淺談檔案管理的現(xiàn)代化方法及技巧

崔英姬

（延邊朝鮮族自治州紅十字中心血站，吉林 延邊）

0 引言

要了解檔案管理現(xiàn)代化，就必須正確認(rèn)識和理解檔案管理現(xiàn)代化的概念、目的、意義和內(nèi)容。

1 檔案管理現(xiàn)代化概念

以現(xiàn)代化管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化和智力化[1]。

2 檔案管理現(xiàn)代化的目的

檔案管理現(xiàn)代化所要達(dá)到的目標(biāo)，一是保管好各類檔案實(shí)體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全；二是極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間；三是要大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)，使之更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲檢索、多媒體檔案信息處理及網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸、開展館際間檔案資料目錄網(wǎng)上交換、檢索查詢和逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料信息資源共享。

3 檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用

3.1 檔案管理現(xiàn)代化適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

作為社會信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下功夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案信息轉(zhuǎn)化為推動社會前進(jìn)的動力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代。否則，檔案工作就不能適應(yīng)時(shí)代大發(fā)展要求，也就不能在信息時(shí)代中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2 檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價(jià)值的檔案信息服務(wù)于人類整個(gè)可持續(xù)發(fā)展本身。如果不運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。

3.3 檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)、社會協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，其發(fā)展要受到整個(gè)社會和各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，并對整個(gè)社會和各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生一定的影響。改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、國民經(jīng)濟(jì)和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步，作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案工作更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。

4 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

4.1 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存儲、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛，運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。

4.2 檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息、系統(tǒng)加工、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20 年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

4.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

4.4 檔案干部知識化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。