信息化系統中供應商全生命周期管理研究

顧 寅

（南京地鐵運營有限責任公司，江蘇 南京 210012）

0 引言

地鐵作為快速發展的城市公共軌道交通運輸工具，給大眾的出行帶來了巨大的改變，高效、快捷、準點成為其標志性特點。南京地鐵運營公司作為地鐵運營管理單位，保證地鐵每日安全為首要任務。招標采購事業部作為南京地鐵采購職能單位，企業采購質量管理是部門的首要職責。企業采購質量管理通常是通過對供應商閉環管理機制來實現的，具體來說包括嚴格把控供應商準入門檻、合理評估供應商績效表現、及時清退績效不良的供應商。

1 供應商管理現狀分析

目前，南京地鐵運營公司招標采購事業部負責南京地鐵10條線運營物資的采購、工程及服務項目招投標、供應商管理及庫存管理相關工作。利用SWOT分析法，南京地鐵供應商管理的內外特征見表1 。

表1 南京地鐵運營公司供應商管理SWOT分析

由表1可見，南京地鐵運營公司作為國有軌道交通運營企業，雖然目前已具備較大規模，但任然具有一些劣勢和威脅，同時也具備較大機遇。另外，自南京地鐵運營公司成立以來供應商數量增長迅速，見表2。

表2 南京地鐵運營公司供應商數量統計

由此可見，隨著南京地鐵逐年迅速發展，運營公司需要管理的供應商數量也呈爆發式增長。面對數量巨大的供應商，目前的管理模式主要依靠于紙質的評審表和Excel電子表格。供應商的初次評價由專業單位、職能單位、招標采購事業部和分管領導共同參與，通過對供應商提供的資質文件復印件進行評價，年度復評工作也是各單位填寫供應商復評表進行考評，所有紙質材料均由招標采購事業部歸檔管理。由于缺少信息化系統的支持，對供應商相關信息的管理從錄入、查看、更新等各方面均有較大的不便，供應商管理的成果無法直接運用到日常的采購管理過程中。

2 供應商全生命周期管理信息化研究與實踐

南京地鐵結合信息化建設現狀，利用與現有信息系統的集成和整合，建設一個“合規、高效、陽光”的信息化系統：中央采購平臺，實現尋源了全流程在線管理，發揮供應商及招標代理的協同優勢。依托該系統的建設，全面實現運營公司采購一體化線上管理的同時，實現了供應商全生命周期信息化管理[1]。

2.1 開放的供應商門戶

中央采購平臺作為一個開放的門戶，保證供應商與業主的高效協同。供應商可通過外部端口登錄中央采購平臺進行注冊，填寫公司的詳細信息并上傳資質文件掃描件，當通過平臺管理員審核后，供應商可登陸后臺系統參與采購尋源項目、維護供應商信息庫、申請成為合格供應商、到貨預約等。

2.2 供應商信息庫自主維護

供應商庫的供應商信息由供應商自己登錄平臺進行維護，包括基本信息維護、資質文件維護和供貨能力維護等；同時，系統設置自動逾期提醒，實時監控供應商資質文件的有效期，如果供應商有資質文件過期，會提前進行通知。供應商如果不及時更新，系統將自動地對供應商進行凍結。供應商信息全部在系統里留存和維護后，顯著減少了南京地鐵運營公司供應商管理的工作量，并且方便了各業務人員對于供應商信息的管理和查看。

2.3 統一的數據管理

南京地鐵運營公司供應商庫原有的數據管理模式依賴于Excel電子表格，缺乏統一的數據管理方法。以往為了尋源和合同簽訂需要，供應商數據由管理員分別在資產管理系統和合同管理系統中進行錄入，2個系統中的供應商信息數據和編碼均未做關聯，呈相互獨立的狀態。中央采購平臺改變了分體管理模式，建立了統一的供應商數據管理方法，資產管理系統和合同管理系統中供應商數據不再由人工錄入，而是通過系統間的接口由中央采購平臺統一進行傳遞，保證供應商主數據的質量和一致性。

2.4 供應商準入和考評

供應商在注冊通過后，可以提交合格供應商準入申請，系統根據供應商提報的專業類別，按照需求/實施單位、職能單位、招標采購事業部、專業分管領導、商務分管領導的順序自動生成相應的評審人員和審批流。評審人員通過查看供應商填寫的信息和上傳的資質文件，來判斷是否審批通過并納入合格供應商庫。審批通過后供應商類型將從“供應商”變為“合格供應商”，該供應商也自動分配合格供應商應有的權限。

供應商的考評也在中央采購平臺上進行。借助信息化系統，南京地鐵根據業務類型編制了多個考評模板，改善了原來紙質復評表不規范的問題。中央采購平臺通過從其他業務系統（如合同管理系統、資產管理系統）中抓取供應商本年度簽約合同的數據，生成對應的考評表。參與考評的人員可在合同執行時和合同結束后自行在平臺上對供應商的履約情況從交付售后、質量響應、業務專項等方面指標進行評價。每張考評表需要不同單位的不同人員共同參與評價，以往的紙質復評表打分模式需要等待上一個人評完后再逐個傳遞，而線上考評模式極大地縮短了考評時間，增加了考評自由度。考評表的計算匯總也由中央采購平臺自動計算完成，并根據供應商所有合同的考評得分計算出該供應商當年度的評價得分。

2.5 供應商分級和黑名單管理

中央采購平臺于每年年終時根據供應商當年所有合同的考評得分結果生成供應商年度評審得分，并根據供應商年度評審得分進行分級。按照年度評審得分將供應商劃分為A級供應商、B級供應商及C級供應商。具體劃分如下。

A級供應商：90分＜考評得分≤100分

B級供應商：70分≤考評得分≤90分

C級供應商：0分≤考評得分＜70分

生成分級結果后，系統將給供應商打上分級標識，招標采購事業部根據分級結果參照管理規定采取相應的獎懲措施。采購人員在今后的尋源過程中可以根據分級標識來篩選較優質的供應商。從供應商的考評到最后生成分級結果，南京地鐵借助中央采購平臺建立了供應商良性競爭觀念，保證從源頭降低采購成本。

圖 1 中央采購平臺供應商管理架構圖

在信息化系統中，供應商的黑名單管理主要體現在禁用時間的管控及禁用權限的管控。中央采購平臺能夠很好的管理和監控黑名單供應商的禁用時間，在禁用了供應商登錄平臺后所有操作權限的同時也會通過系統之間的接口將黑名單傳遞給資產管理系統和合同管理系統，同步禁用業務人員在選取黑名單供應商的權限。

3 整體架構的研究

供應商管理的本質性作用還是為了項目實施做服務，所以中央采購平臺的供應商管理并不是一個獨立的系統，而是通過系統間集成規劃打通項目實施的各個環節，實現項目實施的跨業務環節自動流轉，如圖1所示。中央采購平臺作為一個中間平臺，實現了供應商（供應商門戶）、尋源端（運營公司OA）、合同端（合同管理系統）、資產端（資產管理系統）之間的交互。

4 結語

根據研究和實踐，中央采購平臺展示了供應商全生命周期管理體系信息化管理的相關工作，在供應商管理體系5個環節（準入、維護、考核、分級、黑名單）中的定義實現了在線管理功能，為供應商統一管理奠定標準化及數據基礎。基于該平臺的系統實施成果，實現了供應商管理工作的在線操作與留痕，并能與招標、非招標采購業務進行聯動，對采購業務風險進行預先有效的管理。