檔案管理中數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用策略分析

摘要：現(xiàn)如今的社會(huì)是一個(gè)電子時(shí)代的社會(huì)，方方面面離不開(kāi)電子信息技術(shù)的支持，在這種大的社會(huì)環(huán)境下，各行各業(yè)都離不開(kāi)大型數(shù)據(jù)庫(kù)的助力。檔案管理是一項(xiàng)工作量龐大的社會(huì)性工作，隨著人口的不斷增長(zhǎng)，檔案數(shù)量也隨之增加，針對(duì)這種現(xiàn)狀就不得不改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，用云端數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)幫助檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，這對(duì)于提高效率和歸檔正確性是十分有效果的。本文對(duì)如何用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù);運(yùn)營(yíng)策略

引言：

檔案管理是整個(gè)社會(huì)最為重要也是最為復(fù)雜的一項(xiàng)工作，其中包含著大量的個(gè)人信息，稍出差錯(cuò)就可能會(huì)對(duì)一個(gè)人造成很大的影響。在以前電子技術(shù)還沒(méi)有普及的時(shí)代，檔案的歸納和整理通常是由人工來(lái)完成的，在人工完成的情況下，往往效率緩慢而且也會(huì)容易出現(xiàn)很多差錯(cuò)，丟失檔案或檔案錯(cuò)誤的情況時(shí)有發(fā)生。對(duì)于這種情況，我國(guó)的相關(guān)專家也是積極的出臺(tái)相關(guān)政策來(lái)減少這種問(wèn)題的發(fā)生，近些年來(lái)隨著第三次科技革命的不斷發(fā)展，電子技術(shù)不斷進(jìn)入社會(huì)，檔案行業(yè)也開(kāi)始使用電子數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息來(lái)進(jìn)行檔案管理。經(jīng)過(guò)這些年的觀察，使用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行檔案管理能夠有效地減少檔案錯(cuò)誤或丟失的情況，而且由于大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)相互連接，使得查詢檔案也方便了很多。本文就針對(duì)如何使用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行檔案管理進(jìn)行策略分析。

一、數(shù)據(jù)庫(kù)的產(chǎn)生及作用

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)的產(chǎn)生及發(fā)展

數(shù)據(jù)庫(kù)一詞首先產(chǎn)生于上個(gè)世紀(jì)六十年代的美國(guó)，在那個(gè)時(shí)候，全球的計(jì)算機(jī)技術(shù)剛剛從美國(guó)起步，在那個(gè)時(shí)候，計(jì)算機(jī)也還是一個(gè)大型機(jī)器，所以對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的界定也只是一個(gè)模糊的定義，到二十世紀(jì)八十年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)始普遍全球，相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)也開(kāi)始在商業(yè)范圍內(nèi)使用，數(shù)據(jù)庫(kù)的定義也開(kāi)始逐漸清晰明了[1]。20世紀(jì)90年代計(jì)算機(jī)正式進(jìn)入中國(guó)，隨之一起傳入的還有相關(guān)定義，在那個(gè)時(shí)候數(shù)據(jù)庫(kù)這個(gè)新名詞開(kāi)始為中國(guó)人所熟知，經(jīng)過(guò)這么多年，中國(guó)人民憑借其強(qiáng)大的學(xué)習(xí)能力，將數(shù)據(jù)庫(kù)的定義靈活的改變，使其衍生出了很多的相關(guān)定義，不僅如此，中國(guó)人民及政府還將數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)用到了各行各業(yè)當(dāng)中，現(xiàn)如今無(wú)論是商業(yè)、農(nóng)業(yè)還是第三產(chǎn)業(yè)，都可以看到數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)應(yīng)用。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)的作用和主要特點(diǎn)

1.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

所謂數(shù)據(jù)共享，就是指在這一整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中包涵的所有資源，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)上的用戶來(lái)說(shuō)都是可以共享的。同時(shí)用戶從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取到數(shù)據(jù)的方式也并不是單一的。多樣化的獲取信息方式最大程度上的為用戶進(jìn)行使用方面的便捷，在用戶不會(huì)使用互聯(lián)網(wǎng)查詢自己的相關(guān)檔案信息時(shí)，也可以到相關(guān)的部門的人工平臺(tái)進(jìn)行辦理，有專業(yè)的工作人員從數(shù)據(jù)庫(kù)中查找當(dāng)檔案信息，最大程度方便居民的需求。

2.減少數(shù)據(jù)的冗余度

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更好的進(jìn)行文件整理，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)檔或重復(fù)檔的現(xiàn)象，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證了文件信息的統(tǒng)一性。

3.數(shù)據(jù)的獨(dú)立性

數(shù)據(jù)庫(kù)與傳統(tǒng)的文章整合系統(tǒng)相比更加具有獨(dú)立性，傳統(tǒng)的文件整合系統(tǒng)因?yàn)榇鎯?chǔ)量小，系統(tǒng)范圍有限導(dǎo)致在查詢相關(guān)信息的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)連帶信息現(xiàn)象，這很有可能導(dǎo)致信息泄露。但是數(shù)據(jù)庫(kù)就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)量很大但是其所有數(shù)據(jù)信息都是相互獨(dú)立的，不會(huì)存在信息泄露的問(wèn)題。

4.數(shù)據(jù)一致性和可維護(hù)性

數(shù)據(jù)庫(kù)相比較其他的云端保存系統(tǒng)更加具有可靠性和安全性。

二、在檔案管理當(dāng)中數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)點(diǎn)

（一）檔案保存與利用的矛盾得以緩解

檔案以具體內(nèi)容反映其形成的過(guò)程，具有較強(qiáng)的記錄性。檔案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，這也是檔案寶貴的原因之一。檔案的利用率在不斷提高，檔案的破損率也在加快，檔案的“保存”與“利用”的矛盾一直困擾著檔案界。如果把檔案全文數(shù)字化，存入數(shù)據(jù)庫(kù)它不僅解決了“保存”與利用的矛盾而且還大大提高了檢查速度。

（二）利于集中保存，提高工作效率

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以使檔案文件以電子文件的形式集中保存，不僅有助于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)掌握檔案文件的情況和及時(shí)糾正錯(cuò)誤，還有助于集成文件歸檔前后的管理行為以及節(jié)省歸檔的周期和手續(xù)，從而提高工作效率。

（三）檔案的查詢速度，準(zhǔn)確性有很大提高

采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理，不僅改變了傳統(tǒng)目錄單點(diǎn)線形的檢索模式，實(shí)現(xiàn)同一頁(yè)面的多次跳轉(zhuǎn)，也支持了模糊關(guān)鍵詞檢索。因?yàn)橛行┤送鶡o(wú)法準(zhǔn)確的說(shuō)出自己想要查找的東西，有了模糊關(guān)鍵詞檢索，這種情況所帶來(lái)的困境就迎刃而解了。數(shù)據(jù)庫(kù)的便捷提高了檢索速度，正確率也大有提升。

（四）數(shù)據(jù)庫(kù)安全可靠性

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全可靠性，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，也是檔案工作不斷進(jìn)步的一種標(biāo)志，數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理上的應(yīng)用標(biāo)志檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化[2]。它能使檔案室能夠更好地提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，但檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用也為其帶來(lái)了安全性問(wèn)題。檔案信息系統(tǒng)的安全涉及很多，防病毒、建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)據(jù)備份以及檔案人員的安全意識(shí)缺一不可。對(duì)于此種現(xiàn)象，要求上級(jí)政府對(duì)于從事檔案管理的每個(gè)工作人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，并且保證不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的漏洞，安排專業(yè)的計(jì)算機(jī)工作人員定期為數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，保證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)客戶端來(lái)進(jìn)行檔案管理是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，時(shí)代所趨。這一改變要求當(dāng)代大社會(huì)情況下，要求進(jìn)行檔案管理的人員要積極掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)技能知識(shí)，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)使得檔案管理的相關(guān)性更加好，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)互聯(lián)。管理者要積極發(fā)現(xiàn)具有計(jì)算機(jī)高科技技術(shù)型人才，不斷的培養(yǎng)具有高科技人才。做好傳統(tǒng)與新時(shí)代相關(guān)技術(shù)的銜接，使得新時(shí)代、新技術(shù)、新方法成功的做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]高寒， 喻金科. 基于檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)安全與防范策略研究[J]. 無(wú)線互聯(lián)科技， 2018.

[2]羅俊梅. 登記檔案管理中的隱私權(quán)保護(hù)策略分析[J]. 智富時(shí)代， 2019， 000（007）：P.1-1.

作者簡(jiǎn)介：余飛，1983.8 ，男，漢，湖北黃岡，職務(wù)/職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。