公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新模式分析

摘 要：公共衛(wèi)生檔案管理是公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理工作中一個至關(guān)重要的部分。面對日趨深化的公共衛(wèi)生改革環(huán)境，檔案管理工作想要適應(yīng)新形勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展，其中的關(guān)鍵是要對檔案管理進(jìn)行一些策略上的創(chuàng)新。本文著重從幾個方面來對檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：公共衛(wèi)生;檔案管理;創(chuàng)新策略

引 言

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大環(huán)境之下，公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇，同時也將面對更多的挑戰(zhàn)。新形勢下，把握好公共衛(wèi)生檔案管理事業(yè)新的重要發(fā)展時期，首先要認(rèn)識到目前管理工作存在的幾個問題，以達(dá)到在解決問題的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新。

1公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中存在的問題

1.1管理人員對工作不夠重視

首先，現(xiàn)階段人們普遍認(rèn)為，檔案管理工作就是對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行普通的記錄與保管，同時認(rèn)為這些抄寫記錄、保管等屬于事物性的工作，并不能真正給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益;相關(guān)人員只要保證檔案做到不丟失、不泄密就算是完成工作了。而這種是對檔案管理工作的不重視，在目前已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展下的檔案管理要求。其次，大部分檔案管理人員還因?yàn)樯砑娑嗦殻荒軐n案工作投入充足的精力，這不僅會造成歸檔材料難以反映真實(shí)現(xiàn)狀，還會導(dǎo)致材料最后形成不完整記錄。

1.2檔案的保存問題

檔案能夠真實(shí)地記錄各項(xiàng)活動的具體情況，把檔案保管好了才能在有需要時提供具體有效的信息。但是由于資料的收集結(jié)果與電子檔案的保密方式呈現(xiàn)出多種形式，工作人員為了便于讀取和保存相關(guān)的檔案資料，可能會對一部分文件格式進(jìn)行調(diào)整，以及對文件內(nèi)容進(jìn)行刪改。此類做法則會導(dǎo)致檔案內(nèi)容的失真，使之利用率與管理效用發(fā)生弱化。除此之外，大多數(shù)檔案資料由于內(nèi)容龐雜、時間跨度長且整理的形式和規(guī)格不統(tǒng)一等情況也形成了檔案保存基礎(chǔ)普遍較差的問題

1.3檔案管理人才缺乏

公共衛(wèi)生系統(tǒng)的管理工作較為繁瑣，涉及的范圍較廣，且具有一定的特殊性和專業(yè)性。需要工作人員具備公共衛(wèi)生系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識，以及檔案綜合管理的專業(yè)技能與素養(yǎng)。公共衛(wèi)生檔案管理工作較高的規(guī)范性以及高效性，還對管理人員的能力素質(zhì)提出了更高的要求。但是，目前滿足檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理相關(guān)要求的專業(yè)人才尤為缺乏。大部分工作人員前期沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，相關(guān)的管理知識較為缺乏，加上對管理業(yè)務(wù)的不甚熟悉以及淡薄的檔案收集意識，要做到對材料的及時收集與歸檔比較困難。

2公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1加強(qiáng)檔案管理方式

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，在管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新很有必要。首先面對以往檔案管理因不集中而造成的檔案漏失弊端，要求改變分開管理的現(xiàn)狀，建立起一整套完善的管理制度與方法，確保檔案信息的齊全、真實(shí)性與完整性。

其次，工作人員要培養(yǎng)正確的檔案管理認(rèn)知，能通過認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，調(diào)整檔案管理的細(xì)節(jié)，正視檔案管理工作的重要性。在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上，取其精華，去其糟粕，在確保各個環(huán)節(jié)之間銜接緊密的前提下，僅保留關(guān)鍵的步驟。同時，鼓勵工作人員主動學(xué)習(xí)、主動思考，能夠結(jié)合現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，自覺提高自身的信息應(yīng)用技術(shù)，掌握一定的檔案管理新方法，為提高公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的工作效率作出貢獻(xiàn)。

2.2提高工作人員的專業(yè)能力

在整個檔案管理流程體系中，相關(guān)的工作人員占據(jù)了重要地位，這就要求他們需要具備較高水平的專業(yè)管理素質(zhì)。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的事業(yè)心與責(zé)任感教育，利用多種渠道加大宣傳檔案管理工作的重要性，使其認(rèn)識到這并不是一個無關(guān)緊要的工作，以提高管理人員的職責(zé)素養(yǎng)。

在新的人員管理制度下，對檔案管理人員的工作要求作出明確的指示，加強(qiáng)工作流程與相應(yīng)的獎懲措施，能夠充分發(fā)揮良好的激勵作用。并通過對工作人員進(jìn)行外語、計(jì)算機(jī)運(yùn)用以及定時的知識指導(dǎo)等各種培訓(xùn)，使之業(yè)務(wù)能力逐漸提升，具備較為熟練的信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)的操作能力。能通過各類檔案管理軟件，對整個檔案的數(shù)據(jù)信息收集到歸檔裝訂這一系列流程進(jìn)行有效的操作。同時改變檔案的管理人員習(xí)慣于服務(wù)單一對象的現(xiàn)狀，讓整個檔案管理工作具有高效的創(chuàng)新性和主動性。

2.3提高檔案管理工作的信息化建設(shè)

公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容管理，其中包括分類、編號、案卷目錄等項(xiàng)目都要求符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化管理手段中不可缺少的重要工具，它在幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化建設(shè)中起到不可或缺的作用。

計(jì)算機(jī)涵蓋的各種記錄和儲存功能可以對檔案管理工作的實(shí)施與創(chuàng)新提供極大的幫助。各單位可以根據(jù)現(xiàn)有的實(shí)際情況，建立起信息資源數(shù)據(jù)庫，在遵循相關(guān)管理原則的前提下，可對部分檔案信息實(shí)行部門和個人開放措施，以便建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。還應(yīng)加大投入建設(shè)現(xiàn)代化檔案庫房、購置檔案裝具等設(shè)備。把硬件裝備與軟件信息應(yīng)用高效結(jié)合，利用現(xiàn)代設(shè)備建立檔案管理信息的儲存和檢索系統(tǒng)，達(dá)到對檔案管理資源的合理配置與高效利用。

通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理軟件對各種類型的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集、歸納與儲存，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。為有效避免出現(xiàn)儲存空間不足、查找困難、共享性差等情況，還可以采用多樣化的儲存方式;如采用電子文件的方式進(jìn)行管理，將其儲存在硬盤或者磁盤內(nèi)。這不僅便于信息的查閱，還能有效的節(jié)省時間、人力、物力，甚至是財(cái)力。利用計(jì)算機(jī)管理檔案方便快捷，資料的保密性也得到了一定程度的提高。在節(jié)約空間的基礎(chǔ)上也提高了工作效率與信息的利用率，有利于本單位的檔案管理工作緊跟時代發(fā)展的步伐，發(fā)揮檔案管理潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

3結(jié)語

總之，建立健全科學(xué)完善的公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資源管理模式任重而道遠(yuǎn)，還需要相關(guān)人員對現(xiàn)有的管理工作進(jìn)行不斷的摸索與創(chuàng)新。檔案信息的保存質(zhì)量和內(nèi)容的全面性對公共衛(wèi)生部門的醫(yī)療、教學(xué)、科研以及管理活動都起到了重要的作用，提升公共衛(wèi)生檔案管理水平，能夠發(fā)揮檔案管理潛在經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，也為公共衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的效率和品質(zhì)提供保障。完整、全面、及時地收集檔案，科學(xué)的管理檔案，切實(shí)做好檔案的信息歸檔，對建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)還具有重要作用。

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[3] 馬麗娟. 簡述公共衛(wèi)生檔案管理的創(chuàng)新模式[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018，（15）：85.

作者簡介：姓名：凌瑪麗（1984.10--）;性別：女，民族：漢，籍貫：山東省濰坊市安丘市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于臨沂師范學(xué)院（現(xiàn)更名為臨沂大學(xué)）;現(xiàn)有職稱：助理館員;研究方向：檔案管理。