信息時代辦公室檔案管理創(chuàng)新策略

摘要：信息化時代社會環(huán)境下，各個領(lǐng)域工作形式發(fā)生了巨大變化，尤其是資料管理等與信息相關(guān)的領(lǐng)域。而檔案管理工作在單位中起著重要的作用。基于此，本文主要圍繞辦公室檔案管理進行探討，闡述其特點，并提出實現(xiàn)信息時代辦公室檔案管理創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息時代;辦公室;檔案管理;創(chuàng)新策略

前言：信息化時代下各種先進技術(shù)和設(shè)備條件，為傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作進行改革提供了良好的條件，為單位創(chuàng)新發(fā)展提供更加強大助力。因此，必須提升對新時期條件下辦公室檔案管理認知，并加快改革，在此過程中，需要辦公室檔案管理人員掌握檔案管理工作要點，了解信息化時代條件下辦公室檔案管理工作的特征，然后提出各種創(chuàng)新檔案管理工作方式，構(gòu)建辦公室檔案管理工作新途徑。

一、信息化時代辦公室檔案管理工作分析

（一）辦公室檔案管理信息化概述

辦公室檔案管理信息化，指的是利用相應(yīng)信息技術(shù)進行資料接收、采集和保存等工作，同時還應(yīng)對檔案信息資源進行其他管理和應(yīng)用方式開發(fā)，這種建立于信息技術(shù)基礎(chǔ)上的辦公室檔案管理方式，突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)實物記錄方式限制，建立了信息時代下數(shù)字化管理方式。

（二）辦公室檔案管理及其信息化特點

辦公室檔案管理及其信息化特點，主要有以下表現(xiàn)：

一是管理工作形式逐漸向信息化方面發(fā)展。信息化背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式愈加難以滿足實際管理需求，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ饕约皩W(xué)習(xí)中的滲透，使得辦公室檔案管理中可使用更加先進設(shè)備與設(shè)施，而信息化建設(shè)相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的使用，使得傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，同時在開展檔案管理工作中，圍繞單位制定的檔案管理制度，開展辦公室檔案信息化管理工作[1]。

二是信息化檔案管理在應(yīng)用方面發(fā)展迅速。檔案信息化建設(shè)快速推進，不僅提升了管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化程度，而且為辦公室檔案管理改革與創(chuàng)新打下了堅實基礎(chǔ)。傳統(tǒng)辦公室檔案管理使用中存在明顯限制，而在紙質(zhì)檔案開始由電子檔案替代后，能夠提供更加精確和準確信息，并為檔案信息查詢和使用提供了方便，極大提升了檔案管理效率。

三是辦公室信息化檔案管理可提供多樣化服務(wù)。單位的檔案資料，由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式開始向電子形式轉(zhuǎn)變后，使得檔案管理形式愈加多樣化，極大提升了檔案管理工作開展的便捷性，同時也提升了檔案管理人員工作熱情，減少了檔案管理人員的工作強度。與此同時，利用信息化時代下各種設(shè)備條件，使得傳統(tǒng)實物管理形式開始向信息化技術(shù)管理方向邁進，采用電子檔案替代實物檔案的資料信息儲存形式，為加快辦公室檔案管理多樣化提供了支持。

二、信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）采用先進管理理念與科學(xué)管理模式

信息化時代條件下，傳統(tǒng)辦公室檔案管理理念和方式，已經(jīng)難以繼續(xù)為單位快速提供信息支持發(fā)揮更強作用。因此，必須對傳統(tǒng)管理思想和方式進行改進和創(chuàng)新，提升辦公室檔案管理信息化程度。一方面，應(yīng)結(jié)合信息時代背景下各種先進技術(shù)和設(shè)備條件，為辦公室檔案管理工作開展提供強有力的硬件支持，加快推進檔案管理方式由傳統(tǒng)方式向信息化管理方向轉(zhuǎn)變。另一方面，應(yīng)吸收相關(guān)單位先進的檔案管理經(jīng)驗和思想，并結(jié)合自身情況進行適當調(diào)整，對以往辦公室檔案管理理念進行創(chuàng)新，確保辦公室檔案管理工作與新時期社會發(fā)展相符合。

（二）加強辦公室檔案管理人員創(chuàng)新能力

辦公室檔案管理人員是推動檔案管理工作進行的主要力量與核心力量，且檔案管理人員素質(zhì)水平關(guān)系到整體檔案管理工作質(zhì)量。因此，在進行辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)中，應(yīng)加強檔案管理人員的創(chuàng)新能力，提升其技術(shù)能力和素質(zhì)水平。首先，加強辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升，為辦公室檔案管理人員提供熟悉檔案管理專業(yè)技術(shù)的機會，并要求其在檔案管理中掌握管理學(xué)和圖書館學(xué)等方面知識與能力。其次，由于信息化時代條件下，檔案管理中主要采用電子信息管理系統(tǒng)，這就需要辦公室檔案管理人員熟練掌握計算機系統(tǒng)操作方式。在進行外部人才招聘中，應(yīng)提升對人才在計算機方面的要求標準，并對內(nèi)部檔案管理人員進行計算機方面的能力培訓(xùn)，幫助其更好掌握和適應(yīng)現(xiàn)代化信息管理工作。再次，對檔案管理人員工作理念進行創(chuàng)新，幫助其突破傳統(tǒng)思維方式限制，認識新時期各種先進技術(shù)和設(shè)備在檔案管理工作開展中的作用，轉(zhuǎn)變其在檔案管理方面思維方式，促使其主動接受并學(xué)習(xí)利用計算機進行檔案管理方式。最后，提升辦公室檔案管理工作者思想覺悟，使其認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性，并認識到自身良好素質(zhì)水平和對先進技術(shù)設(shè)備掌握能力，對提升檔案管理工作效率和質(zhì)量具有重要性，使辦公室檔案管理人員積極主動參與到檔案管理信息化建設(shè)中，并不斷進行自我能力提升，以便更好的服務(wù)于信息化條件下檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新辦公室檔案管理系統(tǒng)

信息時代條件下，在進行辦公室檔案管理工作創(chuàng)新中，需要建立用于辦公室檔案管理的系統(tǒng)，為開展檔案管理工作提供軟件條件，以便更好的發(fā)揮信息技術(shù)作用，同時需要對檔案管理系統(tǒng)進行創(chuàng)新，確保其符合相關(guān)單位新時期發(fā)展需要。創(chuàng)新辦公室檔案管理工作中，首先應(yīng)及早完成檔案錄入和重新編排工作，并根據(jù)管理內(nèi)容適當對檔案管理環(huán)節(jié)進行簡化。其次利用新時期信息化手段，制定新型檔案管理制度，以此提升檔案管理工作效率，并保證檔案管理信息準確性。最后對相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)進行完善，加強檔案自動分類和管理設(shè)計，并增強檔案系統(tǒng)對錄入信息錯誤標記能力，及時對所有文件進行分類、保存和備份處理。

結(jié)論：為更好應(yīng)對信息化時代條件下辦公室檔案管理新形勢，提升檔案管理效率，增強檔案管理水平，應(yīng)重視對現(xiàn)代化各種先進技術(shù)利用，實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化途徑，并在檔案管理工作開展中，從管理理念入手，做好辦公室檔案管理人員創(chuàng)新工作模式，加快實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，并通過引進科學(xué)管理方式，加快實現(xiàn)辦公室檔案管理工作創(chuàng)新，更好的發(fā)揮辦公室檔案工作的價值。

參考文獻

[1]張藝瑋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2020，23（2）：3840.

作者簡介：姓名：吳自嬡（出生年份月：1971年3月），性別：女，民族：漢族，籍貫：廣西欽州，職稱：館員，學(xué)歷：本科。 ?單位所在的省市和郵編：廣西省欽州市，郵編：535000