強化醫院檔案管理提升檔案利用率的研究

李慧

（荊州市第三人民醫院 藥事管理辦公室 湖北 荊州 434000）

0 引言

醫院的檔案是醫院的高貴財富，如何推動醫院檔案管理對醫院的發展有著重要的意義，從檔案管理的歷史角度上分析，需要通過檔案了解在過去的服務過程中存在的問題，醫院檔案管理不僅僅能反應過去與現在，更對醫院未來的發展有著重要的影響。以現代的角度分析檔案管理問題出現的原因，并且利用各類文獻檔案的匯集來探究新時期的醫院檔案管理方案。

1 醫院檔案管理工作當中存在的問題

對于醫院的檔案管理而言存在著比較多的問題，其一是管理制度不完善，收集效率也不高，在具體的管理方式上不同醫院有著不同的制度，因此統一的管理制度不多，同時也未形成統一的管理目標，更沒有將管理目標歸納到整體的考核內容當中，因而無法提升檔案收集的效率，也無法建立完善的管理模式。其二在醫院的檔案管理過程中沒有明確管理范圍，從當前的形勢上分析需要利用一套科學性的管理制度來進行確定，而隨著當前科技的不斷發展，對檔案管理的方式也提出了不同的意見，而沒有統一的管理標準是主要問題，各級醫院都是一句自身的經驗來確定，因此很多原先屬于管理范圍內的內容卻無法起到管理的效果。其三是管理意識的問題，在醫院檔案管理過程中其實際的檔案利用率較低，而且各級醫院管理意識也不強，對管理工作也不夠重視，無法將檔案管理作為醫院必須的層面上，沒有重視檔案信息的開發與利用，具體的檔案管理重點也比較分散，無法保障醫院檔案的完整性與安全性，對醫院檔案的整體管理過程也不夠明確，在之前的檔案管理過程中，不同科室的管理側重點也不同，因此在檔案的綜合利用的過程中也不夠完善，嚴重影響了檔案的有效性。而在這種管理方式當中還會出現嚴重的人力、物理的浪費。其四檔案管理人員業務水平低下，對于一名檔案管理人員而言不僅要對檔案管理相關知識進行了解，還需要端正管理人員的工作態度。并且在醫院培養人才的過程中需要重視醫療技術，但是在實際過程中缺乏培訓機會，在檔案管理人員中對于管理能力而言也僅僅只在理論與經驗上有所涉及，其具體的管理水平無法跟上當前醫院的需求。其五檔案管理硬件設備不足，在現代化的檔案管理過程中，一方面是檔案管理場地緊張，陳設檔案的房間比較小，管理起來也復雜，另外在當今網絡技術發達的情況下管理技術極為落后，嚴重制約了檔案管理方式的發展，并且無法革新醫院管理技術，部分管理工作仍舊停留在傳統紙質檔案上[1]。

2 醫院檔案管理中的對策

2.1 醫院檔案依法管理。在醫院檔案管理過程中，需要讓管理人員大力加強《檔案法》的學習，提高其依法管理的意識，并且對檔案管理工作進行大力宣傳，將檔案管理工作的重要性貫徹在醫院所有檔案管理人員的意識中，并且讓醫院認識到檔案管理工作在醫院整體運營當中的密切聯系，促進檔案管理格局能夠在管理工作當中得以形成。在《檔案法》當中明確規定，所有的管理工作必須遵循統一領導、統一管理的原則，并且維護檔案管理的安全性。在醫院檔案具體的管理工作當中，為了改善醫院管理層人員管理意識淡薄的現狀，需要普及《檔案法》的相關內容，讓檔案管理人員自覺歸檔，促進檔案管理質量的提高[2]。

2.2 檔案集中統一管理。改變醫院檔案的管理方式，將傳統分散式管理方式中落后的方式推翻，將行政、法律等手段納入到管理工作當中，做到檔案統一管理并且建立一套完善、科學、合理的管理制度，另外需要讓管理工作更加規范化，讓統一的檔案管理工作更加具備實用性[3]。

2.3 建立科學的管理體系。檔案管理體系的科學性是促進檔案管理質量的重要手段，因此需要建立科學的管理體系，并制定相應的管理制度，讓檔案管理過程中的各項工作都具備規范性。另外各級醫院都需要根據自身的實際情況分析，充分利用《檔案法》、《衛生檔案管理辦法》等規章制度，完善醫院本身檔案管理制度的科學性，并且對于不同科室的檔案管理而言也需要進行差異化的管理方式，并且將管理質量與業務考核評價質量相銜接[4]。

2.4 加強檔案管理人員培訓。建立管理人員培訓制度，在具體的檔案管理工作當中，其管理質量與工作人員的綜合素質有著密切的關系，并且要將檔案管理人員的培訓歸納進醫院整體的人才培養規劃當中，全面提升管理人員的職業素質。其一通過培訓的方式讓管理人員的業務水平與綜合水平得以提升，另一方面還需要通過實際管理的方式提升管理人員的知識技能與工作態度，同時還需要對醫院不同類型的檔案進行分類管理，如醫學教學型檔案、科研型檔案、病歷資料等，進而推出一套適合現代醫院管理工作的檔案管理方式[5]。

2.5 實現檔案的現代化管理。醫院需要加大對醫院檔案資金的投入規模，對于現代信息化技術與裝備都需要大力引進，促進現代化管理方式的實施。其一對硬件設備進行購置，如管理庫房當中的環境維持設備，如滅蟲、空調、祛濕器等，其二對軟件設備進行引進，充分利用計算機技術來提升醫院的業務儲存能力，建立檔案管理數據庫，增強醫院檔案的完整性以及儲存性。在這種管理方式下不僅能夠節省檔案查閱時查找、閱讀的時間，同時從長遠角度上看也節省了管理過程中的人力與財力支出。同時利用計算機管理的方式來降低檔案的儲存空間，保證信息保存的便捷度與加密度[6]。

2.6 建立醫院檔案三級網絡管理。在醫院檔案管理過程當中，需要統一領導、統一機構、統一制度、統一操作以及統一保管。建立并實施檔案三級網絡管理模式，由院長或副院長直接分管檔案管理，形成以院長或副院長為領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人與檔案管理人員為成員的三級網絡管理模式。從而有效貫徹落實上級精神，更加有利于組織監督各職能部門，并且利用檔案的收集功能，解決檔案綜合管理過程中人員、經費、設備等問題，為醫院檔案的開發與利用提供保障[7-8]。

3 結論

檔案管理工作是醫院各項工作的橋梁與紐帶，既是醫院經營管理的重要環節，也是領導決策的重要依據，需要不斷利用新技術、新理念與新方法來對檔案管理進行強化，提高檔案的有效率，更好的為醫院發展服務。