公共衛生系統檔案管理的創新模式分析

摘 要：公共衛生檔案管理是公共衛生機構管理工作中一個至關重要的部分。面對日趨深化的公共衛生改革環境，檔案管理工作想要適應新形勢，實現檔案管理的現代化的發展，其中的關鍵是要對檔案管理進行一些策略上的創新。本文著重從幾個方面來對檔案管理工作的創新進行論述。

關鍵詞：公共衛生;檔案管理;創新策略

引 言

在經濟高速發展的大環境之下，公共衛生系統檔案管理工作迎來了新的機遇，同時也將面對更多的挑戰。新形勢下，把握好公共衛生檔案管理事業新的重要發展時期，首先要認識到目前管理工作存在的幾個問題，以達到在解決問題的基礎上，對傳統的檔案管理工作進行有效的創新。

1公共衛生系統檔案管理中存在的問題

1.1管理人員對工作不夠重視

首先，現階段人們普遍認為，檔案管理工作就是對相關的檔案資料進行普通的記錄與保管，同時認為這些抄寫記錄、保管等屬于事物性的工作，并不能真正給單位帶來經濟效益;相關人員只要保證檔案做到不丟失、不泄密就算是完成工作了。而這種是對檔案管理工作的不重視，在目前已經難以適應現代化發展下的檔案管理要求。其次，大部分檔案管理人員還因為身兼多職，而不能對檔案工作投入充足的精力，這不僅會造成歸檔材料難以反映真實現狀，還會導致材料最后形成不完整記錄。

1.2檔案的保存問題

檔案能夠真實地記錄各項活動的具體情況，把檔案保管好了才能在有需要時提供具體有效的信息。但是由于資料的收集結果與電子檔案的保密方式呈現出多種形式，工作人員為了便于讀取和保存相關的檔案資料，可能會對一部分文件格式進行調整，以及對文件內容進行刪改。此類做法則會導致檔案內容的失真，使之利用率與管理效用發生弱化。除此之外，大多數檔案資料由于內容龐雜、時間跨度長且整理的形式和規格不統一等情況也形成了檔案保存基礎普遍較差的問題

1.3檔案管理人才缺乏

公共衛生系統的管理工作較為繁瑣，涉及的范圍較廣，且具有一定的特殊性和專業性。需要工作人員具備公共衛生系統的基礎知識，以及檔案綜合管理的專業技能與素養。公共衛生檔案管理工作較高的規范性以及高效性，還對管理人員的能力素質提出了更高的要求。但是，目前滿足檔案標準化管理相關要求的專業人才尤為缺乏。大部分工作人員前期沒有經過專業的檔案知識培訓，相關的管理知識較為缺乏，加上對管理業務的不甚熟悉以及淡薄的檔案收集意識，要做到對材料的及時收集與歸檔比較困難。

2公共衛生系統檔案管理的創新策略

2.1加強檔案管理方式

要實現檔案管理的現代化發展，在管理方法上進行創新很有必要。首先面對以往檔案管理因不集中而造成的檔案漏失弊端，要求改變分開管理的現狀，建立起一整套完善的管理制度與方法，確保檔案信息的齊全、真實性與完整性。

其次，工作人員要培養正確的檔案管理認知，能通過認識到傳統檔案管理模式的不足，調整檔案管理的細節，正視檔案管理工作的重要性。在原有檔案管理模式的基礎上，取其精華，去其糟粕，在確保各個環節之間銜接緊密的前提下，僅保留關鍵的步驟。同時，鼓勵工作人員主動學習、主動思考，能夠結合現代信息化、網絡化的發展趨勢，自覺提高自身的信息應用技術，掌握一定的檔案管理新方法，為提高公共衛生系統檔案管理的工作效率作出貢獻。

2.2提高工作人員的專業能力

在整個檔案管理流程體系中，相關的工作人員占據了重要地位，這就要求他們需要具備較高水平的專業管理素質。有關單位應加強對檔案管理人員的事業心與責任感教育，利用多種渠道加大宣傳檔案管理工作的重要性，使其認識到這并不是一個無關緊要的工作，以提高管理人員的職責素養。

在新的人員管理制度下，對檔案管理人員的工作要求作出明確的指示，加強工作流程與相應的獎懲措施，能夠充分發揮良好的激勵作用。并通過對工作人員進行外語、計算機運用以及定時的知識指導等各種培訓，使之業務能力逐漸提升，具備較為熟練的信息技術與軟件系統的操作能力。能通過各類檔案管理軟件，對整個檔案的數據信息收集到歸檔裝訂這一系列流程進行有效的操作。同時改變檔案的管理人員習慣于服務單一對象的現狀，讓整個檔案管理工作具有高效的創新性和主動性。

2.3提高檔案管理工作的信息化建設

公共衛生機構檔案的標準管理是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容管理，其中包括分類、編號、案卷目錄等項目都要求符合各標準的規定。檔案達到標準化是實現現代化檔案管理的基礎。而隨著信息技術的發展，計算機已經成為了現代化管理手段中不可缺少的重要工具，它在幫助實現檔案管理工作的標準化與現代化建設中起到不可或缺的作用。

計算機涵蓋的各種記錄和儲存功能可以對檔案管理工作的實施與創新提供極大的幫助。各單位可以根據現有的實際情況，建立起信息資源數據庫，在遵循相關管理原則的前提下，可對部分檔案信息實行部門和個人開放措施，以便建立公開、透明的檔案管理機制。還應加大投入建設現代化檔案庫房、購置檔案裝具等設備。把硬件裝備與軟件信息應用高效結合，利用現代設備建立檔案管理信息的儲存和檢索系統，達到對檔案管理資源的合理配置與高效利用。

通過計算機信息技術管理軟件對各種類型的檔案資料進行統一的收集、歸納與儲存，使檔案管理實現信息化、網絡化。為有效避免出現儲存空間不足、查找困難、共享性差等情況，還可以采用多樣化的儲存方式;如采用電子文件的方式進行管理，將其儲存在硬盤或者磁盤內。這不僅便于信息的查閱，還能有效的節省時間、人力、物力，甚至是財力。利用計算機管理檔案方便快捷，資料的保密性也得到了一定程度的提高。在節約空間的基礎上也提高了工作效率與信息的利用率，有利于本單位的檔案管理工作緊跟時代發展的步伐，發揮檔案管理潛在的經濟效益和社會效益，以適應現代化管理的要求。

3結語

總之，建立健全科學完善的公共衛生系統檔案資源管理模式任重而道遠，還需要相關人員對現有的管理工作進行不斷的摸索與創新。檔案信息的保存質量和內容的全面性對公共衛生部門的醫療、教學、科研以及管理活動都起到了重要的作用，提升公共衛生檔案管理水平，能夠發揮檔案管理潛在經濟效益與社會效益，也為公共衛生系統檔案管理工作的效率和品質提供保障。完整、全面、及時地收集檔案，科學的管理檔案，切實做好檔案的信息歸檔，對建設現代化的檔案管理系統還具有重要作用。

參考文獻

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[3] 馬麗娟. 簡述公共衛生檔案管理的創新模式[J]. 辦公室業務，2018，（15）：85.

作者簡介：姓名：凌瑪麗（1984.10--）;性別：女，民族：漢，籍貫：山東省濰坊市安丘市，學歷：本科，畢業于臨沂師范學院（現更名為臨沂大學）;現有職稱：助理館員;研究方向：檔案管理。