淺談工程項目實施階段歸檔資料的管控

李文霞

摘要：一直以來企業建設項目檔案資料的收集都是檔案管理工作中的薄弱環節，文件資料的真實性、準確性和完整性很難充分保證，造成日后運行、管理、維護和改造無據可查。本文從明確歸檔范圍和加強標準化管理、建立控制管理機制、工程資料人員的素質加強等方面，簡要闡述如何做好檔案資料收集的完整性的一些經驗和體會。

關鍵詞：工程項目檔案;標準化管理;閉環管理

企業基本建設項目包括裝置擴建、技術革新、改造、挖潛等一系列基本建設活動。每項基本建設活動從項目決策、立項、審批、施工、竣工驗收都會形成大量具有保存價值的檔案材料，這些檔案是反映項目建設歷程、體現工程質量的重要歷史記錄，是日后生產、管理、維護、改擴建、發生索賠問題的真實依據和不可再生的信息資源，是建設項目必不可少的重要組成部分。以下是我們對基建檔案資料收集中的幾點粗淺的認識：

1 明確歸檔范圍、加強檔案管理標準化要求

1.1落實前端控制，做到有章可循。

基本建設項目檔案的管理要堅持“三同步”的原則，以橡膠廠10萬噸/年丁苯橡膠裝置技術改造為例，項目建設投資規模達到63625萬元，施工周期歷時一年半的時間控。檔案管理部門參考以往建設項目的經驗，仔細分析項目立項審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料，列一個從頭至尾具體的資料名稱清單，和工程管理部門共同協商，統一技術資料收集、整理提交的內容、格式、份數、方式以及驗收標準和驗收程序。將檔案管理納入合同管理，在合同、協議中設立有關檔案管理的專門條款。施工時檔案管理人員要及時與工程管理部門密切聯系，及時了解工程進度，提前介入跟蹤管理，做到應存盡存、應有盡有、完整收集、有效利用。

工程管理部門在檢查施工進度、督促施工質量的同時，對項目檔案的收集、整理、審核質量進行檢查，尤其是抓好工程建設的幾個重要環節和階段的監督，如工程中間驗收階段、交工驗收階段、設備安裝調試階段、隱蔽工程的驗收等;發現問題及時整改，使工程檔案及時、準確地收集;項目中交后，檔案管理人員要及時催交交工技術文件，避免后補、造假現象。

項目竣工驗收要和竣工檔案的驗收同步。建立了質量保證金制度：在簽訂合同（協議）時，在條款中明確預留合同費用的5%作為質保金，乙方結算質保金前，不僅要做到工程實體竣工驗收合格，還必須完成合同（協議）所約定的文件材料的移交，并經檔案部門審查合格。目前，該制度在全公司得以推廣應用，從而更好的保證了工程項目竣工后檔案按時歸檔及進館質量。

1.2加強檔案管理標準化要求^[1][2]

（1）按SH/T3503-2017《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》，建設單位或項目管理單位負責交工技術文件的審查，建設單位負責交工技術文件的接收，施工單位負責交工技術文件的編制^[1]。八大卷按：綜合卷、土建工程、設備安裝工程、管道安裝工程、電氣安裝工程、儀表安裝工程、設備出廠資料、竣工圖等專業分類組卷。

（2）設計單位負責竣工圖的編制和移交，竣工圖版次號以“J”表示，原來的竣工圖章取消。

（3）采購單位負責具有特定設備位號的設備出廠資料的編制、移交，體現誰采購誰負責的質量原則。質量證明文件原件，因為石油化工工程所用材料質量證明文件管理的特殊性，將供應商在產品質量證明文件復印件上加蓋確認章的延續性質量證明文件也歸為原件。

（4）監理單位除了按SH/T3903-2017《石油化工建設工程項目監理規范》的規定收集、整理、歸檔監理文件，還要負責交工技術文件的真實性、完整性的審核。

2? 建立項目文件的管理控制機制

2.1建立一個自上而下的責任保證體系和統籌管理網絡

項目建設是一個動態管理工程。從項目開始施工，建設單位和勘探單位、設計單位、監理單位、總包單位要建立一個自上而下的責任保證體系，要求總包和分包之間項目資料的收集管理實行閉環管理。建設單位開工前，確定單項、單位（子單位）工程交工資料要求，各施工單位根據建設單位的交工技術文件編制方案，制定交工技術文件的編制細則，經監理單位批準后監督執行。工程分包合同中，分包單位應承諾執行總承包單位制定的編制細則，明確各分包單位的資料收集管理職責。

2.2 建立跟蹤、監督、檢查、報告機制

要求各施工單位資料人員、工程管理部門項目管理人員、建設單位檔案管理人員，及時跟蹤、監督、檢查資料的收集情況，發現問題及時報告，使資料收集的全過程始終處于受控狀態，以利于及時糾正計劃執行過程中的偏差。

3加強檔案管理人員的管理

3.1加強檔案管理人員的培訓

由于參建單位人員素質良莠不齊，人員變動頻繁，造成各參建單位歸檔資料質量有相當部分不符合歸檔要求。為此，我們要求施工單位更換資料人員時必須及時通知監理單位。為了保障移交檔案的真實性、準確性和完整性，在日常管理中我們還注重對檔案人員的培訓工作，每年組織3-4次檔案業務管理培訓班。特別是新的法規頒布后，更是加大了培訓宣貫力度。受訓人員包括公司及二級單位工程項目管理有關部門、檔案管理人員、項目參建單位（設計單位、施工單位、監理單位等）有關人員。通過培訓有效地提高了整體的檔案意識和管理能力。

3.2檔案人員主動服務意識加強

檔案管理人員改變過去給什么資料收什么資料的意識，深入現場主動服務，隨時到施工單位跟蹤抽查，遇到問題及時解決，杜絕了過去交工資料數據與實際不符合、后補造假的現象。

4總結

通過加強工程項目實施階段文件資料整理工作的控制與管理，本著“誰設計誰負責，誰采購誰負責、誰施工誰負責”的原則，提高了設計質量、強化了工程材料的可追溯性，落實施工責任，保證了館藏檔案的歸檔質量，更好地發揮檔案的再查找利用價值，并為工程數字化交付奠定了基礎。

參考文獻

[1]SH/T3503-2017《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》.

[2]SH/T3903-2017《石油化工建設工程項目監理規范》.