雜費和關稅等費用，剩余的港口費用在貨物卸船完畢后支付。企業(yè)財務部門應當對合同條款審核后辦理結算業(yè)務，未按合同條款履約或者應簽訂書面合同未簽訂的，財務人員拒絕付款，并及時向財務負責人報告。

（2）嚴格執(zhí)行港口費緩交款有關規(guī)定。根據《煙臺港收費結算管理辦法》，確需辦理緩交款的，各貨運部門應當要求客戶提出書面申請，說明辦理理由，填寫緩交申請，經公司主管領導批準后，方能辦理貨物提取手續(xù)，并留置部分貨物以做抵押。留置貨物的價值相當于所欠港口費用的200%，待款項付清后方可放行。

（3）嚴禁截留、挪用港口費用。各貨運部門收到客戶繳付的港口費用應及時上繳計財部。如遇客戶現金結算，貨運部門業(yè)務人員應及時通知計財部，并陪同客戶到計財部辦理交款手續(xù)。禁止業(yè)務人員直接收取現金，以確保資金安全。禁止替客戶墊付關稅、商檢費、運費等其他費用。

（4）港口包干費原則上只收取現匯，如需收取銀行承兌匯票，須經計財部經理批準，不得收取商業(yè)承兌匯票。貨運部門收取銀行承兌匯票時，應認真查看票面、背書、印章、匯票記載要素，要求付款人在承兌匯票上背書簽章。計財部在收到銀行承兌票據時，要嚴格審查銀行票據的真實性、完整性，并通過開戶銀行進行查詢。

（5）嚴格執(zhí)行應收賬款責任人調離崗位或業(yè)務調整必須辦理業(yè)務交接手續(xù)的規(guī)定。交接內容包括業(yè)務合同、債權手續(xù)等，并經相關領導簽字確認。對有問題的欠款，調離的財務人員需要把造成欠款原因以紙質形式寫明，并交由接管人員，以待備查。

2.3 加強拖欠賬款管理，減少應收賬款損失

公司通過經常的賬齡分析，發(fā)現賬款被客戶拖欠時，首先分析違約客戶的資信，對其拖欠款項可通過信件、電話、個人拜訪、訴訟等方式進行催收。另外，對疑難賬款慎重對待，一方面在收賬時態(tài)度應漸加強硬，另一方面，要注意避免因催收過急，傷害無意拖欠的客戶，影響潛在的貨源和利潤。只有這樣，才能避免收賬上的隨意性，抓住收賬時機，最大程度地挽回壞賬損失。

3 結語

經營公司雖然經過幾年的實踐和努力，對應收賬款管理工作取得了顯著的成效，但仍存有不足，需在今后的工作中不斷實踐和改進。時代在飛速發(fā)展，相應地對公司及財務人員也提出了更高的要求。財務人員不僅僅要管理好自己份內的財務工作，更要了解業(yè)務方面的知識，做到真正的業(yè)財融合。對一些惡意拖欠港口費的貨主單位，應及時采取法律形式，清回拖欠款，否則會因時機延誤而形成壞賬。

參考文獻：

[1]孫爽.加強應收賬款管理化解應收賬款風險[J].科技經濟市場， 2006，（12）：99-100.