精細(xì)化管理在企業(yè)辦公室工作中的應(yīng)用

杜佳桂

摘要：文章在介紹精細(xì)化管理內(nèi)涵的同時(shí)，針對(duì)企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)，分析開(kāi)展精細(xì)化管理的必要性，并提出了在企業(yè)辦公室中開(kāi)展精細(xì)化管理工作的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;企業(yè)辦公室;應(yīng)用

在企業(yè)中，辦公室作為重要的組成部分，發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐作用。辦公室需要有效履行“管理、監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)”職能，以更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)職工。本文旨在針對(duì)目前我國(guó)企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況進(jìn)行分析和研究，制定切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)策略，推動(dòng)辦公室從粗放型向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變。

一、精細(xì)化管理內(nèi)涵

精細(xì)化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。其主要的管理目標(biāo)是最大限度的減少管理所占用的資源，最大限度的降低管理成本，主要分為規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化三個(gè)層次。通過(guò)科學(xué)化的制度的制定和實(shí)施來(lái)對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)責(zé)任的落實(shí)進(jìn)行強(qiáng)化來(lái)確保優(yōu)良的執(zhí)行文化的形成。其主要的方式就是程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的途徑，最終的工作效果是確保各個(gè)管理單元可以精確、高效、協(xié)同以及持續(xù)運(yùn)行。

二、企業(yè)辦公室中引入精細(xì)化管理的必要性

企業(yè)辦公室的主要任務(wù)就是對(duì)外服務(wù)和對(duì)內(nèi)管理，其主要的工作特點(diǎn)表現(xiàn)：

（一）瑣碎性。辦公室日常事務(wù)性工作包括公文流轉(zhuǎn)、材料撰寫、檔案管理、會(huì)議籌備、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等，工作標(biāo)準(zhǔn)要求高，而且瑣碎繁雜，需要進(jìn)行細(xì)致處理。

（二）突發(fā)性。辦公室工作往往具有被動(dòng)性的特點(diǎn)，且在工作過(guò)程中也沒(méi)有固定的規(guī)律可以遵循，經(jīng)常會(huì)遇到一些突發(fā)性和臨時(shí)性的事務(wù)需要處理，對(duì)辦公室工作人員的隨機(jī)應(yīng)變能力有著較高的要求。

（三）服務(wù)性。辦公室是一個(gè)為領(lǐng)導(dǎo)、各單位、各部門以及全體職工服務(wù)的綜合性職能部門，要做好上傳下達(dá)、下情上傳工作，跟蹤督辦會(huì)議決策及領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)，及時(shí)準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、匯報(bào)工作，同時(shí)要協(xié)調(diào)處理好部門之間一些復(fù)雜棘手的工作，并為職工提供滿意周到的服務(wù)，盡可能創(chuàng)造更多便利條件。

三、在企業(yè)辦公室工作中實(shí)施精細(xì)化管理的策略

（一）辦公室管理制度化

在企業(yè)辦公室工作中開(kāi)展精細(xì)化管理的前期就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這就需要結(jié)合實(shí)際做好制度建設(shè)工作，保證工作開(kāi)展中有據(jù)可依和有章可循。具體地說(shuō)就是要對(duì)崗位責(zé)任制進(jìn)行細(xì)化，打破傳統(tǒng)的按人定責(zé)的方式，確保分工合理、目標(biāo)明確。此外，要對(duì)辦公室所有的工作內(nèi)容進(jìn)行梳理，制定相應(yīng)的制度，確保制度系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全覆蓋。

（二）辦公室業(yè)務(wù)流程化

在對(duì)辦公室的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確之后，針對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都需要進(jìn)行程序和流程的制定，對(duì)完成各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行明確，且盡可能詳細(xì)的對(duì)工作進(jìn)行分解，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作模式的優(yōu)化，以及辦公室服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。

（三）辦公室考核常態(tài)化

不僅需要針對(duì)辦公室的工作內(nèi)容進(jìn)行考核標(biāo)準(zhǔn)的合理制定，還要結(jié)合定量考核、定性考核、綜合考核以及分類考核等不同的考核方法，將考核結(jié)果與工資績(jī)效等掛鉤，實(shí)現(xiàn)辦公室人員工作積極性的提高，確保辦公室工作的有序開(kāi)展。

（四）辦公室隊(duì)伍專業(yè)化

辦公室對(duì)外展示的是一個(gè)單位的形象，在公務(wù)接待中，辦公室工作人員要注意禮儀規(guī)范，展現(xiàn)出應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)。此外，涉及公文管理、檔案管理、會(huì)議管理等業(yè)務(wù)，需要選拔專業(yè)化人才，并持續(xù)開(kāi)展能力提升培訓(xùn)，適應(yīng)不斷發(fā)展變化的工作環(huán)境。

（五）辦公室文化精細(xì)化

辦公室工作非常重視細(xì)節(jié)，文字材料中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、序號(hào)使用不規(guī)范及存在錯(cuò)別字或印刷時(shí)缺頁(yè)、倒頁(yè)等低級(jí)錯(cuò)誤決不允許出現(xiàn)，這就需要將精細(xì)化管理意識(shí)上升到一種文化來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)細(xì)節(jié)執(zhí)行力的增強(qiáng)。要通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，總結(jié)出一套符合實(shí)際、行之有效的管理經(jīng)驗(yàn)，使精品意識(shí)在潛移默化中轉(zhuǎn)變成為人的自覺(jué)行為。

（六）建立精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)

企業(yè)的成功需要建立精細(xì)化的管理系統(tǒng)，以清晰規(guī)劃企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，并明確管理目標(biāo)，再將精細(xì)化的管理目標(biāo)分散給員工，使員工的責(zé)任和義務(wù)充分展現(xiàn)。為了保證企業(yè)內(nèi)部員工都有自己的工作義務(wù)，就需要建立一套完整的監(jiān)控和管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)能夠?qū)δ甓群图径葯z查工作詳細(xì)反饋和總結(jié)，讓辦公室工作人員都能對(duì)自己的工作情況有一定的掌握，最重要的是知道自己下一步該做什么，進(jìn)一步理清工作思路。

（七）加強(qiáng)辦公室人員專業(yè)能力的培養(yǎng)

辦公室工作是一個(gè)熬人的工作，并非大多數(shù)人能勝任，更多需要的是“一專多能”型的人才，既要提筆能寫，也要開(kāi)口能講。既要有專業(yè)的工作能力，還要具備良好的人際交往和學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)等能力。專業(yè)能力是通過(guò)個(gè)人自學(xué)、公司內(nèi)訓(xùn)和外部培訓(xùn)等方式可以實(shí)現(xiàn)的。但是，組織協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)溝通等能力就因人而異，需要在平時(shí)的工作中多觀察、多總結(jié)，并學(xué)會(huì)在不同場(chǎng)景下的運(yùn)用，自然而然地去交流溝通，達(dá)到事倍功半的效果。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室工作具有瑣碎性、突發(fā)性、服務(wù)性以及參謀性的特點(diǎn)，身處其中需要有全面優(yōu)良的綜合素質(zhì)，這對(duì)辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)有壓力和挑戰(zhàn)的工作。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理，需要做好辦公室管理制度化、業(yè)務(wù)流程化、考核常態(tài)化、辦公室隊(duì)伍專業(yè)化等方面的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室工作效率和服務(wù)水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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