人工智能技術在日常辦公系統的應用分析

關力堅

【關鍵詞】人工智能 日常辦公 辦公系統

引言：在計算機技術越來越成熟的大背景下，無紙化辦公也逐漸取代以往傳統的辦公模式，成為新時期企業及各類單位日常業務處理的重中之重，而人工智能技術作為新時期下應運而生的先進技術代表，近年來也在各行各業中得到了廣泛應用。此時若想有效完善日常辦公系統，并在提高信息數據處理效率的基礎上，為內部管理及外部經營活動的順利展開提供更多便利，及時融入人工智能技術勢在必行。

1.人工智能技術的概念

人工智能涉及的范圍其實非常廣，包括數學、控制論、信息論、計算機科學以及語言等多個領域，相對來講綜合性極強，但其在進行最基礎運算的時候，所遵循的規則依然是事先設計好的。人工智能研究的主要目的，就是為機器賦予原本只有人具備的能力，并在不斷的更新與完善下，由其來代替原本人才能完成的工作，甚至效率和效果都要遠高于人類。這是21 世紀的偉大科技，是基于信息技術創造的重大發明，也是世界發展重要的基礎條件，因此，為確保人工智能技術能為人類提供更多便利，做出更大貢獻，對人工智能技術應用的研究還需不斷深入[1]。

2.人工智能技術在日常辦公中的重要性

在日常辦公過程中，人工智能技術主要將流程辦公平臺建設成智能化內部工作平臺，相關人員在平臺內部引進機器學習的相關技術，針對現有的業務系統進行改造，收集更多的數據和信息。因此，通過建設智能化日常工作平臺，可以為企業發展創造更多效益。下文主要針對人工智能技術在日常辦公中的重要性進行了分析。

2.1 提高員工的工作效率

人工智能技術在日常辦公中的應用，為員工提供了智能化系統，這樣企業員工完成工作的時間更少，在很大程度上減少了人力資源的投入，還能夠完成更多工作。

2.2 提高員工的工作質量

在現代化社會的發展中，企業越來越注重智能技術的應用，如流程辦公平臺得到了很多企業的廣泛青睞，其不僅能進行傳統的工作簽報等流程審批，還涉及財務管控、基金業務、產品運作管理、投資運作管理、交易審批業務、績效管理、人力資源管理等內容。在各項業務的擴張和發展過程中，這一系統為企業各項業務的開展提供了信息支持。并且，企業將人工智能技術融入流程辦公平臺中，可以建設成智能化內部工作平臺，在企業最大范圍內為員工提供人工智能服務，為企業創造更多效益。因此，智能化工作平臺有助于員工在完成工作時，提高其工作準確性，減少業務風險問題的出現，提升了員工的工作效率和工作質量。

3.人工智能技術在日常辦公系統的應用

3.1 應用于建設智能辦公室

對于辦公室人員的日常工作來講，使用智能終端操控的維度會更加廣闊，也能使互動雙方間的交互更加便利。同時人工智能技術下的辦公系統，也能盡量提高辦公設備與人員間的契合度，從而在極大程度上增強辦公環境的舒適程度。智能辦公系統在未來發展中，還會實現與辦公場所內所有聯網設備全面聯通，人們可通過語言、觸控及手勢等方式，實現對辦公室設備的控制，進而使日常工作更加便利。

除此之外，在應用人工智能技術建立日常辦公系統時，也可借助云端服務與大數據技術等科技，使智能辦公室可通過數據積累與不斷學習，克服以往不夠靈活、過于死板的弊端。例如，智能辦公室應結合實際情況，進行室內照明調整、溫濕度調控及窗戶開關控制等，或在員工進入辦公室前開好空調，按照傳感器數據調整加濕器，從而使辦公室環境處于最佳狀態。另外，基于納米技術的智能自潔設備，也可應用于日常辦公系統建設中[2]。

3.2 應用于辦公智能管理

首先，將人工智能技術應用于日常辦公系統，可以實現對人員的智能管理。通過視頻監控系統或感應器進行生物信息采集，再進行與數據管理中信息庫人員信息的對比。門禁系統可從各通道來授權管理， 在管理人員考勤的同時，還能將權限作為根據來分離不同用戶。其次，日常辦公中所涉及人員，無論出現在辦公范圍內的何處，都能被第一時間監控到，特別是對于工作地點分散、人員構成復雜的單位來講，日常辦公智能系統能有效處理管理效率低、成本高的問題。另外，通過對智能設備的利用，可將行為信息在不知不覺中采集起來，從而確保對用戶監測的合理性。

3.3 應用于云視頻交流

現如今，以云計算技術為基礎衍生的云視頻通信，在我國企業遠程視頻會議中的應用已愈發廣泛，參與會議的各方可采取語音技術實時交談，并通過視頻與音頻將重要資料保存下來。但實際上，就資料儲存與傳輸而言，視音頻文件其實并不利于傳閱，所以，通過人工智能技術實現語音轉文字記錄是很必要的，同時資料整理的效率也會大幅提升，使語音轉文字的市場需求得到滿足。目前最常見的技術就是云際視界云視頻會議，其能為客戶提供語音轉寫包服務，為語音內容向文本形式轉化提供便利，目前已在遠程視頻商務、遠程醫療及遠程教育等各領域中，顯現出卓越的應用價值。

實踐證明，云視頻會議除便捷、成本低、部署快等特點，融合應用的優勢相對來講也十分顯著，再加上云際視界開放SDK 與API 接口能定制開發，從而在最大程度上與企業業務要求相符，進一步制定最合理的云視頻通信解決方案。且隨著科技的愈發成熟，人工智能技術必然還會在云視頻會議中發揮更大的作用。

3.4 應用于智能辦公會議

首先，在辦公會議中融入人工智能技術，能使會議參與者有“身臨其境”的感受，在營造高清、真實的外部環境后，再使用大視場的顯示覆蓋會議室，從而實現本地會場與遠程的完美融合，擴大人們的臨場感知。目前例如VR 的很多智能技術應用都已非常廣泛，在應用于日常辦公系統后，能為人們呈現現實中難以直接感受的虛擬世界，更有利于辦公效率的提升。

其次，人工智能技術能為會議室增加多維感知的功能。以AR 技術為例，此技術即將視、音、圖以及數據等多維度信息匯集，再認知計算后向現實空間疊加，不僅能使用戶信息感知能力得到大幅提升，而且輔助決策的能力也會顯著增強。例如，最新的戰機頭盔顯示系統，能呈現360°的環視影像，在能實現多種作戰決策信息疊加的基礎上，幫助飛行員提高戰場感知能力。另外，MR 技術也能使日常辦公會議具備交互感知功能，在實現虛擬世界和現實世界互相操作的同時，把認知空間向遠端與虛端擴展[3]。

3.5 注重智能助手的研發與應用

智能助手不僅能扮演日常辦公中的客服角色，也能為工作人員或領導層的決策提供合理、有力的數據支持與方案建議。另外，智能助手通常還具備提供行程安排、通知公告、會議管理及文件報送服務的能力，為用戶日常工作安排的合理、高效提供更大幫助。目前，基于人工智能技術的智能助手，已然發展到高級階段，用戶通過語言來發送指令后，智能系統便會結合要求處理問題。另外，智能助手還會在工作中積累經驗，不斷進行深度學習，在了解和掌握用戶使用習慣的基礎上，為人們提出更加合理、合適的意見與建議。

4.人工智能技術在日常辦公系統中的發展方向

智能辦公生產、發展與企業管理理念之間的聯系十分密切。在未來社會的發展中，競爭環境呈現出不確定性特點，傳統的樹狀層級式組織架構很難滿足現代化市場環境需求，企業組織架構不斷向扁平化方向發展，管理制度越來越靈活，企業內部員工結構也在不斷變化，企業管理逐漸由流程管控向強調員工自主性進行轉變。在企業管理理念不斷變化的背景下，智能辦公為企業營造了開放、透明的溝通制度、工作氛圍，可以針對員工的各項行為進行量化，有效地提高組織價值。因此，在未來社會的發展中，人工智能技術在日常辦公系統應用，可以實現從流程辦公平臺到智能化內部工作平臺的轉型。

4.1 移動化

在互聯網時代，移動應用逐漸成為智能辦公系統發展的重要趨勢，將移動和辦公進行協同，強化移動辦公與協作力度，在很大程度上整合移動無線網，可以提供更多在線辦公支持服務，如協同辦公、即時通訊、電子郵件等。進一步完善辦公環境，提高組織協作效率，減少溝通成本。移動協同辦公的優勢是幫助用戶隨時隨地掌握組織情況，實現信息的雙向傳遞，系統集成移動通信功能可以及時接收更多的組織信息，并實現移動辦公，進一步提升組織工作的整體效率。

4.2 人工智能應用更加深入

在社會經濟的發展中，很多人工智能基礎技術，如語音識別、指令交互、搜索引擎、深度學習等日益完善，尤其在協同管理、移動辦公軟件中得到了更加深入的應用。用戶通過自然語言的語音輸入指令方式使用軟件系統，可以規避系統學習應用門檻，為用戶提供了優質的使用體驗。在深度學習歷史數據的過程中，可以創造更多的信息增值。在互聯網浪潮、移動互聯網浪潮的發展中，人工智能技術的應用為日常辦公提供了很大的機遇，協同管理和移動辦公軟件提升應用層次后，擴大了用戶的應用范圍。但是，產品標準化程度相對較低，行業技術水平還有待提升，我國人工智能技術在日常辦公中的應用仍處于初級探索階段。

結束語：綜上所述，在社會運行對信息技術依賴程度越來越高的現如今，人工智能技術作為新興技術，也逐漸進入社會大眾的視野。而對于日常辦公系統而言，人工智能不僅是其創新升級的必然趨勢，更是提高工作效率與質量的重要基礎，要進一步發展使其真正滿足現代化辦公的實際需求。