高校秘書專業成立秘書事務所的創新發展研究

宋夢瓊 溫 瑜

（南京曉莊學院文學院 江蘇·南京 211171）

隨著社會主義市場經濟的進步，社會上對于秘書人員的需求也逐漸增加。無論是黨政機構還是企事業單位，都會配備許多秘書人員，并且對秘書的職業道德素養以及專業實踐技能的要求都比較高。因此，近些年，許多高校都在強調培養秘書專業學生的綜合能力，成立秘書事務所作為秘書專業學生的實訓平臺成為大多數高校的選擇。然而，由于學校職能的特殊性，大多數秘書事務所不可避免地成為了社團性質的組織，不僅沒有推動秘書行業在市場的發展，也不能讓學生切實感受到真正的職場化訓練。因此，高校秘書事務所需要尋找新的發展模式。

1 國內高校秘書事務所的發展現狀及特點

中國秘書事務所是秘書商業化、市場化的主要表現形式和重要載體，然而目前中國的秘書事務所大多數局限于為從事秘書相關職業的學生提供實踐平臺，不僅沒有做大做強，也沒有促使中國秘書行業快速向前發展。為了推動高校秘書事務所的創新發展，我們成立了高校秘書事務所調查組，采用問卷調查、電話訪談等方式，對全國設有秘書事務所的溫州大學、常州工學院、烏魯木齊職業大學傳媒學院等50所高校進行了調查，以此來分析我國高校秘書事務所的發展現狀以及特點，調查分析結果如下：

1.1 缺少社會鏈接，情景培養學生

根據調查結果顯示，82%的高校秘書事務所未承接過任何業務，12%的高校秘書事務所會承接一些校內的會議，6%的高校秘書事務所會承接一些社會上的業務，基本沒有高校秘書事務所與社會上的企業簽訂合作，促成業務往來，高校秘書事務所培養學生技能，更多的是依靠情景實演的方式。

1.2 人員構成單薄，服務教學需求

83%的高校秘書事務所的人員構成都是秘書專業的老師以及學生，老師主要擔任指導角色，且只在同學們有平時成績考核，參與實演時會對同學們進行指導，其他時間，基本不插手秘書事務所日常運營事務。幾乎所有高校秘書事務所的領導層以及執行層都由學生擔任，秘書事務所除去教學任務需求，日常基本處于停滯狀態。

1.3 淪為普通社團，運營活力不足

由于高校功能的特殊性，高校秘書事務所不可避免地淪為了高校普通社團性質的組織。在接受調查的高校中，我們驚訝的發現，88%的高校秘書事務所設置的部門缺少市場部、財務部，究其原因發現，由于沒有業務承接，能用到這兩個部門的高校秘書事務所極少。而且，在這50所高校秘書事務所中，每年舉辦活動在5場以上的只占36%，剩下的高校秘書事務所中甚至有12%一場活動都沒有辦過。

1.4 發展規模較小，缺少未來規劃

國內高校秘書事務所的發展規模普遍比較小，據調查顯示，高校秘書事務所人數在200人以上的只占48%，而秘書專業學生在各大高校的平均人數是231，也就是說，大多數高校的秘書事務所并沒有納入所有的秘書專業學生。除此之外，我們還調查了制定了未來五年發展規劃的秘書事務所，占比只達到4%，這意味著，在50所高校秘書事務所中，只有兩所制定了未來發展規劃。

1.5 學校知名度低，社會影響力小

除了對50所高校秘書事務所進行調查之外，我們還通過電子問卷的方式對這些學校的324名學生以及125名社會工作者做了調查。調查結果顯示，54.94%的同學沒有聽說過秘書事務所這種機構，24.38%的同學表示聽過但不知道是做什么的。而在125名社會工作者中，只有18.4%的工作者表示聽說過這種機構。從調查結果來看，高校秘書事務所在國內的影響力以及知名度都不夠。

2 高校秘書專業創建秘書事務所的意義

通過對國內高校秘書事務所發展的現狀及特點的分析研究，我們從學生以及學校角度、地區經濟以及社會需求角度、秘書專業發展角度探尋了創建高校秘書事務所的意義，并以此進一步探尋高校秘書事務所創新發展的必要性。總結歸納的意義如下：

2.1 為大學生提供實踐平臺，培養大學生綜合能力

秘書學專業學生應具有廣博的基礎知識和精深的專業知識，系統掌握秘書學、文書學、邏輯學、應用寫作、檔案管理、形象禮儀、現代辦公、企業和行政管理等方面的基本知識；熟悉現代辦公流程，全面掌握打印機、復印機、多功能一體機、掃描儀和傳真機等辦公設備的操作及維護；具有良好的職業精神、深厚的語言文化素養和較強的企業與行政管理能力；具備適合秘書要求的聽、說、寫、做的能力，能夠勝任行政機關、企事業單位、社會團體等部門。在學校要培養一批優質的秘書人才，不僅要注重理論的學習，更要注重實踐技能的培養，成立秘書事務所作為實踐平臺，能讓秘書學專業的學生走向社會就業時快速適應職場需要。

2.2 服務區域經濟的發展，為企業輸送秘書人才

2019年12月，大學生必備網對300家名企做了對秘書需求的調查。從需求數量上看，被調查的民企100%均表示需要秘書人才。在回答今后三年平均每年需要秘書專業畢業生人數時，90%以上的單位選1—2個，另有近10%的單位選了3—5個或更多。在秘書類型的選擇上，65%的單位選了復合型秘書，這表明，當前復合型人才最受歡迎，其次為應用型秘書15%、創新型秘書10%，另有5%的單位分別選了操作型秘書、技術型秘書。

上述調查表明，隨著近年來我國社會主義市場經濟的快速進步和發展，各行業也開始逐漸走向市場化、規模化、國際化，對秘書服務的需求迅速擴大。不同企業對秘書的要求不同，但都非常注重實踐能力。高校秘書事務所可以根據不同企業的需求針對性地培養與之匹配的秘書，為企業輸送合適的秘書人才，能夠有效服務于區域經濟的發展。

2.3 提高秘書專業知名度，推進秘書專業社會認可度

由于秘書學在2012年才升格為本科專業，目前國內建立秘書學碩士及博士點的高校也寥寥無幾，所以秘書學在高校專業以及社會上的知名度并不高。在我們抽樣調查的324名學生中，48.15%的同學沒有聽說過秘書學專業，在抽樣調查的125名社會工作者中，24%的社會工作者表示不了解秘書專業，并且認為秘書僅僅是一個“伺候”人的職業。

建立秘書事務所，承接學校業務，帶動學生兼職就業，加強與外部企業的交流合作，不僅能夠打響秘書學在學校的知名度，更能提升秘書學在社會上的知名度與認可度。

3 高校秘書事務所的創新發展設計

隨著國家改革開放的全面深化，社會對高端秘書人才的需求也隨之提速。市場對高端秘書人才的需求，是非常渴望的，高端秘書人才將會受到企業的重用。面對這樣的秘書人才市場趨勢，高校以社團形式存在的秘書事務所明顯不能夠滿足培養高端秘書人才的需求，因此，我們必須探尋高校秘書事務所的創新發展設計，尋找高校秘書事務所的最佳定位，設計出最適合的高校秘書事務所發展的人員構成方式、組織架構模型以及運營方式。

3.1 秘書事務所的定位

經過調查分析，為了確保高校秘書事務所發揮其最大作用，我們團隊一致確定，高校秘書事務所的定位是具有雙重經營性質的組織機構。第一重經營性質是作為校內秘書學專業的實訓基地，承擔對秘書學相關課程的構建和秘書實訓教學任務，與所有的秘書學班級及學生相互結合；第二重經營性質是作為一個對外運營的實體機構，承接各種商務服務任務，借鑒已有的現代化商務服務企業模式，讓它成為一個符合市場化經營運作的“教學企業”。高校秘書事務所根本上是立足于學校和學生，向社會拓展相關業務，讓大學生在實踐中了解到社會對企業秘書人員的真正要求，真實地感受和體會企業秘書人員的真正心態并讓秘書行業融入經濟市場的發展。這種定位能夠有力地解決校內實訓與社會服務的矛盾。

3.2 秘書事務所的人員構成

為了使秘書事務所更加專業化，分工更加合理，我們建議秘書事務所的主要組成人員由秘書專業的老師、同學以及聘請的社會行業專家構成。秘書專業的老師主要擔任業務審核管理以及對秘書事務所成員的訓練指導，秘書專業同學主要負責秘書事務所日常運營管理以及業務執行，行業專家主要負責市場把控及未來發展規劃指導。要注意的是，學生一直是秘書事務所的工作者和主體，無論他們是日常的工作和管理活動還是具體任務的實施和承辦，都必須嚴格地要求他們以小組合作的方式來進行，教師和各個行業的專家只需要負責為他們保駕護航，盡可能地避免學生因為工作經驗的欠缺而導致的工作上的失誤。

3.3 秘書事務所的組織架構

高校秘書事務所的組織架構要參考現代商業服務型企業來設置，盡量做到規范化與專業化，這不僅能夠讓同學們切實感受職場工作氛圍，也能夠推進秘書事務所的市場化發展。事務所設置一個所長，三個副所長，下設六個部門，分別為市場部、策劃部、宣傳部、財務部、人力資源部、業務部，所長由老師擔任，三個副所長以及各部門經理由學生擔任，各部門再設副經理兩名以及助理若干。除此之外，聘請相關行業專家成立單獨的法務部以及發展規劃部指導秘書事務所的運營。為了能夠保證業務工作的質量和效率，也為了讓所有秘書學專業的同學都能夠得到鍛煉和實踐的機會，業務部門下設若干個小組，將秘書專業同學按照班級分入不同的業務小組，簡單的業務承辦可以輪流由業務小組負責，復雜的業務承辦則挑選高素質的業務人員來完成。

3.4 秘書事務所的運營模式

3.4.1 完成事務所登記注冊程序

為了保證秘書事務所的獨立運營，完成登記和注冊程序必不可缺。登記注冊成為合法企業，按照股份制企業的模式進行運營，不僅能推動秘書學專業人才的培養，更能促進我國秘書事務所的市場化與商業化發展。

3.4.2 充分利用"互聯網+"時代的技術資源

在這個互聯網飛速發展的時代，秘書事務所想要蓬勃發展必須緊跟互聯網的腳步。當然，“互聯網+”的時代也賦予了秘書事務所新的發展機遇。研發屬于秘書事務所的APP，提供短視頻或直播教學；建立各大平臺官方賬號，通過互聯網宣傳公司、承接業務，提供線上咨詢服務；建立信息資料庫，共享教學資源庫、學術資料庫等。結合互聯網，利用科學技術，將秘書事務所打造為無邊界的多元化商務服務中心，探索人才培養、課程教學、科研、職業培訓、社會服務等新模式，創新秘書事務所的服務手段，拓寬秘書事務所在社會的服務領域。

3.4.3 利用秘書事務所增強秘書專業輻射影響力

通過研究分析總結秘書事務所的經營管理實踐，加強基于秘書專業的工學相結合模型的功能內涵構建，探索秘書商務服務的創新模型。各大高校的秘書事務所增加交流合作，分享經驗，聯合舉辦專業比賽，擴展社會知名度。除此之外，各高校秘書事務所可承接本校的各類講座、晚會、節慶活動等，擴展在本校的知名度，推動校企進一步合作。讓秘書專業同學的能力得到快速提升的同時，推動秘書事務所走向大眾視野。

4 結語

高校秘書專業成立秘書事務所不僅能為大學生提供實踐平臺，培養大學生綜合能力，也能服務區域經濟的發展，為企業輸送合適的秘書人才，提高秘書專業知名度，推進秘書專業的社會認可度。在市場經濟浪潮下，高校秘書事務所定位為有雙重經營性質的組織機構是其創新發展的基礎，合理的人員構成分工、商業化的組織架構、專業化與數字化的運營模式是其創新發展的保障，充分發揮高校秘書事務所的價值，推動中國秘書行業的向前發展則是高校秘書事務所創新的意義。我們需要不斷地探索與研究秘書事務所創新發展的模式，跟隨時代的腳步，為秘書行業謀求新的發展契機。